Allgemeines
Die Personalplanung ist eine der wichtigsten Aufgaben des Personalmanagements. Da Kunden oft ausgefallene Wünsche haben, Unternehmensprozesse aufgrund der Digitalisierung schneller werden und der Innovationsdruck im Unternehmen steigt, gewinnt eine strategische Personalplanung immer mehr an Bedeutung. Ist die Arbeitsdecke lückenhaft, so verzögern sich Arbeitsabläufe, da mehr Arbeit von weniger Personal erledigt werden muss. Die Folge sind Überstunden und durch Überlastung krankheitsbedingte Ausfälle. Auf lange Sicht kann dies zu Demotivation führen, im schlimmsten Fall erhöht sich die Fluktuation und die Wettbewerbsfähigkeit sowie Wirtschaftsfähigkeit des Unternehmens leiden.
Welche Teilbereiche umfasst die Personalplanung?
Wie oben bereits erwähnt, wird eine strategische Planung immer wichtiger, um den genannten Szenarien vorzubeugen. Durch Faktoren wie dem demografischen Wandel und dem aktuell herrschenden Fachkräftemangel wird sich die Verfügbarkeit von qualitativ hochwertigen Mitarbeitern weiterhin verknappen.
Hier müssen bereits jetzt Schritte eingeleitet werden, damit das Unternehmen weiterhin wirtschaftlich agieren kann und wettbewerbsfähig bleibt.
Die Personalplanung lässt sich in folgende Teilbereiche gliedern:
- Personalbestandsplanung
- Personalbeschaffung
- Personalentwicklung
- Personaleinsatzplanung
- Personalfreisetzungsplanung
Personalbestandsplanung
Die Personalbestandsplanung widmet sich dem Status Quo der Personalabdeckung eines Unternehmens innerhalb eines festgelegten zeitlichen Rahmens. Hier werden ungeplante sowie geplante Personalabgänge gegen (mögliche) Zugänge gerechnet, woraus der quantitative Personalbedarf ermittelt wird:
Aktueller Personalbestand + ungeplante / geplante Zugänge – ungeplante / geplante Abgänge = erwarteter Personalbestand für den Zeitraum X
Es gibt einige Gründe für Personalzugänge, beispielsweise:
- Neueinstellungen
- Übergänge vom Auszubildendenstatus in die Festanstellung
- Zugänge aus anderen Abteilungen oder Niederlassungen
- Rückkehr aus dem Krankenstand
- Rückkehr aus dem Mutterschutz
- Rückkehr aus der Elternzeit
- Rückkehr aus Langzeitbeurlaubungen
Gründe für Personalabgänge sind zum Beispiel:
- Kündigungen
- Berentung
- Versetzungen in andere Abteilungen oder Niederlassungen
- Arbeitsunfähigkeit
- Eintritt in den Mutterschutz
- Eintritt in die Elternzeit
Personalbeschaffung
Den Prozess der Personalbeschaffung nennt man auch Recruiting, Personalrekrutierung oder Personalgewinnung.
Wurde der Personalbedarf berechnet, so kann man eine Prognose ableiten, wie viele neue Mitarbeiter innerhalb des Betrachtungszeitraums rekrutiert werden müssen. Es gibt einige Methoden, um vakante oder frei werdende Positionen neu zu besetzen, beispielsweise E-Recruiting, Active Sourcing, herkömmliche Schaltung auf Jobbörsen oder Recruiting 4.0. Da in den letzten Jahren der Stellenmarkt eine Entwicklung von arbeitgeber- zu arbeitnehmerfreundlich durchlaufen hat, wird das Thema Personalbeschaffung zunehmend komplexer, vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen. Unterstützung erfahren Betriebe oft durch Personalberater oder Headhunter: Sie übernehmen die Suche nach geeigneten Kandidaten, sorgen für eine positive Candidate Journey und wickeln den Bewerbungsprozess zu einem großen Teil ab.
Oftmals reicht aber eine Direktansprache oder die Stellenanzeige noch nicht aus, um einen Interessenten auch als Angestellten zu gewinnen: Unternehmen müssen sowohl Employer Branding betreiben als auch die Arbeitgeberpositionierung festigen. Sie sollten mit ihren Benefits, der Unternehmenskultur und einer angenehmen Candidate Experience für sich werben. Gelingt dies nicht oder nur schwer, so sinkt die Chance auf neue Talente erheblich.
Personalentwicklung
Wurde die Personaldecke wieder aufgefüllt, so sollte die Belegschaft dahingehend entwickelt werden, dass sie ihre Kompetenzen einbringen und Neues lernen kann. Personalentwicklung ist ein Begriff aus dem Personalwesen und beschreibt ein Instrument zur Weiterbildung, Qualifikation und Bildung der Angestellten im sozialen, fachlichen oder methodischen Bereich. Ein Teilgebiet der Personalentwicklung ist das Talent Management: Hierbei werden gezielt einzelne Talente (High Potentials) gefördert, um diese zu Führungskräften auszubilden.
Personaleinsatzplanung
In dieser Prozessstufe befasst sich ein Unternehmen mit dem Einsatz der Arbeitnehmer, das Know-how sollte hier möglichst deckungsgleich mit den Interessen und Anforderungen der zu besetzenden Position sein. Um eine Über- oder Unterdeckung auszuschließen, wird ein Gleichgewicht zwischen Arbeitsvolumen und Arbeitszeit angestrebt. Wichtig hierbei ist, dass Urlaube und Arbeitszeitenregelungen mit eingeplant werden.
Auch ist es von Bedeutung, externe Faktoren zu berücksichtigen, die einen vermehrten Personalbedarf zur Folge haben, beispielsweise:
- Erhöhtes Auftragsvolumen in industriellen Betrieben
- Belegungsquoten im Krankenhaus
- Stoßzeiten im Einzelhandel
Personalfreisetzungsplanung
In manchen Fällen kann trotz guter Planung der Fall eintreten, dass der Personalbestand den Personalbedarf übersteigt. Gründe hierfür sind zum Beispiel:
- Wegfall von Aufträgen und damit einhergehende Umsatzeinbrüche
- Restrukturierungsmaßnahmen aufgrund einer Geschäftsübernahme
- Verlagerung eines Standorts
- Sinkende Margen
- Saisonale und konjunkturelle Schwankungen
Treten unter anderem die oben genannten Fälle ein, so ist meist ein Personalüberhang die Folge. Dieser kostet den Betrieb unnötig Geld, da mehr Personal beschäftigt als benötigt wird.
Um einen solchen Überhang zu reduzieren, müssen nicht zwingend Kündigungen ausgesprochen werden.
Alternative Maßnahmen hier sind beispielsweise:
- Personalentwicklung
- Fluktuation nutzen
- Fluktuation fördern
- Befristung von Arbeitsverträgen
- Verkürzung der Arbeitszeit
- Rückruf von Aufträgen an Externe
- Überstundenabbau
