Vorstellungsgespräch
Nachdem die Bewerbung in der HR-Abteilung eingegangen ist, wird diese von Recruitern gesichtet. Überzeugt die Bewerbung, erfolgt ein Vorstellungsgespräch, auch Bewerbungsgespräch oder Einstellungsgespräch genannt. Dieses findet in der Regel im Unternehmen selbst statt. Bei einem Vorstellungsgespräch hat der Jobsuchende die Möglichkeit, sich seinem potenziellen Arbeitgeber vorzustellen. Sein Ziel ist, das Unternehmen zu überzeugen, ihn als Arbeitnehmer einzustellen. Ein Bewerbungsgespräch dauert in der Regel zwischen 30 und 60 Minuten. An einem Gespräch nehmen meist der Personaler, der Abteilungsleiter und evtl. zukünftige Kollegen teil. Gibt es einen Betriebsrat, so kann dieser ebenfalls an dem Gespräch teilnehmen. Werden Bewerber mit körperlicher oder geistiger Einschränkung eingeladen, so nimmt die Schwerbehindertenvertretung an dem persönlichen Kennenlernen auch teil.
Welche Phasen hat das Vorstellungsgespräch?
In den ersten Sekunden des Kennenlernens entscheiden wir Menschen, ob wir jemanden sympathisch finden und ihm vertrauen. Die Kunst in einem Vorstellungsgespräch ist, die richtige Balance zwischen perfekter Selbstpräsentation und -darstellung und dem persönlichen Eindruck zu finden. Idealerweise in allen Phasen des Einstellungsgesprächs. Im Grunde genommen verlaufen fast alle Bewerbungsgespräche nach einem klassischen Muster ab. Unterteilt ist dieses in fünf Gesprächsphasen:
Phase 1: Smalltalk
Die erste Phase ist enorm wichtig, denn sie prägt den weiteren Verlauf des Einstellungsgesprächs. Zur Begrüßung nennen beide Seiten ihren Namen und schütteln sich die Hände. Dabei reicht stets der Ranghöchste die Hand zuerst. Beim Smalltalk wird meist nach der Anreise gefragt und ob man den Weg gut gefunden hat. Dabei beobachtet man sich gegenseitig und versucht seinen Gesprächspartner einzuschätzen. Hier spielen Kleidung, Körpersprache und Mimik eine wichtige Rolle, denn für den ersten Eindruck gibt es bekanntlich keine zweite Chance.
Smalltalk dient dazu, das Eis zu brechen, eine lockere Atmosphäre zu schaffen und die Aufregung der Bewerber zu mindern.
Phase 2: Kennenlernen
In dieser Phase möchte der Arbeitgeber den Kandidaten besser kennenlernen. Um das Vorstellungsgespräch zu öffnen, werden Fragen wie
- Stellen Sie sich kurz vor.
- Warum haben Sie sich bei uns beworben?
- Warum sollten wir Sie einstellen?
an den Bewerber gestellt.
Wichtig ist, dass der Lebenslauf nicht Punkt für Punkt runtergebetet wird, denn dieser ist den Gesprächspartnern bekannt. Bewerber haben hier viel mehr die Möglichkeit, die wichtigsten Qualifikationen, über die sie verfügen und die für den Job von Bedeutung sind, hervorzuheben. Die Selbstvorstellung kann zum Beispiel folgende Punkte enthalten:
- Herkunft
- Alter
- Studienfach (mit Schwerpunkt) und Name der Universität oder Hochschule
- Bisherige Berufserfahrung
- Motivation für den Job
Kandidaten sollten an dieser Stelle mit Fragen vom Personaler rechnen.
Phase 3: Vorstellung
In der dritten Phase stellt sich der Arbeitgeber vor. Hierbei wird das Unternehmen in seiner Struktur, den Produkten sowie Traditionen kurz umrissen. Auch über die Stelle, die es zu besetzen gilt, geht der Gesprächsführer kurz ein. Für Bewerber ist wichtig, dass sie hier ihre Konzentration hochhalten und nicht gelangweilt schauen. Dies signalisiert lediglich dem Personaler und den anderen Teilnehmern Desinteresse.
Phase 4: Rückfragen
In den vorangegangenen Phasen hatte meist die Arbeitgeberseite die Fragen gestellt. In der vierten Phase wendet sich dies und der Bewerber hat die Chance, offene Punkte und Fragen anzusprechen. Allerdings ist dieser Teil auch als Test zu verstehen, denn Personaler erkennen hier schnell, ob und wie intensiv sich der Kandidat mit dem Unternehmen auseinandergesetzt hat. Bewerber sollten daher auf jeden Fall Fragen stellen. Allerdings sind Rückfragen wie
- Ist das Betriebsklima gut?
- Wann kann ich den ersten Urlaub nehmen?
