Personalplanung schafft Klarheit über tatsächlichen Fachkräftemangel
Schon um die Jahrtausendwende haben Experten gewarnt: Die demografische Entwicklung wird in den 2020er Jahren zu einem echten Problem für die deutsche Wirtschaft. Mittlerweile haben wir 2024. Die Expertenwarnung ist Realität geworden und im Bewusstsein der allermeisten Entscheider angekommen. Entsprechend groß sind die Bemühungen der Unternehmen, kurzfristig für ihre aktuellen Jobs auf dem Markt zu werben – vom KMU bis zum internationalen Konzern.
Der Fachkräftemangel wird sich jedoch noch weiter verschärfen. Und wirklich erfolgreich werden künftig nur die Unternehmen sein, die neben effektiven Ad-hoc-Maßnahmen in der Personalbeschaffung auch langfristig wirksame Recruiting-Strategien entwickeln.
Diese Strategie setzt ein genaues Wissen über die tatsächlichen Personalbedarfe voraus. Eine strategische Personalbedarfsplanung ist jedoch insbesondere in KMUs immer noch die Ausnahme. Dabei bedarf es hierfür im ersten Schritt nur einer einfachen Rechnung: Wie viele Mitarbeiter werden aufgrund von Verrentung und Fluktuation in den nächsten zwei, fünf und zehn Jahren das Unternehmen verlassen? Das Ergebnis dieser Rechnung zeigt, wie viele Stellen zum Zeitpunkt X mindestens besetzt werden müssen.
Die überraschend hohen mittelfristigen Personalbedarfe werden manche Geschäftsführung schockieren: Führen sie doch ganz plastisch vor Augen, wie virulent das Problem des Fachkräftemangels schon in naher Zukunft sein wird. Zugleich schafft die nach objektiven Kriterien erhobene Kennzahl aber Klarheit: darüber, wo besonders intensiv rekrutiert werden muss, in welchen Bereichen Re- bzw. Upskilling notwendig ist und ob es ggf. Sinn macht, für einzelne Berufsgruppen im Ausland zu rekrutieren.
Employer Branding oft nicht spezifisch genug
HR wird künftig also noch mehr Personal gewinnen müssen. Dafür braucht es Werbedruck: durch Kampagnen, die eine Verbindung zur Zielgruppe aufbauen, Top-Talente neugierig machen und ernsthaftes Interesse an einem Jobwechsel wecken.
Lange galt Employer Branding in dieser Hinsicht als Allheilmittel. Viele Unternehmen haben deshalb in den letzten Jahren eine globale Arbeitgebermarke entwickelt: als kommunikative Klammer für Personalmarketing-Kampagnen, mit hohem Wiederkennungswert auf dem Markt. HR-Strategien sind bei ihrem Streben nach einem einheitlichen Außenauftritt jedoch leider oft übers Ziel hinausgeschossen: Vielerorts ist die Arbeitgebermarke bloßer Ausdruck eines Minimalkonsens‘, der der Vielfalt der Berufsbilder und Fachbereiche im Unternehmen nicht gerecht wird. Die Folge: Die Employer Brand hat keine zielgruppenspezifische Strahlkraft.
Wir empfehlen mittlerweile häufig Job Branding in Ergänzung zum Employer Branding. Anstatt den kleinsten gemeinsamen Nenner für die gesamte Organisation zu suchen, werden wir im Job Branding granularer: Wir denken in Zielgruppenclustern, positionsspezifischen Benefits und talentzentrierten Botschaften.
Aus Untersuchungen wissen wir, dass Kandidaten sich vor allem für ihre spezifischen Aufgaben und ihr Team interessieren, wenn sie nach einem neuen Arbeitgeber suchen. Im Recruiting haben wir deshalb die größten Erfolgsaussichten, wenn wir jeden einzelnen Job zielgruppenspezifisch vermarkten – und zeigen, wie sich konkrete Kandidaten in einer konkreten Position bei uns entwickeln können.
Candidate Personas ermöglichen zielgenaue Ansprache
Dafür ist mehr denn je genaues Wissen über die Zielgruppe notwendig. Was sind ihre Motivatoren, Bedürfnislagen und persönliche und privaten Wünsche? Anstatt zu raten, können wir hier mittlerweile auf valide Ergebnisse der Marktforschung zurückgreifen. Mit unserem Partner Persona Institut entwickeln wir beispielsweise auf breiter Datengrundlage wissenschaftlich fundierte Candidate Personas: auf konkrete Positionen zugeschnittene Zielgruppenanalysen und Handlungsempfehlungen.
