Teil 1: Einleitung ins Thema
Einfach selbst machen: durch talentzentriertes Recruiting zu einer besseren Candidate Experience
Bei der Beratung von Unternehmen stelle ich immer wieder eines fest: Das Bewusstsein für den Fach- und Arbeitskräftemangel ist mittlerweile auch bei den Geschäftsführungen angekommen. Viele Arbeitgeber wissen, dass sie im Recruiting stärker als bisher auf ihre Zielkandidaten zugehen müssen.
Doch dieses Bewusstsein führt noch zu selten zu wirkungsvollen Maßnahmen. Es fehlt Personalern allzu oft an konkreten Ideen, wie eine konsequente Ausrichtung der Recruiting-Kommunikation auf die Bedürfnisse der gesuchten Talente aussehen kann. Deshalb bleibt die Candidate Experience – die Erfahrungen, die Talente auf dem Weg zum neuensammeln – häufig auf der Strecke.
Auf Basis vergangener und laufender Kundenprojekte habe ich 7 konkrete Anstöße für mehr Candidate Centricity zusammengestellt. Diese Hacks können Sie einfach selbst umsetzen: Weder sind erweiterte Spezialkenntnisse erforderlich noch braucht es umfassende zeitliche Ressourcen oder riesige Budgets.
Die einzige Voraussetzung: eine hohe Motivation, das Thema „Candidate Centricity“ praktisch anzupacken. Planen Sie für jeden der sieben Hacks, die ich in den kommenden Wochen vorstellen werde, 30 bis 60 Minuten Zeit ein – so können Sie neben Ihrem Tagesgeschäft schon eine Menge erreichen!
Quick Fixes für jede Recruiting-Lage: die 7 Hacks im Überblick
Candidate Centricity berührt verschiedene Aspekte des Recruitings. Schließlich gibt es entlang der gesamten Candidate Journey Stellschrauben, an denen es sich zu drehen lohnt. Entsprechend spielen sich meine Candidate Centricity Hacks auf unterschiedlichen Ebenen ab: strategisch und operativ, prozessual und im Bereich der Kommunikation. Bevor ich in den nächsten Artikeln tiefer ins Detail gehe, will ich hier schon einmal die Bandbreite der Themen anreißen und die sieben Hacks kurz vorstellen:
- #1: Der Ressourcen-Hack – mit welcher einfachen Rechnung Sie Ihren strategischen Personalbedarf definieren.
- #2: Der Zielgruppen-Hack – wie Sie Ihre erfolgskritischen Zielgruppen clustern, priorisieren und erfolgreich ansprechen.
- #3: Den Anzeigen-Hack – was es braucht, um Ihre Stellenanzeige in kürzester Zeit auf Vordermann zu bringen.
- #4: Der Medienhack – welche Kanäle Sie für welche Zielgruppen unbedingt bespielen sollten.
- #5: Der Website-Hack – was es wirklich braucht, um Ihre Bewerbungsraten nachhaltig zu erhöhen.
- #6: Der Prozess-Hack – wie Sie Bewerbungsprozesse etablieren, die Ihre Kandidaten lieben werden.
- #7: Der KPI-Hack – welche drei Kennzahlen Ihr Recruiting besser planbar machen.
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In den kommenden Wochen stelle ich nach und nach die verschiedenen Hacks im Detail vor: mit klaren Handlungsempfehlungen für ein kandidatenzentriertes Recruiting und eine bessere Candidate Experience.
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Teil 2: Der Ressourcen-Hack
#1: Der Ressourcen-Hack – wie Sie sich mit Ihrer Recruiting-Planung höhere Budgets für eine bessere Candidate Experience sichern
Darum ist Personalplanung für Candidate Centricity wichtig
In den meisten kleineren Unternehmen gibt es keine strategische Recruiting-Planung.
