Das erfahren Sie in diesem Artikel
In diesem Artikel erfahren Sie, warum kleine Unternehmen bei der Personalbeschaffung vor besonderen Herausforderungen stehen und wie passende HR-Software Recruiting- und Personalprozesse vereinfachen kann. Wir zeigen Ihnen:
- warum HR-Software gerade für kleine Unternehmen und KMU relevant ist
- welche Folgen ineffiziente Recruiting-Prozesse und lange Vakanzen haben können
- welche HR-Tools sich für kleine Unternehmen und Start-ups eignen
- welche Recruiting-Lösungen bei Stellenanzeigen, Anzeigenschaltung und Social Recruiting unterstützen
- welche weiteren HR-Management-Tools für kleinere Unternehmen infrage kommen
- anhand welcher Kriterien Sie eine passende HR-Software für Ihr Unternehmen auswählen können.
Acht von zehn kleinen Unternehmen haben Probleme bei der Personalbeschaffung
Der War for Talents hält Unternehmen aller Größen in Atem, wobei er kleinere Player deutlich stärker trifft als große. Laut einer Studie des Jobportals Stepstone finden 80 Prozent der Kleinunternehmen nur schwer passende Bewerber – das sind acht von zehn Arbeitgebern.
„Gerade für kleine Unternehmen ist die Suche nach Mitarbeitern angesichts immer stärkerer Personalengpässe eine zunehmende Herausforderung. Anders als große Unternehmen haben sie keine Personalabteilung. Stattdessen kümmert sich die Chefin oder der Chef zusätzlich darum”, resümiert Dr. Tobias Zimmermann, Arbeitsmarktexperte bei The Stepstone Group.
Herausforderungen bei der Wahl einer HR-Software für kleinere Unternehmen
Umso hilfreicher wäre eine passende Recruiting-Software. Aber auch hier stoßen kleine Betriebe schnell an Grenzen: Die meisten Systeme sind für die Bedürfnisse größerer Organisationen konzipiert. Für Kleinbetriebe sind sie in der Regel zu umfangreich und zu komplex und bieten Funktionen, die weit über das hinausgehen, was benötigt wird.
Das macht die jeweilige HR-Software zu einer kostspieligeren Angelegenheit als sie sein müsste. Auch wenn viele Funktionen gar nicht zum Einsatz kommen, müssen diese dennoch bezahlt werden. Gleichzeitig erfüllen die Tools spezifische Anforderungen nicht, die für Kleinbetriebe aber relevant wären. Eine HR-Software zu finden, die sowohl den finanziellen als auch funktionalen Bedürfnissen entspricht, ist daher für Kleinunternehmen eine immense Herausforderung.
Der Arbeitskräfteengpass in kleinen Unternehmen und seine Auswirkungen
Das ist mit viel Aufwand verbunden: Bewerber-Daten müssen zum Beispiel aus Outlook in Exceltabellen kopiert werden und nach dem Bewerbungsprozess wieder zuverlässig gelöscht werden – die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) lässt grüßen. In einer HR Management Software würde das alles automatisch vonstattengehen und nicht nur Fehler vermeiden, sondern auch enorm viel Zeit sparen.
KMU behelfen sich meist anderweitig. Statt in spezialisierten Tools wird in kleineren Firmen noch auf Papier oder in Programmen gearbeitet, die eigentlich gar nicht für die Personalbeschaffung gedacht sind: Word, Excel oder Outlook.
Keine HR-Software, keine Produktivität
Ohne angemessene HR-Software steigt automatisch die Time to Hire, ein besonders kritischer Faktor im Recruiting. Verzögerungen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter beeinträchtigen in jedem Unternehmen nachweislich die Produktivität, die Innovationskraft und das Wachstum, weil Aufgaben liegen bleiben. Bei KMU sind lange Vakanzen besonders kritisch. Denn im Gegensatz zu den Big Playern ist hier meist jede Rolle geschäftskritisch – je länger diese unbesetzt bleibt, desto schlechter und geschäftsschädigender ist es für einen Betrieb.