Die datenbasierten Candidate Personas geben uns nicht nur Auskunft darüber, was die Zielgruppe antreibt und begeistert, sondern auch, über welche Kanäle wir sie mit unseren spezifischen Botschaften erreichen können. Facebook oder Instagram? TikTok oder YouTube? Out-of-Home-Kampagne oder anzeigengestütztes Recruiting? Auf all diese Fragen geben unsere Zielgruppenanalysen Antworten. Das erleichtert die Kampagnenplanung enorm. Und es erlaubt uns, praktisch jedes relevante Talent zu erreichen: insbesondere über die passenden Online-Marketing-Kanäle.
Kandidatenfreundliche Recruitingprozesse machen im Fachkräftemangel den Unterschied
Bewerber-Reichweite ist damit letztlich nur eine Frage des Budgets. Bleibt die Herausforderung, aus dieser Reichweite eine spürbare Verbesserung bei den Bewerbungseingängen zu machen.
Hierfür hilft es, jedes Talent, das durch eine Kampagne auf die eigene Karriere-Website gelangt ist, als „Lead“ zu begreifen: als potenziellen Kandidaten mit möglichem Interesse an weiteren Informationen, niedrigschwelligen Kontaktmöglichkeiten – oder eben an einer Bewerbung. Dieses Interesse sollten wir von nun an weiter steigern. Dabei können wir uns an Kolleginnen und Kollegen aus dem Marketing und Vertrieb orientieren, die sogenanntes Nurturing betreiben: Potenzielle Neukunden werden weiter „angefüttert“, bis diese sich für einen Kauf entscheiden.
Aufs Recruiting übertragen heißt das: Wir locken „Bewerber-Leads“ mit den passenden Informationen, Prozessen und Kommunikationsangeboten weiter an, bis sie bereit zur Bewerbung sind. Dafür ist vor allem dreierlei wichtig:
- Relevante Inhalte auf der Karriere-Website. Eine gute Karriere-Website liefert zielgruppenspezifische Argumente für eine Bewerbung – idealerweise auf Grundlage einer datenbasierten Candidate Persona und im Sinne des Job Brandings. Auch die verwendeten Content-Typen sollten sich an den Präferenzen der Idealkandidaten orientieren. Zur Auswahl stehen beispielsweise kurze Videos, Podcasts, Textinhalte, Infografiken oder Bildstrecken.
- Ein radikal talenzentrierter Recruiting-Prozess. Anstelle von komplizierten Bewerbermanagementsystemen braucht es niedrigschwellige Kontaktmöglichkeiten: einen Rückrufservice, Live-Chats via WhatsApp, das Hinterlassen einer E-Mail-Adresse oder Telefonnummer – die Möglichkeiten sind zahlreich.
- Eine schnelle persönliche Kommunikation mit den Kandidaten. Haben wir eine neue Interessensbekundung von einem Talent erhalten, müssen wir umgehend ins Gespräch mit ihm kommen – nur so erhalten wir das Interesse aufrecht und können es weiter steigern. Das funktioniert am besten, wenn man zügig zum Telefonhörer greift: Der direkte Austausch schafft Vertrauen und erhöht die Chancen, sich gegen andere Arbeitgeber durchzusetzen.
Fortschritte im HR-Marketing endlich praktisch nutzen: Packen wir’s an!
Die gute Nachricht: Für sämtliche angerissenen Herausforderungen im Fachkräftemangel gibt es praktische Lösungen. Sie alle drehen sich um die individuellen Kandidaten, ihre spezifischen Interessen, ihr Mediennutzungsverhalten und ihre Erwartungen an einen guten Bewerbungsprozess.
Damit Arbeitgeber die richtigen Lösungen auswählen, brauchen sie fundiertes Wissen: über die tatsächlichen Recruiting-Bedarfe im Unternehmen (Stichwort: strategische Personalplanung) und über die erfolgskritischen Zielgruppen (Stichwort: Candidate Personas). Ersteres gewinnen Sie durch eine ehrliche interne Analyse. Für letzteres gibt es valide Marktforschungsdaten – zum Beispiel von unserem Partner Persona Institut.