Stattdessen bildet das kurzfristige „Ad-hoc-Recruiting“ den Schwerpunkt der Mitarbeitergewinnung: Erst wenn eine Stelle frei oder neu geschaffen wird, startet die Rekrutierung der entsprechenden Fach- oder Führungskraft. Das funktionierte so lange gut, wie sich die Verrentung in engen Grenzen hielt und ausreichend Personal auf dem Markt verfügbar war. Das ist nicht mehr der Fall. Eine aktuelle Umfrage des Wirtschaftsinstituts Ifo ergab zuletzt, dass Stand heute etwa 40 Prozent der Unternehmen ihre Geschäftstätigkeit wegen fehlendem Personal behindert sehen. Tendenz weiter steigend.
Der demografische Wandel und Fachkräftemangel haben das Ad-hoc-Recruiting jedoch längst an seine Grenzen geführt.
Gerade KMUs müssen immer öfter innerhalb kürzester Zeit sehr viele Kandidaten gewinnen. Treffen diese Personalbedarfs-Wellen das zuständige HR-Team unvorbereitet, fehlt es regelmäßig am notwendigen Recruiting-Personal. Die Folge: eine hohe Arbeitsbelastung der Kollegen, lange Wartezeiten für Kandidaten und eine insgesamt schlechtere Qualität in der Bewerberkommunikation.
Neben dem passenden HR-Personal braucht es in intensiven Recruiting-Phasen auch einen stärkeren Werbedruck.
Dafür sind höhere Budgets notwendig – oft im 5- bis 6-stelligen Bereich. Damit diese Budgets zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind, müssen sie lange vorab angefragt werden; ansonsten gibt es keine rechtzeitige Freigabe, und die notwendige Marktdurchdringung findet nicht rechtzeitig statt.
Eine strategische Recruiting-Planung ist deshalb gleich aus mehreren Gründen unabdingbar.
Ich zeige Ihnen jetzt, wie Sie mit einer einfachen Formel errechnen, wie viele Mitarbeiter Sie wann benötigen – und welches Budget Sie für die entsprechenden Recruiting- und Personalmarketing-Maßnahmen einplanen sollten.
Mit einer einfachen Rechnung zum kurz-, mittel- und langfristigen Personalbedarf – und zum Recruiting-Budget
Um den Übergang vom Ad-hoc-Recruiting zum strategischen Recruiting zu schaffen, hilft ein Blick auf zwei Faktoren: Fluktuation und Verrentung.
Denn wie viele Menschen Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt neu für Ihr Unternehmen gewinnen müssen, hängt zu einem erheblichen Teil davon ab, wie viele Mitarbeiter zum Zeitpunkt X Ihr Unternehmen verlassen werden. Insofern lässt sich Ihr minimaler Personalbedarf* auf eine einfache Formel bringen:
Personalbedarf = Fluktuation + Verrentung
Beide Variablen können Sie leicht in Ihrem Unternehmen erheben:
- Für die Fluktuation errechnen Sie, wie viele Mitarbeiter in den vergangenen fünf Jahren ihren Job bei Ihnen gekündigt oder aus anderen Gründen (exkl. Verrentung) Ihr Unternehmen verlassen haben („mitarbeiterseitig initiierte Personalabgänge“). Daraus können Sie ableiten, wie viele Mitarbeiter Sie in den nächsten 2, 5 oder 10 Jahren aufgrund von Fluktuation verlieren werden.
- Für die Verrentung lassen Sie sich eine Auswertung der geplanten Renteneintritte Ihrer Mitarbeiter von der Personalverwaltung erstellen. So sehen Sie, wie viele Mitarbeiter Ihr Unternehmen zu welchem Zeitpunkt altersbedingt verlassen werden.
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Mehr InformationenFolgendes Beispiel zeigt die Rechnung in der Praxis:
Ein Maschinenbauunternehmen hat 800 Mitarbeiter. In den vergangenen Jahren haben durchschnittlich 10 Prozent der Mitarbeiter das Unternehmen aufgrund von Kündigung verlassen. D. h. aufgrund von Fluktuation müssen jährlich wahrscheinlich 80 Stellen neu besetzt werden.
