Bewerbermanagementsystem

Welche Ziele umfasst das Bewerbermanagementsystem?

Eine solche Softwareapplikation verfolgt grundsätzlich zwei Ziele: Zum einen muss das System den Arbeitgeber unterstützen, indem der gesamte Prozess rund um das Recruiting neuer Mitarbeiter und die Qualität der Kandidaten angepasst sowie optimiert werden kann. Zum anderen soll der Bewerbungsprozess für den Kandidaten angenehm und effektiv gestaltet werden.

Recruiting-Prozess optimieren und Qualität der Einstellung steigern

Das Bewerbermanagementsystem (BMS) bietet Personaldienstleistern und Arbeitgebern die Möglichkeit, ihren individuellen Recruiting-Prozess zu optimieren und daraufhin ggf. anzupassen. Die HR-Lösung gewährleistet eine schnelle, fehlerfreie und simple Verwaltung sowie Verarbeitung der Bewerberdaten während dem Bewerbungs- und Einstellungsprozess. Gleiches gilt für die Bewerbungen. Für die Verarbeitung und Verwaltung der persönlichen Daten sind die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu beachten und einzuhalten. So können Recruiter effizient arbeiten und die Qualität der Kandidaten, die eingestellt werden, steigt. So lassen sich Zeit und Kosten einsparen.

Positives Erlebnis in der Candidate Experience erschaffen

Eine solche Software soll nicht nur den Arbeitgeber unterstützen, sondern auch den Kandidaten. Es hilft dabei, den Bewerbungsprozess in logische Schritte (die der Bewerber durchläuft) zu unterteilen und den gesamten Prozess für den Kandidaten so angenehm wie möglich zu gestalten. Hier steht der Bewerber im Fokus und alles ist darauf abgestimmt, dass dieser ein positives Gefühl gegenüber dem Unternehmen entwickeln kann. Erhält der Bewerber am Ende eine Absage, konnte aber im gesamten Bewerbungsprozess ein positives Gefühl entwickeln, so wird er auch zu einem späteren Zeitpunkt positiv an die Organisation denken. Das Erlebnis des Bewerbers hat sowohl Einfluss auf die Arbeitgebermarke als auch auf das gesamte Image des Unternehmens. Das heißt, die Bedeutung einer guten Candidate Experience sollten Personalverantwortliche nicht unterschätzen.

Welche Funktionen erfüllt ein gutes Bewerbermanagementsystem?

Ein gutes System bietet Personalern einen großen Umfang an verschiedenen Funktionen, die sich im Idealfall individuell anpassen lassen. Zu dem Funktionsspektrum gehören zum Beispiel

• Aufbau einer Datenbank der Talente (Talent Pool)
• Zugang zu den Profilen der Kandidaten
• Automatisiertes CV Parsing (Abgleich von Anforderungen und Qualifikationen der Kandidaten)
• Zugang für mehrere Nutzer
• Mobile Darstellung der Karriereseite und Stellenanzeige für den Recruiter und Kandidaten
• Auswahl verschiedener Sprachen
• Genehmigung und Ausschreibung einer Stelle
• Veröffentlichung der Stelle auf der eigenen Karriereseite
• Multiposting von Stellenanzeigen auf Jobportalen und Social-Media-Kanälen
• Eingang der Online-Bewerbung des Kandidaten
• Verfassen und Versand von Einladungen für das Vorstellungsgespräch
• Versand von Zu- oder Absage an den Bewerber
• Tool für Newsletter, Job-Alerts
• Tool zum Verfassen eines Empfehlungsschreibens

Checkliste – worauf gilt es bei einer HR-Lösung zu achten?

Sind Arbeitgeber oder Personaldienstleister an einer Software für ihr Bewerbermanagement interessiert, so gilt es, dabei auf einige Dinge zu achten:

Cloudbasierte Lösungen nutzen

Diese lassen sich schnell und ohne internen IT-Aufwand einrichten. Durch eine SaaS-Lösung (Software as a Service) sparen Unternehmen sowohl Geld, Zeit und andere Ressourcen. Vorteil dabei ist, dass auch kleine und mittelständische Unternehmen Zugang zu einer solchen HR-Software erhalten und dabei von einem großen Leistungsumfang profitieren. Voraussetzung für diese Bewerbermanagement-Software ist ein internetfähiges Endgerät. Oftmals stellen die Anbieter auch eine App für mobile Endgeräte zur Verfügung, sodass sich diese auch per Smartphone oder Tablet steuern und verwalten lässt.

Übersichtliche Nutzeroberfläche

Möchte der gesamte Leistungsumfang durch den Anwender genutzt werden, so ist ein klar strukturiertes und übersichtliches Dashboard eine wichtige Voraussetzung. Im Idealfall kann der Nutzer selbst das Dashboard an seine individuellen Bedürfnisse anpassen. Hat sich der Recruiter eingeloggt, so möchte er in der Regel kommende Termine, anstehende Aufgaben sowie neu eingegangene Bewerbungen auf einen Blick sehen.

Mobile Darstellung der Karriereseite sowie der Stellenausschreibung

Immer beliebter wird die Jobsuche über mobile Endgeräte wie Smartphone oder Tablet. Daher ist es umso wichtiger, dass sowohl die Karriereseite als auch die Stellenanzeige mobil einwandfrei angezeigt wird. Idealerweise wird alles auch im Corporate Design des Unternehmens ausgespielt.

Automatisches Auslesen der Bewerbungsunterlagen in den gängigen Dateitypen

Um die Arbeit für Personaler einfacher zu gestalten, sollten die Bewerbungsunterlagen automatisch ausgelesen werden. Hierbei ist vor allem der Lebenslauf wichtig. Die Software sollte im Stande sein, gängige Dokumententypen wie .doc, .pdf, und .jpg darstellen zu können.

Anzeigenschaltung über das Bewerbermanagementsystem

Die HR-Softwarelösung sollte über eine Schnittstelle zu Jobbörsen und weiteren Schaltkanälen wie Social Media oder Kleinanzeigen verfügen, sodass die Stellenanzeigen direkt übermittelt werden können. Das vereinfacht die Arbeit für Recruiter, da sie mit wenigen Klicks das Inserat sowohl auf der Karriereseite als auch auf allen relevanten Jobbörsen veröffentlichen können.

Kategorie: Personalrecruiting