Mit diesem Wissen können Schritt für Schritt Kampagnen optimiert, Prozesse verbessert und mehr Bewerbungen generiert werden. In den meisten Unternehmen ist es dafür allerhöchste Zeit. Worauf warten wir also? Packen wir’s an!
Udo A. Völke nimmt als Experte an der Podiumsdiskussion bei Schicht im Schacht teil – dem Recruiting-Event im Ruhrgebiet. Zu den Tickets geht es hier!
FAQ zum Fachkräftemangel
Von einem Fachkräftemangel wird gesprochen, wenn für eine bedeutende Anzahl an Arbeitsplätzen nicht genügend Mitarbeiter mit speziellen Fähigkeiten zur Verfügung stehen. Allerdings ist dieser nicht gleichzusetzen mit einem Arbeitskräftemangel, bei welchem es generell an Arbeitskräften, unabhängig von deren Qualifikation, fehlt.
Bei einem Fachkräftemangel herrscht keine Knappheit an Arbeitssuchenden allgemein, sondern an Bewerbern mit akademischer Ausbildung bzw. mit einer Berufsausbildung von mindestens zwei Jahren. So kann also auch trotz einer hohen Arbeitslosigkeitsquote eine Fachkräfteengpass bestehen, welcher sich bei langfristigem Anhalten zu einem Mangel entwickelt. Die Vakanzen eines Unternehmens lassen sich nur schwer besetzen und es kommt zu Vakanzzeiten, die ca. 40 Prozent länger andauern als im Durchschnitt.
Wodurch entsteht ein Fachkräftemangel?
Ein Fachkräftemangel kann entweder die gesamte Wirtschaft oder aber, wie in den meisten Fällen, nur bestimmte Bereiche oder Berufsbilder betreffen. Derzeit ist solch ein Mangel in Deutschland vor allem in den Bereichen Medizin, Pflege, Handwerk sowie in den MINT-Berufen vorherrschend. Es handelt sich also nicht um einen flächendeckenden Fachkräftemangel. Stimmen die Qualifikationen der Bewerber nicht mit den Anforderungen der Arbeitgeber überein, so gibt es einen „Mismatch“, also eine sogenannte Fehlanpassung.
Ein Mangel an Fachkräften entsteht hauptsächlich durch die Folgen des demografischen Wandels. Durch eine immer weiter sinkende Geburtenrate bei einer deutlich höheren Sterberate steigt der Altersdurchschnitt der Gesellschaft. Durch diese Veränderung der Bevölkerungsstruktur fehlt es an Nachwuchstalenten, da auch die Zahl der Menschen im arbeitsfähigen Alter somit immer weiter abnimmt. Bei gleichbleibender, wenn nicht sogar wachsender, Wirtschaftsleistung gibt es daher auch immer weniger ausgebildete Fachkräfte.
Neben dem demografischen Wandel ist auch die zunehmende Digitalisierung in den Wirtschaftsbereichen eine Ursache für die Knappheit qualifizierter Arbeitnehmer. Durch sie verlieren viele Berufe an Bedeutung, während gleichzeitig aber auch viele neue Fachbereiche entstehen, die spezifisches Wissen voraussetzen. Durch die technologischen Entwicklungen stellen Arbeitnehmer daher zunehmend neue Qualifikationsanforderungen an ihre Angestellten. Da frühere Bildungssysteme allerdings noch nicht auf die Digitalisierung angepasst waren, fehlt es heute an Personal mit dem nötigen Fachwissen in den vakanten Bereichen.
Hinzu kommt noch die Tatsache, dass viele Experten (gerade aus technischen Berufen) ins Ausland ziehen, um sich dort für attraktive Jobs zu bewerben. Das führt dazu, dass dieses Know-how in Deutschland fehlt.
Welche Folgen hat ein Fachkräftemangel?
Da in vielen Branchen mittlerweile mehr offene Stellen zu besetzen sind, als es Bewerber gibt, herrscht ein großer Konkurrenzkampf um die besten Talente auf dem Arbeitsmarkt. Damit Unternehmen sich in diesem sogenannten War for Talents die besten Fachkräfte sichern können, ist es notwendig, den potenziellen Bewerbern gewisse Anreize zu bieten.