- Wie sind meine Aufstiegschancen?
an dieser Stelle nicht besonders geeignet und sollten daher unbedingt vermieden werden. In dieser Phase eignen sich Detailfragen zur ausgeschriebenen Position.
Phase 5: Abschluss
Das Bewerbungsgespräch neigt sich dem Ende zu und ist hoffentlich bisher gut verlaufen. Kandidaten sollten hier nochmal wichtige Punkte erfragen, falls diese noch nicht angesprochen wurden. Dazu gehören zum Beispiel
- Wie lange dauert der Auswahlprozess?
- Wann ist mit einer Antwort zu rechnen?
Sind diese Fragen geklärt, verabschieden sich beide Seiten und das Einstellungsgespräch ist beendet.
Die einzelnen Gesprächsphasen können auch variieren. Sie sind von den Antworten des Bewerbers sowie vom Gesprächsverlauf im Allgemeinen abhängig.
Was gehört in die Planung und Struktur eines Gesprächs?
Ein organisiertes Bewerbungsgespräch wirkt auf den Bewerber meist professioneller. Arbeitgeber können hier wesentliche Inhalte vorab definieren. Kandidaten wird ein Gefühl der Wertschätzung vermittelt, was wiederum zu einer positiven Candidate Experience beträgt. Dies stärkt auch die Arbeitgebermarke (Employer Branding). Bei der Vorbereitung gilt es folgendes zu beachten:
- Rahmenbedingungen: In welchem Raum findet das Interview statt? Muss der Raum vorher angefragt oder reserviert werden? Wann wird der Bewerber wo und von wem empfangen?
- Zeitplanung: Wie lange wird das Gespräch in etwa dauern? Wie viele Bewerber werden pro Tag erwartet?
- Teilnehmerplanung: Wer nimmt an dem Gespräch teil? Haben die beteiligten Personen zu den Gesprächen Zeit?
- Unternehmensvorstellung: Welche Informationen sollen vorgestellt werden? Welches Arbeitgeberimage soll vermittelt werden?
- Informationen zur Stelle: Welche Qualifikationen sind laut Anforderungsprofil relevant? Welche sollte der Kandidat unbedingt mitbringen und welche sind ein „Nice-to-have“?
- Bewerbungsunterlagen: Hat jeder Gesprächsteilnehmer die Bewerbung erhalten? Professioneller wirkt es, wenn die Unterlagen zum Zeitpunkt des Gesprächs vorliegen und nicht erst herausgesucht oder ausgedruckt werden müssen.
Auch für Bewerber gilt eine gründliche Vorbereitung auf das Gespräch. Dabei sollten die wichtigsten Informationen über den ausgeschriebenen Job im Kopf sowie offen Fragen notiert sein, damit diese im Einstellungsgespräch besprochen werden können.
Typische Fragen im Bewerbungsgespräch
Um sich auf ein Bewerbungsinterview vorzubereiten hilft es, das Ganze mit Bekannten oder Freunden zu üben. Unterteilt werden die Fragen in unterschiedliche Kategorien wie Gesprächsöffner, Fragen zur Motivation, Stärken-Schwächen-Profil, Kulturfragen / Fitting, Charakterfragen und Stress- und Spontaneitätsfragen.
Gesprächsöffner
- Erzählen Sie etwas über sich.
- Warum möchten Sie diesen Job?
- Warum sind Sie zu spät gekommen? (Provokative Frage)
Bewerbungsmotivation
- Warum wollen Sie Ihren bisherigen Job aufgeben?
- Was haben Sie an Ihrem vergangenen Job überhaupt nicht gemocht?
- Was denken Sie über Ihren letzten Chef?
- Was wissen Sie über unser Unternehmen?
Stärken-Schwächen-Profil
- Was sind Ihre Stärken? / Was sind Ihre Schwächen?
- Was ist Ihr größter Fehler und was haben Sie daraus gelernt?
- Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?
- Was sind Ihre Lebensträume?
Kulturfragen / Fitting
- Was hat Sie am meisten an diesem Unternehmen interessiert?
- Was wäre für Sie eine ideale Arbeitssituation?
- Welche Kultur bevorzugen Sie – unternehmerisch oder strukturiert?
- Was sind wichtige Eigenschaften einer guten / schlechten Führungskraft?
Charakterfragen
- Beschreiben Sie Ihren Charakter mit fünf Begriffen.
- Was war die schwerste Entscheidung, die Sie in den vergangenen drei Jahren treffen mussten?
- Wer hat Sie im Leben entscheidend geprägt? In welchem Zusammenhang?
- Welches Auto fahren Sie?
Stress- und Spontaneitätsfragen
- Wozu dient der Filz auf einem Tennisball?
- Wie oft überlappen sich die Uhrzeiger an einem Tag?
- Welche drei Dinge würden Sie auf eine einsame Insel mitnehmen?
- Was würden Sie tun, wenn Sie im Lotto gewinnen?