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    HR-Software für kleine Unternehmen: Wir haben die Tooltipps 

    Es gibt unzählige innovative Services und Tools, die das Recruiting vereinfachen und die Qualität von Bewerbungen steigern. Für viele Recruiter sind sie die Wunderwaffe in Zeiten des Fachkräftemangels. Allerdings haben Dienstleister und Lösungsanbieter bei der Entwicklung der Tools meist größere Unternehmen im Blick. Kleine Betriebe haben oft das Nachsehen und behelfen sich mit Ausweichlösungen, die fehleranfällig und ineffizient sein können. Das hat erhebliche wirtschaftliche Auswirkungen. Doch es gibt inzwischen auch die ein oder andere HR-Software für kleine Unternehmen. Wir stellen Ihnen ein paar dieser Tools vor. 

    HR-Software für kleine Unternehmen: Wir haben die Tooltipps 

    Acht von zehn kleinen Unternehmen haben Probleme bei der Personalbeschaffung 

    Der War for Talents hält Unternehmen aller Größen in Atem, wobei er kleinere Player deutlich stärker trifft als große. Laut einer Studie des Jobportals Stepstone finden 80 Prozent der Kleinunternehmen nur schwer passende Bewerber – das sind acht von zehn Arbeitgebern.  

    „Gerade für kleine Unternehmen ist die Suche nach Mitarbeitern angesichts immer stärkerer Personalengpässe eine zunehmende Herausforderung. Anders als große Unternehmen haben sie keine Personalabteilung. Stattdessen kümmert sich die Chefin oder der Chef zusätzlich darum”, resümiert Dr. Tobias Zimmermann, Arbeitsmarktexperte bei The Stepstone Group. 

    Herausforderungen bei der Wahl einer HR-Software für kleinere Unternehmen 

    Umso hilfreicher wäre eine passende Recruiting-Software. Aber auch hier stoßen kleine Betriebe schnell an Grenzen: Die meisten Systeme sind für die Bedürfnisse größerer Organisationen konzipiert. Für Kleinbetriebe sind sie in der Regel zu umfangreich und zu komplex und bieten Funktionen, die weit über das hinausgehen, was benötigt wird.  

    Das macht die jeweilige HR-Software zu einer kostspieligeren Angelegenheit als sie sein müsste. Auch wenn viele Funktionen gar nicht zum Einsatz kommen, müssen diese dennoch bezahlt werden. Gleichzeitig erfüllen die Tools spezifische Anforderungen nicht, die für Kleinbetriebe aber relevant wären. Eine HR-Software zu finden, die sowohl den finanziellen als auch funktionalen Bedürfnissen entspricht, ist daher für Kleinunternehmen eine immense Herausforderung.  

    Der Arbeitskräfteengpass in kleinen Unternehmen und seine Auswirkungen 

    Das ist mit viel Aufwand verbunden: Bewerber-Daten müssen zum Beispiel aus Outlook in Exceltabellen kopiert werden und nach dem Bewerbungsprozess wieder zuverlässig gelöscht werden – die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) lässt grüßen. In einer HR Management Software würde das alles automatisch vonstattengehen und nicht nur Fehler vermeiden, sondern auch enorm viel Zeit sparen.  

    KMU behelfen sich meist anderweitig. Statt in spezialisierten Tools wird in kleineren Firmen noch auf Papier oder in Programmen gearbeitet, die eigentlich gar nicht für die Personalbeschaffung gedacht sind: Word, Excel oder Outlook. 

    Matthias Schröder, unser Chief Sales & Innovation Officer, hat dazu eine klare Meinung auf LinkedIn geäußert. Sehen Sie sich den Beitrag hier an.

    Keine HR-Software, keine Produktivität 

    Ohne angemessene HR-Software steigt automatisch die Time to Hire, ein besonders kritischer Faktor im Recruiting. Verzögerungen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter beeinträchtigen in jedem Unternehmen nachweislich die Produktivität, die Innovationskraft und das Wachstum, weil Aufgaben liegen bleiben. Bei KMU sind lange Vakanzen besonders kritisch. Denn im Gegensatz zu den Big Playern ist hier meist jede Rolle geschäftskritisch – je länger diese unbesetzt bleibt, desto schlechter und geschäftsschädigender ist es für einen Betrieb. 