Nicht selten werden die Lücken, die durch unbesetzte Positionen entstehen, durch eine höhere Arbeitsbelastung bestehender Mitarbeiter kompensiert. Das ist auf Dauer allerdings keine gute Lösung. Früher oder später leidet die Motivation der Belegschaft. Damit steigt die Gefahr, dass Mitarbeiter abwandern und einen neuen Job suchen.
Die Konsequenzen für die Gesamtwirtschaft
Die Probleme in der Personalbeschaffung kleinerer Unternehmen betreffen aber nicht nur die eigene Wettbewerbsfähigkeit. Sie belasten aber auch die Gesamtkonjunktur. Kleinunternehmen tragen oft wesentlich zum Wirtschaftswachstum bei. Das gilt vor allem für die so genannten Hidden Champions. Das sind kleine und mittelständische Unternehmen, die oft unter dem Radar der Öffentlichkeit agieren, aber in ihrer Nische marktführend sind.
- Hidden Champions sind oft hochinnovativ und investieren signifikant in Forschung und Entwicklung. Diese Unternehmen treiben häufig technologische Neuerungen und Branchenstandards voran.
- Viele Hidden Champions sind stark exportorientiert und eröffnen dadurch internationale Märkte für ihre Produkte und Dienstleistungen. Dies stärkt die Handelsbilanzen ihrer Heimatländer.
- Die Unternehmen sind oft in ländlichen oder weniger entwickelten Regionen angesiedelt und tragen wesentlich zur regionalen Wirtschaftsentwicklung bei.
Welche HR Tools sind besonders für Start-Ups und KMU geeignet?
Doch es gibt auch gute Nachrichten: Dass die Bedeutung kleiner Betriebe nicht unterschätzt werden darf, scheint nach und nach in der Recruiting-Branche anzukommen. Jedenfalls haben erste Dienstleister und Lösungsanbieter reagiert und Softwareangebote für kleinere Betriebe auf den Markt gebracht. So manche Software für Kleinunternehmer ist sogar kostenlos, kann aber natürlich auch von größeren Arbeitgebern genutzt werden. Wir stellen Ihnen ein paar Innovationen vor.
Unsere Top 3: Liste an verfügbaren HR-Softwares für kleine Unternehmen
#1 Stellenanzeigen auf Knopfdruck schreiben lassen
Stellenanzeigen zu schreiben, ist zeitaufwendig und setzt texterisches Geschick voraus. Gerade Recruiter kleiner Unternehmen tun sich damit schwer, denn sie verfassen nicht täglich Jobinserate. Inzwischen gibt es kostenlose HR-Software Tools zur automatischen Erstellung von Stellenanzeigen. Den AI-Jobwriter zum Beispiel. Die Bedienung ist einfach und die Qualität der Ergebnisse hoch.
Und so funktioniert’s: Sie geben den Jobtitel für eine offene Stelle ein und die URL Ihrer Unternehmens- oder Karrierewebsite. Das Tool analysiert auf Knopfdruck die Inhalte des angegebenen Online-Auftritts. Aus diesen Daten und im Internet verfügbaren Informationen zum Jobtitel wird nun von der HR-Software automatisch eine Stellenanzeige generiert, die zu Ihrem Unternehmen passt und die Anforderungen eines Jobs beschreibt. Diese muss nur noch auf ihre Richtigkeit überprüft und kann bei Bedarf ergänzt und angepasst werden.
#2 Social Recruiting für das schmale Budget
Wir haben noch einen Tipp für eine spannende HR-Software für kleine Unternehmen in petto: Boosten Sie den Erfolg Ihrer Stellenanzeigen, indem Sie das gesamte Internet zu Ihrer Recruiting-Plattform machen! Mit dem SocialBOOST platzieren Sie Ihre Stellenanzeigen genau dort, wo sich Talente häufig und gerne aufhalten: in sozialen Netzwerken, auf zielgruppenrelevanten Websites und bei Google.
Auf diese Weise erweitern Sie Ihren Recruiting-Radius über Jobbörsen hinaus. Und das mit geringem Aufwand: Das System analysiert Ihre Stellenanzeige, definiert die zugehörigen Zielgruppen und spricht in sozialen Netzwerken genau die Nutzer an, die für Ihre Recruiting-Botschaft empfänglich sein könnten – vollautomatisiert. Einfacher geht’s nicht und auch der kleine Preis spricht für sich.
