Welche Aufgaben und Bereiche umfasst die Personalplanung?
Eine strukturierte Personalplanung lässt sich in folgende Abschnitte gliedern:
Personalbedarfsplanung:
Bei der Personalbedarfsplanung wird das Potenzial der Arbeitskräfte definiert, das für eine betriebswirtschaftlich erfolgreiche Durchführung der Unternehmensaktivitäten benötigt wird. Es wird hierbei unterschieden in:
- Qualitative Personalbedarfsplanung (Welche Qualifikationen muss ein Mitarbeiter vorweisen?) und
- Quantitative Personalbedarfsplanung (Welche Anzahl an Mitarbeitern wird für die Erledigung des Arbeitsvolumens benötigt?)
Zuerst wird der Ist-Zustand des Personalbestands ermittelt, der Soll-Zustand gegengerechnet.
So können sich folgende Maßnahmen ergeben:
Sind einzelne Mitarbeiter flexibel und erfüllen die gewünschten Anforderungen, geht man den Weg der Personalentwicklung. Lässt sich ein Defizit ermitteln, unter dem Produktivität und Effizienz des Unternehmens leiden, werden neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rekrutiert (Personalbeschaffung). Stehen die Personalkosten in keinem Verhältnis zum Produktionsvolumen, muss ein Standort geschlossen werden oder eine Reduzierung des Personals aus anderen Gründen stattfinden, so spricht man von einer Personalfreisetzung.
Planung der Personalbeschaffung:
Personalbeschaffung (Recruiting) beschreibt den Aufgabenbereich der Human Resources, zukünftige Mitarbeiter zu finden und zu rekrutieren (Personalgewinnung). Bildet sich aufgrund eines zu hohen Auftragsvolumens und zu wenigen Fachkräften ein Defizit, entscheidet sich ein Unternehmen für internes oder externes Recruiting.
Internes Recruiting beschreibt eine Verlagerung von Ressourcen und Kompetenzen innerhalb eines Unternehmens: Erfüllt eigenes Personal die Anforderungen, wechselt der entsprechende Mitarbeiter die Abteilung oder bekommt neue Aufgabenbereiche zugewiesen.
Als externes Recruiting bezeichnet man die Gewinnung von neuem Personal mit Hilfe öffentlicher Stellenausschreibungen (Print sowie online), nicht selten über einen Personaldienstleister.
Planung der Personalentwicklung:
Dieser Teil der Personaleinsatzplanung umfasst sämtliche Lösungen, bereits vorhandene Ressourcen optimal zu nutzen. Die gängigsten Methoden sind hierbei eine Weiterbildung zur Führungskraft, ein individuelles Coaching sowie Seminare im Team. Ziel ist eine Weiterentwicklung des Personals, um bereits vorhandene Ressourcen optimal zu nutzen.
Personaleinsatzplanung:
Bei der Personaleinsatzplanung werden Aufgaben und Arbeitsbereiche in quantitativer sowie qualitativer Hinsicht bestimmten Mitarbeitern zugeordnet. Die Grundlage bildet hier eine möglichst genaue Übereinstimmung zwischen Anforderungsprofil und den Qualifikationen eines Mitarbeiters. Auch der kurz-, mittel- und langfristige Personalbedarf wird hierbei berücksichtigt.
Gegebenenfalls Planung der Personalfreisetzung:
Sind die oberen Schritte erfolgt, kann sich das Unternehmen für eine Personalfreisetzung entscheiden. Diesen Prozess versteht man im Allgemeinen unter Kündigung oder Personalabbau.
Arbeitsrechtliche Regelungen
Strebt ein Arbeitgeber eine Entwicklung in der personellen Struktur an, so ist vor Ermittlung der Werte der Betriebsrat zu informieren und zu beteiligen. Dieser hat zwar kein reelles Mitbestimmungsrecht, hat aber einen Anspruch auf Unterrichtung und Beratung inne.
Der Betriebsrat muss bei folgenden Themen informiert werden (Unterrichtung):
- Personalbedarf
- Personalbeschaffung
- Personalentwicklung
- Personaleinsatz
- Personalfreisetzung
- Personalkosten
Geregelt wird dieser Vorgang über das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG):
§ 92 Personalplanung
(1) Der Arbeitgeber hat den Betriebsrat über die Personalplanung, insbesondere über den gegenwärtigen und künftigen Personalbedarf sowie über die sich daraus ergebenden personellen Maßnahmen einschließlich der geplanten Beschäftigung von Personen, die nicht in einem Arbeitsverhältnis zum Arbeitgeber stehen, und Maßnahmen der Berufsbildung anhand von Unterlagen rechtzeitig und umfassend zu unterrichten. Er hat mit dem Betriebsrat über Art und Umfang der erforderlichen Maßnahmen und über die Vermeidung von Härten zu beraten.
(2) Der Betriebsrat kann dem Arbeitgeber Vorschläge für die Einführung einer Personalplanung und ihre Durchführung machen.