    Nicht selten werden die Lücken, die durch unbesetzte Positionen entstehen, durch eine höhere Arbeitsbelastung bestehender Mitarbeiter kompensiert. Das ist auf Dauer allerdings keine gute Lösung. Früher oder später leidet die Motivation der Belegschaft. Damit steigt die Gefahr, dass Mitarbeiter abwandern und einen neuen Job suchen. 

    Die Konsequenzen für die Gesamtwirtschaft 

    Die Probleme in der Personalbeschaffung kleinerer Unternehmen betreffen aber nicht nur die eigene Wettbewerbsfähigkeit. Sie belasten aber auch die Gesamtkonjunktur. Kleinunternehmen tragen oft wesentlich zum Wirtschaftswachstum bei. Das gilt vor allem für die so genannten Hidden Champions. Das sind kleine und mittelständische Unternehmen, die oft unter dem Radar der Öffentlichkeit agieren, aber in ihrer Nische marktführend sind. 

    • Hidden Champions sind oft hochinnovativ und investieren signifikant in Forschung und Entwicklung. Diese Unternehmen treiben häufig technologische Neuerungen und Branchenstandards voran. 
    • Viele Hidden Champions sind stark exportorientiert und eröffnen dadurch internationale Märkte für ihre Produkte und Dienstleistungen. Dies stärkt die Handelsbilanzen ihrer Heimatländer. 
    • Die Unternehmen sind oft in ländlichen oder weniger entwickelten Regionen angesiedelt und tragen wesentlich zur regionalen Wirtschaftsentwicklung bei. 

    Welche HR Tools sind besonders für Start-Ups und KMU geeignet? 

    Doch es gibt auch gute Nachrichten: Dass die Bedeutung kleiner Betriebe nicht unterschätzt werden darf, scheint nach und nach in der Recruiting-Branche anzukommen. Jedenfalls haben erste Dienstleister und Lösungsanbieter reagiert und Softwareangebote für kleinere Betriebe auf den Markt gebracht. So manche Software für Kleinunternehmer ist sogar kostenlos, kann aber natürlich auch von größeren Arbeitgebern genutzt werden. Wir stellen Ihnen ein paar Innovationen vor. 

    Unsere Top 3: Liste an verfügbaren HR-Softwares für kleine Unternehmen 

    #1 Stellenanzeigen auf Knopfdruck schreiben lassen 

    Stellenanzeigen zu schreiben, ist zeitaufwendig und setzt texterisches Geschick voraus. Gerade Recruiter kleiner Unternehmen tun sich damit schwer, denn sie verfassen nicht täglich Jobinserate. Inzwischen gibt es kostenlose HR-Software Tools zur automatischen Erstellung von Stellenanzeigen. Den AI-Jobwriter zum Beispiel. Die Bedienung ist einfach und die Qualität der Ergebnisse hoch.  

    Und so funktioniert’s: Sie geben den Jobtitel für eine offene Stelle ein und die URL Ihrer Unternehmens- oder Karrierewebsite. Das Tool analysiert auf Knopfdruck die Inhalte des angegebenen Online-Auftritts. Aus diesen Daten und im Internet verfügbaren Informationen zum Jobtitel wird nun von der HR-Software automatisch eine Stellenanzeige generiert, die zu Ihrem Unternehmen passt und die Anforderungen eines Jobs beschreibt. Diese muss nur noch auf ihre Richtigkeit überprüft und kann bei Bedarf ergänzt und angepasst werden.  

    Sie wollen mehr über diese HR-Software für kleine Unternehmen erfahren? Wir beraten Sie gerne! 