#3 Bewerbungen zentral und DSGVO-konform managen
Mehr Reichweite ist wichtig – doch mit dem Eingang der ersten Bewerbungen beginnt die eigentliche Arbeit. Lebensläufe landen im E-Mail-Postfach, Rückmeldungen werden in Excel notiert und der Fachbereich fragt, welche Kandidaten bereits kontaktiert wurden. Gerade in kleinen Unternehmen geht dabei schnell der Überblick verloren.
Hier setzt recruware an. Die kostenlose Recruiting-Software bündelt den gesamten Prozess in einem System: Unternehmen können Stellenanzeigen erstellen, sie auf passenden Kanälen veröffentlichen und eingehende Bewerbungen zentral verwalten. Der KI-gestützte Posting Advisor unterstützt bei der Auswahl aus mehr als 200 möglichen Recruiting-Kanälen.
Auch die Zusammenarbeit wird einfacher. Beteiligte Kollegen sehen jederzeit den aktuellen Stand, können Bewerbungen kommentieren und Entscheidungen gemeinsam vorbereiten. Automatische Löschfristen helfen außerdem dabei, Bewerberdaten DSGVO-konform zu verwalten. So entsteht ein klarer Prozess – ohne überfüllte Postfächer, parallel gepflegte Excel-Listen oder unnötige Medienbrüche.
Besonders interessant für kleine Unternehmen: recruware ist dauerhaft kostenlos und kann unabhängig von der Zahl der Nutzer oder offenen Stellen eingesetzt werden.
Sie wollen mehr über diese HR-Software für kleine Unternehmen erfahren? Wir beraten Sie gerne!
#4 Mobile Bewerbungshürden mit tap2job senken
Die Stellenanzeige wird gesehen und weckt Interesse – doch dann wartet ein langes Formular, das auf dem Smartphone kaum zu bedienen ist. Gerade bei schwer erreichbaren Zielgruppen kann eine solche Hürde aus einem Klick schnell einen Abbruch machen.
Mit tap2job können kleine Unternehmen einen mobil optimierten Bewerbungsprozess aufsetzen. Interessierte beantworten Schritt für Schritt einige ausgewählte Fragen, statt sich durch umfangreiche Formulare zu arbeiten. So lässt sich beispielsweise direkt abfragen, ob bestimmte Qualifikationen, Führerscheine oder Arbeitszeitwünsche vorhanden sind.
Unternehmen erhalten dadurch nicht nur mehr relevante Informationen, sondern können Bewerber*innen auch frühzeitig vorqualifizieren. Die Antworten laufen übersichtlich in einem Dashboard zusammen; Bestätigungs- und Follow-up-Nachrichten lassen sich automatisieren. Das reduziert manuelle Arbeit und sorgt dafür, dass Interessierte zeitnah eine Rückmeldung erhalten.
Besonders praktisch: Der Bewerbungsfunnel kann mit Social-Recruiting-Kampagnen, Stellenanzeigen oder QR-Codes verbunden werden. Damit wird aus Aufmerksamkeit ohne Umwege eine unkomplizierte Bewerbung.
Sie wollen mehr über diese HR-Softwares für kleine Unternehmen erfahren? Wir beraten Sie gerne!
Tool-Tipps für allgemeine HR-Software-Anwendungen
Falls Sie nach einer Software für kleinere Unternehmen suchen, mit der sich ergänzend zu den vorgestellten Recruiting-Tools weitere Bereiche des HR-Managements abdecken lassen, haben wir hier nachfolgend ein paar weitere Tool-Tipps:
#1 Zoho People
Zoho People bietet eine kostenlose Version sowie mehrere kostenpflichtige Tarife, deren Preis sich nach Nutzerzahl und Funktionsumfang richtet. Deshalb lässt sich kein allgemeingültiger Einstiegspreis für fünf Mitarbeitende nennen. Auf Capterra erreicht die Software derzeit durchschnittlich 4,4 von 5 Punkten bei 356 Bewertungen.
- Funktionalität: Digitale Verwaltung zentraler Personalprozesse vom Eintritt bis zum Austritt.
