Wo liegt der Unterschied zwischen Personaleinsatzplanung und Schichtplan?
Die Personaleinsatzplanung wird aufgrund einer bestimmten Bedarfssituation in regelmäßigen Intervallen erstellt. Im Detail bedeutet dies:
Bei der Erfassung des Personaleinsatzes wird der Bedarf an Personal über die nächsten Wochen geregelt, also welcher Mitarbeiter in welcher Abteilung eingesetzt wird.
Bei dem Aufstellen eines Schichtplans geht es im Einzelnen um die Definition, welcher Angestellte an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit seinen Einsatz hat. Hier wird meist über eine automatische Zeiterfassung kontrolliert, ob die Angestellten diesen Plan erfüllen.
Was sind die Ziele der Personaleinsatzplanung?
Oberstes Ziel der Personaleinsatzplanung ist die Sicherstellung der Erfüllung der Unternehmensaufgabe in lokaler, zeitlicher, qualitativer und quantitativer Hinsicht. Hierzu müssen wie eingangs erwähnt die Mitarbeiter in ausreichender Anzahl mit dem richtigen Know-how am richtigen Ort zur passenden Zeit zur Verfügung stehen.
Generell lässt sich eine vorausschauende Personaleinsatzplanung noch in weitere Ziele untergliedern:
Flexibilisierung:
Aufgrund volatiler Märkte, kurzer Innovationszyklen und des Fachkräftemangels müssen Unternehmen auf Schwankungen in Auslastung und Kosten flexibel reagieren können. Eine vorausschauende Planung mit mittel- und langfristigem Planungshorizont bindet alle Variablen mit ein: Externe sowie interne Faktoren (zum Beispiel Urlaube und Krankheitsausfälle).
Personaldeckung:
Eine gelungene Personaldeckung zeichnet sich durch eine Synchronisation dreier Faktoren aus: Arbeitszeiten der Angestellten, Mitarbeiterkapazität und Auftragsvolumen des Unternehmens. So können Personalengpässe und negative Auswirkungen (wie beispielsweise Verlust von Kunden im Einzelhandel oder Produktivitätsverluste) vermieden werden.
Welche Grundlagen müssen bei der Personaleinsatzplanung vorhanden sein?
Planungshorizont
Der Planungshorizont wird von der Personalverwaltung in verschiedenen Zeitintervallen erfasst, ausgehend von der Jahresplanung bis hin zur Ist-Situation:
Jahresplanung (langfristige Personaleinsatzplanung):
Dieser Abschnitt hat den längsten Horizont. Er dient als grobe Planung für das ganze Geschäftsjahr. Ziel hierbei ist es, die Betriebsstruktur zu erfassen und wirtschaftlich zu optimieren. Es wird das jährliche Budget pro Stunde für jeden Angestellten erfasst und möglichst zeiteffizient verplant, zum Beispiel mit Hilfe der Ergebnisse aus der Personalbedarfsplanung.
Zu beachten hierbei ist, dass es sich nur um einen groben Entwurf handelt. Dieser kann sich im Geschäftsalltag noch ändern.
Monatsplanung (mittelfristige Personaleinsatzplanung):
Bei der Monatsplanung spricht man von einem mittelfristigen Planungshorizont. Der Planungszeitraum hier beläuft sich optimalerweise auf ca. vier bis sechs Wochen. Berücksichtigt werden Urlaubsausfälle, Seminarbesuche und Vertretungsregelungen.
Ist-Situation (kurzfristige Personaleinsatzplanung):
Die Ist-Situation stellt kurzfristige Änderungen im Personaleinsatz dar, auf die flexibel reagiert werden muss. Der gängigste Fall ist hier die Krankmeldung eines Mitarbeiters.
Workforce Management
Sucht man nach dem Begriff Personaleinsatzplanung, so stößt man häufig auf Workforce Management. Diese Begriffe hängen eng zusammen, bzw. stellen die Planung des Personaleinsatzes und Kontrolle der Arbeitszeiterfassung einen Teil des Workforce Management dar.
Hier finden aber noch andere mobile Ressourcen Berücksichtigung: Maschinen, Fahrzeuge etc.