Ein Blick in die Personalakten zeigt, dass zusätzlich im kommenden Jahr 40 Mitarbeiter in Rente gehen. Der strategische Personalbedarf liegt in dem Maschinenbauunternehmen also bei 120 Positionen für das nächste Jahr:
Personalbedarf = 80 (Fluktuation) + 40 (Verrentung)
= 120 zu besetzende Positionen
Wenn der Personalbedarf festgestellt ist, lässt sich daraus das notwendige Budget ableiten.
Dafür braucht es eine weitere Kennzahl: die durchschnittlichen Kosten pro Besetzung (engl. CPH, Cost per Hire). Damit ist die Summe gemeint, die Sie regelmäßig aufwenden, um eine Position neu zu besetzen.
Ergänzen wir unsere oben eingeführte Formel, so ergibt sich folgendes Bild:
Budgetbedarf = (Fluktuation + Verrentung) * CPH
Gehen wir die Rechnung anhand unseres Beispiels durch.
Im Maschinenbauunternehmen ist mit durchschnittlichen CPH von 7.000 Euro zu rechnen. Für das Budget bedeutet das:
Budgetbedarf = (80 + 40) * 7.000 Euro = 840.000 Euro
Die Größe der Zahlen wird Sie vielleicht erst einmal überraschen.
Tatsächlich ist der im Beispiel genannte Betrag aber genau der Kostenaufwand, mit dem Beispiel-Unternehmen im nächsten Jahr rechnen muss.
Für Sie als HR Professional ist der Budgetbedarf eine wichtige Argumentations- und Verhandlungsgrundlage gegenüber der Geschäftsführung:
Endlich können Sie mit belastbaren Zahlen für einen deutlich höheren Recruiting- und HR-Marketing-Etat argumentieren. Denn jeder Euro, der für sinnvolle Werbemaßnahmen, ein motiviertes Recruiting-Team und eine gute Candidate Experience ausgegeben wird, ist eine sinnvolle Investition in den gemeinsamen Unternehmenserfolg. Trauen Sie sich also, sich bei Ihrer Geschäftsführung für deutlich höhere Budgets einzusetzen!
* Eine Fußnote zum Personalbedarf: Natürlich gibt es neben der Verrentung und der Fluktuation weitere Einflussfaktoren darauf, wie viel neue Mitarbeiter Sie für Ihr Unternehmen gewinnen müssen. Dazu gehören die allgemeine Konjunktur, die Entwicklung Ihres Unternehmens, technische Innovationen und der Aufbau neuer Geschäftsfelder. Mit unserer einfachen Rechnung haben Sie jedoch einen ersten validen Anhaltspunkt, um einen Mindestbedarf an Personal festzustellen – und Ihre Aktivitäten in Sachen Personalmarketing, Recruiting und Candidate Experience auf einer soliden Grundlage zu planen.
Sie wissen jetzt, wie viel Personal Sie mittelfristig benötigen und können darauf aufbauend für robustere Budgets argumentieren. Im zweiten Recruiting-Hack zeige ich Ihnen, wie Sie Ihre Personalbedarfe in Zielgruppen übersetzen, verschiedene Positionen in Zielgruppen-Clustern zusammenfassen und Ihre Projekte priorisieren. Melden Sie sich jetzt zu unserem Newsletter an, um keinen Candidate-Centricity-Hack zu verpassen!
FAQ: Candidate Experience – Grundlageninformationen zur Candidate Experience auf einen Blick
Um Bewerbungsabbrüchen vorzubeugen und als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden, ist es wichtig, den Rekrutierungsprozess so angenehm wie möglich zu gestalten. Dadurch erleben Bewerber eine positive Candidate Experience. Hierbei zählt jeder Berührungspunkt mit einem Unternehmen. Dabei ist es wichtig, dass das Talent jeden einzelnen Kontaktpunkt mit dem Unternehmen als positiv wahrnimmt. So entsteht Sympathie für den Arbeitgeber.