- Spezielle Module: Mitarbeiterdatenverwaltung, Abwesenheitsmanagement, Zeiterfassung und – je nach Tarif – Performance Management.
- Zusätzliche Features: Anpassbare Workflows sowie Verknüpfungen mit weiteren Anwendungen aus dem Zoho-Ökosystem.
#2 Factorial
Factorial ist laut Anbieter ab 8 Euro pro Nutzer und Monat erhältlich. Der tatsächliche Preis hängt von den ausgewählten Funktionen und dem individuellen Angebot ab. Auf Capterra erhält Factorial durchschnittlich 4,4 von 5 Punkten bei 317 Bewertungen.
- Funktionalität: Zentrale Plattform für Personal-, Zeit-, Talent- und Dokumentenmanagement.
- Spezielle Module: Abwesenheits- und Zeiterfassung, Onboarding und Offboarding, Recruiting sowie Performance Management.
- Zusätzliche Features: Elektronische Signaturen, Automatisierungen und individuell zusammenstellbare Funktionspakete.
#3 Kenjo
Kenjo ist laut der aktuellen Preisübersicht ab 5,40 Euro pro Mitarbeiter und Monat erhältlich. Abhängig vom gewählten Tarif und zusätzlichen Modulen können die tatsächlichen Kosten höher ausfallen. Auf Capterra erreicht die Software derzeit durchschnittlich 4,2 von 5 Punkten bei 56 Bewertungen.
- Funktionalität: Personalverwaltung mit besonderem Schwerpunkt auf operativen und nicht ausschließlich bügebundenen Teams.
- Spezielle Module: Zeiterfassung, Schichtplanung, Abwesenheitsmanagement, Personalverwaltung und Performance Reviews.
- Zusätzliche Features: Digitale Dokumentenverwaltung, Workflows, Berichte und ein optionales Recruiting-Modul.
Wie wählt man die richtige HR-Software aus?
Die vorgestellten HR-Software Tools für KMU vereinfachen Prozesse nachweislich schneller und erhöhen die Qualität im Recruiting und anderen Bereichen des HR-Managements. Allerdings ist es wichtig, bei der Auswahl einer HR-Software für Kleinunternehmen nichts dem Zufall zu überlassen.
Hier noch ein paar Tipps, wie Sie vorgehen sollten:
- Bedürfnisse analysieren: Zuerst sollten Sie die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens identifizieren. Welche HR-Prozesse sollen automatisiert oder verbessert werden? Geht es um Social Recruiting, Stellenanzeigenschaltung oder Bewerbermanagement?
- Budget festlegen: Bestimmen Sie, wie viel Ihr Unternehmen bereit ist, für eine HR-Software auszugeben. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch die Kosten für Implementierung, Schulung und laufenden Support.
- Marktübersicht: Recherchieren Sie verschiedene HR-Softwareoptionen. Achten Sie auf Produkte, die speziell für Kleinunternehmen entwickelt wurden.
- Funktionen bewerten: Vergleichen Sie die Funktionen der verschiedenen Softwareoptionen. Achten Sie darauf, dass die Software die benötigten Funktionen bietet, aber vermeiden Sie Überflüssiges. Das macht das System komplizierter und teurer.
- Benutzerfreundlichkeit: Wählen Sie eine Software, die benutzerfreundlich ist. Eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche erhöht die Akzeptanz bei den Mitarbeitern.
- Skalierbarkeit: Berücksichtigen Sie das zukünftige Wachstum Ihres Unternehmens. Die Software sollte flexibel genug sein, um mit Ihren sich ändernden Anforderungen zu wachsen.
- Integration mit anderen Systemen: Prüfen Sie, wie gut die Software sich in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren lässt, insbesondere in Bezug auf andere Geschäftssysteme wie Finanzbuchhaltung oder CRM.
- Sicherheit und Datenschutz: Achten Sie darauf, dass die Software den Datenschutzbestimmungen entspricht und Ihre Daten sicher verwaltet.
- Kundensupport und Schulung: Guter Kundensupport und Schulungsressourcen sind wichtig, um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihrer Investition herausholen.