Durch den Mangel an qualifizierten Arbeitskräften kommt es zu einer Verschiebung der Machtverhältnisse zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Da die Nachfrage an Fachkräften hoch ist, es aber zu wenige von ihnen gibt, um alle Stellen besetzen zu können, haben die Arbeitnehmer die Möglichkeit, sich aus vielen Angeboten für das Attraktivste zu entscheiden. Der damalige Arbeitgebermarkt hat sich damit zu einem Bewerbermarkt entwickelt. Dadurch ist es den Bewerbern möglich geworden, höhere Ansprüche und Forderungen an ihren potenziellen Arbeitgeber zu stellen.
Um in dem Wettbewerb zu bestehen, lassen sich Unternehmen immer mehr einfallen, um Nachwuchstalente für sich zu gewinnen. So können aufgrund des Engpasses beispielsweise überdurchschnittliche Gehaltsentwicklungen sowie die Einführung neuartiger Arbeitsmodelle beobachtet werden.
Werden vakante Stellen langfristig nicht besetzt, so kann dies erhebliche Folgen für die Wirtschaft mit sich bringen. Durch dauerhaftes Fehlen ausgebildeter Arbeitskräfte werden das Wirtschaftswachstum und die Wertschöpfung zunehmend geschwächt. Können besonders kleine und mittelständische Unternehmen nicht mehr genügend Fachleute aufbringen, so wird deren Produktion bzw. Dienstleistung darunter leiden. Mit der Zeit kann sich dies zu einem Problem für die gesamte Volkswirtschaft entwickeln, da der Leistungsnachlass einen großen Einnahmeausfall bedeuten würde.
Laut dem Basler Forschungsinstitut Prognos muss dem Fachkräftemangel daher auch seitens Politik und Wirtschaft entgegengewirkt werden. Ist dies nicht der Fall, so kann sich die Zahl der fehlenden Arbeitskräfte bis zum Jahr 2030 auf insgesamt drei Millionen belaufen.
Was tun, um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken?
Um den Bedarf an Fachkräften decken zu können, würden beispielsweise Bildungsmaßnahmen zur Vorbereitung auf die digitalisierte Arbeitswelt helfen. Zur Förderung der digitalen Bildung in Deutschland entwickelt das Bundesministerium für Bildung bereits Konzepte für den Ausbildungsmarkt.
Vor allem bei Mitarbeiterbedarf in der IT-Branche kann ein Outsourcing ins Ausland hilfreich sein. Dies eignet sich aber nicht für alle Berufsbilder, da beispielsweise Dienstleistungsanbieter größtenteils einer gewissen Kundennähe bedürfen. Umgekehrt kann im Ausland aber auch verstärkt nach geeigneten Fachkräften gesucht werden.
Eine weitere Möglichkeit ist es, neue Arbeitsmarktressourcen zu erschließen und in diesem Sinne z. B. auch Menschen im Rentenalter, Teilzeitarbeiter oder auch Frauen mit kleinen Kindern, in Betracht zu ziehen. Durch den Ausbau von Arbeitsmodellen, welche die Vereinbarung von Beruf und Familie ermöglichen, wäre es somit auch denkbar, dass Frauen mit Nachwuchs schneller wieder zu ihrer Arbeit zurückkehren können.
Welche Maßnahmen trifft die Bundesregierung?
Da für die Sicherung von Fachkräften auch seitens der Politik etwas getan werden muss, hat die Bundesregierung die sogenannten „5 Sicherungspfade“ erstellt. Diese sollen dem Mangel an qualifizierten Arbeitern im deutschen Arbeitsmarkt entgegenwirken:
1. Aktivierung und Beschäftigungssicherung
Um dem demografischen Wandel zu trotzen sollten Unternehmen versuchen, ältere Angestellte möglichst lange in ihrem Beschäftigungsverhältnis zu halten. Aus diesem Grund wird das Rentenalter schrittweise immer höher gesetzt, so liegt es derzeit bei 67 Jahren. Gleichzeitig werden ihnen auch flexible Arbeitszeitmodelle angeboten. Neben dieser Maßnahme sollen auch Arbeitslose in der „stillen Reserve“ (diejenigen, die erwerbsfähig sind, aber derzeit nicht arbeiten und auch nicht als arbeitssuchend gemeldet sind) wieder in die Arbeitswelt eingegliedert werden.
2. Bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf
Zur Erhöhung der Frauenerwerbstätigkeit sollen mehr Initiativen zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie geschaffen werden. Damit soll es auch Müttern von Kleinkindern bzw. alleinerziehenden Müttern (sowie auch Vätern) ermöglicht werden, wieder (mehr) zu arbeiten.
3. Bildungschancen für alle von Anfang an
Eine verbesserte frühkindliche Bildung sowie die Unterstützung der Eltern bei der Begleitung ihrer Kinder auf dem Bildungsweg sollen dazu beitragen, die Anzahl der Schulabbrecher zu verringern und den Kindern bessere Lebens- und Entwicklungschancen zu bieten. Dies soll vor allem Kindern aus sozial schwächeren Familien helfen, eine gute Bildung zu erlangen.
4. Qualifizierung: Aus- und Weiterbildung
Auch die Quote der Berufsausbildungsabbrüche soll nachhaltig gesenkt werden. Durch Sicherstellung eines Schul- bzw. Ausbildungsabschlusses und durch das Angebot attraktiverer Arbeitsbedingungen soll der Fachkräftemangel in Deutschland eingedämmt werden. Dazu sollen sowohl der Beginn eines Studiums als auch Weiterbildungsmaßnahmen innerhalb von Unternehmen zunehmend gefördert werden.
5. Integration und qualifizierte Zuwanderung
Ebenfalls kann die Zuwanderung qualifizierter Fachkräfte aus dem Ausland hilfreich dabei sein, den Mangel zu beseitigen. Hierbei müssen zunächst das Zuwanderungsrecht und die Bewertung ausländischer Berufs- und Schulabschlüsse geprüft werden. Werden die ausländischen Fachkräfte anschließend richtig integriert und beispielsweise durch Sprachkurse etc. gefördert, so können sie schnell eingegliedert werden und so zur Fachkräftesicherung beitragen.
Welche Bedeutung hat der Fachkräftemangel für das Recruiting?
Generell sollten Arbeitgeber den Fachkräften Anreize bieten und dafür vor allem ihre Employer Branding Maßnahmen ausbauen sowie attraktiv gestalten. Durch den Aufbau einer starken Arbeitgebermarke können Unternehmen im Arbeitsmarkt hervorstechen.
Mit einem höheren Bekanntheitsgrad und einem guten Ruf, beispielsweise durch positive Candidate Experience, können sich Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil im War for Talents verschaffen. Entsprechend präsentieren können sich Arbeitgeber beispielsweise auf der unternehmenseigenen Karrierewebseite oder mit Recruiting-Videos.
Zum Employer Branding gehört auch, auf Social-Media-Kanälen präsent sein und sich dort ebenfalls auf die Suche nach qualifiziertem Personal zu begeben. Die Online-Kandidatensuche bietet sich durch ihre große Reichweite gerade bei Engpassberufen an. Zudem können über Targeting die Wunsch-Kandidaten zielgerecht angesprochen werden und auch passiv Jobsuchende können auf das Unternehmen aufmerksam werden. Mit Hilfe von kontinuierlichem Monitoring können die Ergebnisse der einzelnen Kanäle miteinander verglichen und, je nach Erfolgsquote, die Mangelprofile angepasst werden.
Durch die direkte Ansprache passender Kandidaten im Rahmen des Active Sourcing können Unternehmen sowohl für vakante als auch für zukünftig zu besetzende Stellen einen Talent Pool erstellen, auf den sie bei Bedarf zugreifen können. So lassen sich frühzeitig qualifizierte Mitarbeiter identifizieren und für sich gewinnen.
Auch über Mitarbeiterempfehlungsprogramme lassen sich Fachkräfte gut erreichen. Das Empfehlungsmarketing bringt den Vorteil, dass die eigenen Mitarbeiter die Unternehmenskultur gut kennen und daher wissen, wer gut zum Betrieb passen würde. Außerdem wird davon ausgegangen, dass sich Menschen ihre sozialen Kontakte hauptsächlich aufgrund ähnlicher Werte und Charaktereigenschaften auswählen. Daher ist es wahrscheinlich, dass ein guter Mitarbeiter einen ebenso gute Fachkraft vorschlägt.