Was zählt zur Candidate Experience?
Genauso, wie sich auch Personaler bereits in den ersten Minuten – bzw. schon mit dem Bewerbungsschreiben – ein Bild von dem Bewerber machen, gewinnen auch Kandidaten bereits beim ersten Berührungspunkt einen Eindruck von ihrem potenziellen Arbeitgeber. Dies geschieht in der Regel lange vor der Kontaktaufnahme, zum Beispiel durch das Lesen einer Stellenanzeige. Daher ist es entscheidend, dass diese perfekt designt ist und Talenten alle offenen Fragen beantwortet.
Außerdem ist es entscheidend, wichtige Informationen zum Unternehmen auf der Karriere-Website unterzubringen. Sprechen Sie hier zum Beispiel über Ihre Kultur, Ihre Werte, Visionen, Karrieremodelle und Work-Life-Balance-Angebote. Außerdem sollte die Karriere-Website mobil optimiert sein, denn viele Talente suchen mobil nach einem neuen Job. Auch über Social Media geben viele Unternehmen inzwischen Einblicke in Ihre Unternehmenskultur. Wie sich ein Arbeitgeber hier darstellt, ist also ebenfalls relevant für eine gute Candidate Experience.
Überzeugen Sie auf allen Touchpoints
Worauf kommt es außerdem an? Auch eine schnelle Reaktion seitens des Unternehmens auf Bewerbungen ist wichtig für eine gute Candidate Experience. Dazu zählen eine schnelle Eingangsbestätigung und die erhoffte Einladung zu einem Gespräch. Verzichten Sie im Falle einer Absage auf vorformulierte Phrasen und verfassen Sie stattdessen eine konstruktive und persönliche Nachricht.
Für eine angenehme Candidate Experience ist natürlich auch der Verlauf des Vorstellungsgesprächs ausschlaggebend. Wird dem Kandidaten etwas zu trinken angeboten und während des Jobinterviews respektvoll mit ihm umgegangen? Bereits Kleinigkeiten können ausschlaggebend für einen guten Eindruck sein.
Bedeutung der Candidate Experience für ein Unternehmen
Generell lässt sich festhalten: Fühlen sich Bewerber wertgeschätzt, sind sie eher daran interessiert, ein Teil des Unternehmens zu werden und sind automatisch motivierter, wenn sie ihre Tätigkeit beginnen. Zudem sprechen Kandidaten, die eine gute CE hatten, in ihrem Umfeld positiv von dem Arbeitgeber, der Marke und Produkten – gegebenenfalls sogar dann, wenn sie den Job nicht bekommen haben. Denn auch eine Absage muss bei durchweg positiver Erfahrung nicht imageschädigend für ein Unternehmen sein.
Eine gute oder schlechte Candidate Experience kann schnell weite Kreise ziehen. Schließlich ist es für Kandidaten heute simpel, die eigenen Erfahrungen mit einem Unternehmen – beispielsweise über Social Media oder Arbeitgeber-Bewertungsportale wie Kununu – mit anderen zu teilen. Alle Kandidaten sind daher Multiplikatoren, da sie ihre Wahrnehmung und Erfahrungen mit Ihrem Unternehmen schnell und mit hoher Reichweite mit anderen teilen können. Das sollten Sie immer im Hinterkopf behalten.
Candidate Journey – Welche Phasen umfasst die Candidate Experience?
Jede Bewerbung verläuft zwar individuell, doch bei genauerer Analyse lassen sich sechs Phasen definieren, die ein Talent durchläuft. Sie werden als Candidate Journey bezeichnet – die Reise des Kandidaten zum Arbeitgeber.