    #2 Do it yourself: Personalbeschaffung im Self-Service 

    Nicht nur für die Erstellung, auch für die Schaltung von Stellenanzeigen gibt es neue Möglichkeiten. Wenn Recruiter kleiner Unternehmen Stellenanzeigen schalten möchten, tun sie sich damit oft schwer – sie sind schließlich keine Designer. Große Wettbewerber lassen sich gerne von professionellen Agenturen helfen, aber das ist mit hohen Kosten verbunden. Hier stoßen Personalabteilungen mit schmalen Budgets an ihre Grenzen. Die Lösung: Recruiting im Self-Service, zu Deutsch: Selbstbedienung. 

    Mit einem Self-Service-Tool wie JOBmenü kann jedermann Stellenanzeigen gestalten und schalten. Um das Tool zu nutzen, sind weder Vorkenntnisse noch die Installation einer Software erforderlich. Alle Funktionen sind webbasiert. Nach einer einmaligen Registrierung laden Recruiter ihr Firmenlogo hoch und erstellen über den Stellenanzeigen-Builder eine Anzeige in ihrem Wunschdesign. Dazu suchen sie sich aus verschiedenen Layoutvorschlägen den passenden aus. Farben und Schriften sind frei wählbar. 

    Nun nur noch Anzeigentexte einfügen und schon ist die Stellenanzeige fertig. Wem die Worte fehlen, dem hilft ein integrierter Textassistent weiter, der mittels Künstlicher Intelligenz automatisch Anzeigentexte erstellt – das alles ist kostenfrei. 

    Im nächsten Schritt geht es an die Schaltung der Stellenanzeige. Anwender wählen mit wenigen Klicks die Stellenportale aus, auf denen das Jobinserat geschaltet werden soll. Schalten Sie fertige Stellenanzeigen gratis zum Beispiel bei der Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit und in einem Traffic Network. Dieses umfasst über 100 Partnerseiten und -services. Darunter Google4Jobs, LinkedIn und Joblift. 

    Um eine noch größere Reichweite zu erzielen, können die selbstgestalteten Stellenanzeigen ergänzend auf rund 50 kostenpflichtigen Premium-, Fach- und Regionaljobbörsen wie StepStone, Monster, Indeed oder Stellenonline.de zu vergünstigten Preisen geschaltet werden.  

    Sie wollen mehr über diese HR-Software für kleine Unternehmen erfahren? Wir beraten Sie gerne! 

    #3 Social Recruiting für das schmale Budget 

    Wir haben noch einen Tipp für eine spannende HR-Software für kleine Unternehmen in petto: Boosten Sie den Erfolg Ihrer Stellenanzeigen, indem Sie das gesamte Internet zu Ihrer Recruiting-Plattform machen! Mit dem SocialBOOST platzieren Sie Ihre Stellenanzeigen genau dort, wo sich Talente häufig und gerne aufhalten: in sozialen Netzwerken, auf zielgruppenrelevanten Websites und bei Google. 

    Auf diese Weise erweitern Sie Ihren Recruiting-Radius über Jobbörsen hinaus. Und das mit geringem Aufwand: Das System analysiert Ihre Stellenanzeige, definiert die zugehörigen Zielgruppen und spricht in sozialen Netzwerken genau die Nutzer an, die für Ihre Recruiting-Botschaft empfänglich sein könnten – vollautomatisiert. Einfacher geht’s nicht und auch der kleine Preis spricht für sich.  

    Sie wollen mehr über diese HR-Software für kleine Unternehmen erfahren? Wir beraten Sie gerne! 

    Falls Sie nach einer Software für kleinere Unternehmen suchen, mit der sich ergänzend zu den vorgestellten Recruiting-Tools weitere Bereiche des HR-Managements abdecken lassen, haben wir hier nachfolgend ein paar weitere Tool-Tipps:

    #1 Zoho People  

    Zoho People ist ab 45,00 € pro Monat (für 5 Mitarbeiter) verfügbar. Laut Capterra, einer Plattform, die sich auf HR-Software-Vergleiche spezialisiert hat, hat das Tool eine durchschnittliche Bewertung von 4,4 von 5 möglichen Punkten​​. 

    • Funktionalität: Das Tool bietet grundlegende bis fortgeschrittene HR-Management-Funktionen.  
    • Spezielle Module: Mitarbeiterdatenverwaltung, Zeiterfassung und Leistungsbeurteilung.  
    • Zusätzliche Features: Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an verschiedene Unternehmensgrößen und -bedürfnisse.  