- Bewertungen und Referenzen: Suchen Sie nach Kundenbewertungen und fragen Sie nach Referenzen, um einen realistischen Eindruck von der Software und dem Anbieter zu bekommen.
- Testversionen nutzen: Viele Anbieter bieten kostenlose Testversionen an. Nutzen Sie diese, um ein Gefühl für die Software zu bekommen, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.
- Langfristige Betrachtung: Denken Sie langfristig. Eine Software, die jetzt günstig erscheint, kann auf lange Sicht teurer sein, wenn sie nicht regelmäßig aktualisiert wird oder nicht den wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.
Oder: Sie fragen uns! Wir beraten Sie gerne weiter und geben Ihnen im Bereich Personalmarketing und Recruiting unser Wissen an die Hand! Wir sondieren den HR-Software-Markt permanent nach neuen Lösungen. Kontaktieren Sie uns gerne.
FAQs: Häufige Fragen zu HR-Software für kleine Unternehmen
Ab wie vielen Mitarbeitern lohnt sich eine HR-Software für kleine Unternehmen?
Eine feste Mindestgröße gibt es nicht. Entscheidend ist weniger die Anzahl der Mitarbeiter als der administrative Aufwand. Werden Bewerbungen, Mitarbeiterdaten, Abwesenheiten oder andere HR-Prozesse zunehmend manuell verwaltet, kann sich eine HR-Software auch für sehr kleine Unternehmen lohnen. Besonders relevant wird sie, wenn wiederkehrende Aufgaben viel Zeit beanspruchen oder Informationen an mehreren Stellen gepflegt werden müssen.
Wie lange dauert die Einführung einer HR-Software in einem kleinen Unternehmen?
Das hängt vom Funktionsumfang und von den bestehenden Prozessen ab. Ein schlankes, webbasiertes Tool für einzelne Aufgaben lässt sich häufig deutlich schneller einführen als eine umfassende HR-Management-Lösung. Müssen bestehende Mitarbeiterdaten übertragen, Schnittstellen eingerichtet und Beschäftigte geschult werden, sollte entsprechend mehr Zeit für die Einführung eingeplant werden.
Cloud oder lokale Installation: Was eignet sich für kleine Unternehmen besser?
Für kleine Unternehmen können cloudbasierte HR-Lösungen besonders interessant sein, weil häufig keine eigene technische Infrastruktur für den Betrieb der Software erforderlich ist. Updates und Wartung übernimmt in der Regel der Anbieter. Welche Variante besser geeignet ist, hängt jedoch von den individuellen Anforderungen an IT-Infrastruktur, Datenschutz, Integrationen und interne Prozesse ab.
Kann ein kleines Unternehmen mehrere HR-Tools miteinander kombinieren?
Ja. Statt einer umfassenden Komplettlösung können Unternehmen spezialisierte Tools für unterschiedliche Aufgaben einsetzen, beispielsweise für Recruiting, Stellenanzeigen oder andere HR-Prozesse. Wichtig ist dabei, auf mögliche Schnittstellen und einen möglichst reibungslosen Datenaustausch zu achten. Andernfalls können neue manuelle Arbeitsschritte oder doppelte Datenbestände entstehen.
Was sollte ein kleines Unternehmen vor dem Wechsel der HR-Software beachten?
Vor einem Wechsel sollte geklärt werden, welche Daten aus dem bisherigen System übernommen werden müssen, in welchem Format sie exportiert werden können und welche Schnittstellen die neue Lösung bietet. Außerdem sollten Verantwortlichkeiten, Zeitplan und mögliche Schulungen frühzeitig festgelegt werden. Bei personenbezogenen Daten sind zusätzlich die geltenden Datenschutzanforderungen zu berücksichtigen.
Welche laufenden Kosten können neben dem Preis der HR-Software entstehen?
Neben Lizenz- oder Nutzungsgebühren können beispielsweise Kosten für die Einrichtung, Datenmigration, zusätzliche Nutzer, Schnittstellen, Support, Schulungen oder kostenpflichtige Zusatzfunktionen entstehen. Deshalb sollten kleine Unternehmen bei einem Softwarevergleich nicht nur auf den angegebenen Einstiegspreis, sondern auf die voraussichtlichen Gesamtkosten achten.
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