Onboarding ist zurzeit ein Trendthema in der HR-Szene. Warum eigentlich?
Jochen Kloft: Weil Onboarding für nachhaltige HR-Arbeit unabdingbar geworden ist. Aufgrund der großen Nachfrage nach Talenten und Professionals sind die Recruiting-Kosten vielerorts explodiert. Damit sich die hohen Investitionen lohnen, müssen Arbeitgeber neue Mitarbeiter frühzeitig ans Unternehmen binden. Der erste und vielleicht wichtigste Schritt dazu ist ein gutes Onboarding: Neue Kolleginnen und Kollegen fühlen sich von Anfang an wertgeschätzt und gewinnen dadurch Sicherheit. Ein angenehmer Nebeneffekt: Die Phase der Unproduktivität, die bei einer Neueinstellung niemals ausbleibt, wird durch eine strukturierte Einarbeitung drastisch verkürzt.
Sana Guist: Zusätzlich spielen die Generationen Y und Z eine Rolle, die seit einigen Jahren auf den Arbeitsmarkt drängen. Für jüngere Kandidaten ist die Zufriedenheit am Arbeitsplatz besonders wichtig. Und wie glücklich man im Job ist, hat viel mit dem Start in eine neue Anstellung tun: Je reibungsloser der funktioniert, desto besser ist das Bauchgefühl beim neuen Mitarbeiter. Umgekehrt ist die Absprungrate neuer Kolleginnen und Kollegen in den ersten 45 Tagen am höchsten.
Was genau zeichnet denn ein gutes Onboarding aus?
Jochen Kloft: Ich sehe vor allem drei Faktoren. Erstens: Gutes Onboarding beginnt schon vorm ersten Arbeitstag. Man spricht hier vom sogenannten Preboarding: Arbeitgeber sollten bereits nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrages eine Willkommens-E-Mail versenden, inklusive Infos zu Ansprechpartnern, der Parkplatzsituation, Dresscodes usw. Zweitens: Gutes Onboarding endet nicht schon nach der ersten Arbeitswoche, sondern erstreckt sich über das komplette erste Jahr einer Neuanstellung – bis zur vollständigen Integration des Mitarbeiters im Team. Und Drittens: Gutes Onboarding ist ein Gemeinschaftswerk von HR und Fachabteilung. Zusammen können sie neuen Kolleginnen und Kollegen jederzeit genau das Rüstzeug zur Verfügung stellen, das sie brauchen.
Sana Guist: Und das ist ganz schön komplex. Gutes Onboarding reicht von der Bereitstellung der notwendigen „Hardware“ – Computer, E-Mail-Zugänge, Visitenkarten – über die Vermittlung der Unternehmenskultur bis zur Zuteilung eines Mentors und zur Vernetzung des neuen Mitarbeiters mit anderen Teams. Darüber hinaus ist Feedback ein wichtiges Thema: Vorgesetzte sollten sich während sämtlicher Onboarding-Phasen immer wieder Zeit für den Austausch mit neuen Kollegen nehmen – und bei Bedarf auch sachliche Kritik üben. Nur so kann eine Zusammenarbeit langfristig erfolgreich sein.
Trotzdem ist die Einarbeitung in vielen deutschen Unternehmen mangelhaft …
Jochen Kloft: Das ist leider richtig. Es gibt Fälle, in denen ein neuer Mitarbeiter motiviert zu seinem ersten Arbeitstag ins Büro kommt – und sein Computer ist noch nicht einmal eingerichtet. Das hat in der Regel mit dem Tagesgeschäft zu tun: Oft fehlt es in den Fachabteilungen an Kapazitäten, um ein strukturiertes Onboarding zu etablieren.
Sana Guist: Man sagt ja: Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Insofern ist mangelhaftes Onboarding fatal: Die Quittung sind unzufriedene Mitarbeiter, frühe Kündigungen und schlechte Noten auf Arbeitgeberbewertungsportalen.
Onboarding-Software wie Appical soll nun alles besser machen. Wie das?
Jochen Kloft: Appical gibt Onboarding in vielen Unternehmen zum ersten Mal eine vernünftige Struktur. Es integriert sämtliche Prozesse, die für gutes Onboarding notwendig sind. Das macht es HR- und Fachabteilungen leicht, neue Mitarbeiter im Unternehmen willkommen zu heißen – bei überschaubarem Aufwand. Insbesondere die Preboarding-Funktionen von Appical helfen dabei, neue Mitarbeiter frühzeitig emotional zu binden, ihnen die Unternehmenskultur zu vermitteln und sie mit ihren Kollegen zu vernetzen. Und clevere Verwaltungsfunktionen machen auch den administrativen Aspekt von Onboarding deutlich effizienter.
Das heißt aber nicht, dass die Software Vorgesetzten die gesamte Arbeit abnimmt, oder?
Sana Guist: Nein, gutes Onboarding ist und bleibt eine Führungsaufgabe! Ob mit oder ohne App: Vorgesetzte müssen Onboarding unbedingt mitgestalten – zum Beispiel, indem sie Mentoren für neue Mitarbeiter auswählen und coachen, zeitliche Ressourcen bereitstellen und Onboarding-Prozesse zusammen mit der Personalabteilung überwachen und optimieren.
Jochen Kloft: Damit eine Onboarding-Software oder -App ihre volle Wirkung entfalten kann, muss im gesamten Unternehmen eine „Onboarding-Kultur“ gelebt werden – vom Management über HR bis zu jedem einzelnen Teamlead und Mitarbeiter. Die Implementierung eines Tools wie Appical sollte deshalb immer auch Anlass sein, um ein entsprechendes Mindset zu etablieren. Das mag manchmal anstrengend sein, lohnt sich aber: Unternehmen mit Onboarding-Programmen profitieren von einer schnelleren Produktivität neuer Kollegen, zufriedeneren Teams und langfristig erfolgreicher Personalarbeit!
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