In jeder dieser Phasen spielt die Candidate Experience eine entscheidende Rolle. Eine positive Candidate Experience in allen Phasen kann nicht nur dazu beitragen, dass sich die besten Talente für Ihr Unternehmen entscheiden, sondern stärkt auch Ihr Employer Branding. Im Folgenden beschreiben wir die Hauptphasen der Candidate Journey und ihre Bedeutung für die Candidate Experience:
1. Bewusstseinsbildung (Awareness)
In dieser Phase entdeckt ein potenzieller Kandidat Ihr Unternehmen als möglichen Arbeitgeber, oft durch Stellenanzeigen, soziale Medien, Empfehlungen oder Employer-Branding-Initiativen.
Das ist wichtig für eine gute Candidate Experience: Eine klare, ansprechende und authentische Kommunikation über die Unternehmenskultur, Werte und Arbeitsmöglichkeiten ist entscheidend. Eine positive Erfahrung in dieser Phase erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sich Kandidaten weiter mit Ihrem Unternehmen beschäftigen möchten.
2. Erwägung (Consideration)
Nachdem das Interesse geweckt wurde, beginnen Kandidaten, mehr über das Unternehmen zu recherchieren und abzuwägen, ob sie sich bewerben sollen.
Das ist wichtig für eine gute Candidate Experience: Die Zugänglichkeit von detaillierten Informationen über das Unternehmen, Karrieremöglichkeiten, Benefits und den Bewerbungsprozess spielt eine wichtige Rolle. Positive Erfahrungen, wie einfacher Zugriff auf benötigte Informationen und positive Bewertungen von aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern, können Kandidaten dazu ermutigen, den nächsten Schritt zu gehen.
3. Bewerbung (Application)
In dieser Phase reichen Kandidaten ihre Bewerbung ein. Dies ist oft der erste direkte Kontakt mit dem Unternehmen.
Das ist wichtig für eine gute Candidate Experience: Ein einfacher, transparenter Bewerbungsprozess ist hier entscheidend. Komplizierte Bewerbungsverfahren oder mangelnde Kommunikation können Bewerber abschrecken. Schnelles Feedback und klare Kommunikation über die nächsten Schritte verbessern die Erfahrung erheblich.
4. Auswahl (Selection)
Diese Phase umfasst Screening, Interviews, Assessments und letztendlich die Entscheidung, welcher Kandidat das Jobangebot erhält.
Das ist wichtig für eine gute Candidate Experience: Respektvolle, zeitnahe Kommunikation und ein strukturierter Auswahlprozess sind hier von größter Bedeutung. Feedback zu geben, auch wenn sich das Unternehmen gegen einen Kandidaten entscheidet, wird hoch geschätzt und trägt zu einer positiven Gesamterfahrung bei.
5. Einstellung (Hiring)
Sobald ein Kandidat ausgewählt wurde, folgt das Jobangebot und, nach Annahme, der Onboarding-Prozess.
Das ist wichtig für eine gute Candidate Experience: Eine klare, enthusiastische Kommunikation des Jobangebots und ein strukturierter Onboarding-Prozess sind entscheidend für eine positive Erfahrung. Unterstützung und regelmäßiges Feedback während der ersten Wochen und Monate können die Integration erleichtern und die Mitarbeiterbindung stärken.
6. Integration (Onboarding und darüber hinaus)
Obwohl nicht immer als Teil der Candidate Journey betrachtet, ist die erfolgreiche Integration eines neuen Mitarbeiters in das Unternehmen entscheidend für langfristigen Erfolg und Zufriedenheit.
Das ist wichtig für eine gute Candidate Experience: Eine fortgesetzte positive Erfahrung durch wirksame Einarbeitungsprogramme, regelmäßiges Feedback und Entwicklungsmöglichkeiten trägt dazu bei, dass sich neue Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen und langfristig an das Unternehmen gebunden bleiben.
Indem Unternehmen auf jede Phase der Candidate Journey achten und stets eine positive Candidate Experience sicherstellen, können sie nicht nur die besten Talente für sich gewinnen, sondern auch ihr Ansehen als bevorzugter Arbeitgeber stärken.
Bildquelle: canva.com