    #2 Factorial  

    Factorial ist ab 112,50 € pro Monat (für 15 Mitarbeiter) erhältlich. Es wird als befriedigend in Funktionsumfang und gut im Service bewertet – mit einer durchschnittlichen Bewertung von 4,4​​. 

    • Funktionalität: Bietet eine Reihe von HR-Management-Funktionen, allerdings mit einem etwas eingeschränkteren Funktionsumfang.  
    • Spezielle Module: Beinhaltet Funktionen wie Abwesenheitsmanagement und Leistungsbeurteilung.  
    • Zusätzliche Features: Fokus auf Effizienz und Benutzerfreundlichkeit.  

    #3 Kenjo  

    Kenjo bietet ab 27,00 € pro Monat (für 5 Mitarbeiter) gute Funktionen und befriedigenden Service – mit einer durchschnittlichen Bewertung von 4,0​​. 

    • Funktionalität: Gute Basisfunktionalität für verschiedene HR-Prozesse.  
    • Spezielle Module: Beinhaltet unter anderem Funktionen für Performance Management und Mitarbeiterengagement.  
    • Zusätzliche Features: Benutzerfreundliche Oberfläche und einfache Integration in bestehende Prozesse. 

    Wie wählt man die richtige HR-Software aus? 

    Die vorgestellten HR-Software Tools für KMU vereinfachen Prozesse nachweislich schneller und erhöhen die Qualität im Recruiting und anderen Bereichen des HR-Managements. Allerdings ist es wichtig, bei der Auswahl einer HR-Software für Kleinunternehmen nichts dem Zufall zu überlassen.  

    Hier noch ein paar Tipps, wie Sie vorgehen sollten: 

    • Bedürfnisse analysieren: Zuerst sollten Sie die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens identifizieren. Welche HR-Prozesse sollen automatisiert oder verbessert werden? Geht es um Social Recruiting, Stellenanzeigenschaltung oder Bewerbermanagement?  
    • Budget festlegen: Bestimmen Sie, wie viel Ihr Unternehmen bereit ist, für eine HR-Software auszugeben. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch die Kosten für Implementierung, Schulung und laufenden Support.  
    • Marktübersicht: Recherchieren Sie verschiedene HR-Softwareoptionen. Achten Sie auf Produkte, die speziell für Kleinunternehmen entwickelt wurden.  
    • Funktionen bewerten: Vergleichen Sie die Funktionen der verschiedenen Softwareoptionen. Achten Sie darauf, dass die Software die benötigten Funktionen bietet, aber vermeiden Sie Überflüssiges. Das macht das System komplizierter und teurer.  
    • Benutzerfreundlichkeit: Wählen Sie eine Software, die benutzerfreundlich ist. Eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche erhöht die Akzeptanz bei den Mitarbeitern.  
    • Skalierbarkeit: Berücksichtigen Sie das zukünftige Wachstum Ihres Unternehmens. Die Software sollte flexibel genug sein, um mit Ihren sich ändernden Anforderungen zu wachsen.  
    • Integration mit anderen Systemen: Prüfen Sie, wie gut die Software sich in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren lässt, insbesondere in Bezug auf andere Geschäftssysteme wie Finanzbuchhaltung oder CRM.  
    • Sicherheit und Datenschutz: Achten Sie darauf, dass die Software den Datenschutzbestimmungen entspricht und Ihre Daten sicher verwaltet.  
    • Kundensupport und Schulung: Guter Kundensupport und Schulungsressourcen sind wichtig, um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihrer Investition herausholen.  
    • Bewertungen und Referenzen: Suchen Sie nach Kundenbewertungen und fragen Sie nach Referenzen, um einen realistischen Eindruck von der Software und dem Anbieter zu bekommen.  
    • Testversionen nutzen: Viele Anbieter bieten kostenlose Testversionen an. Nutzen Sie diese, um ein Gefühl für die Software zu bekommen, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.  
    • Langfristige Betrachtung: Denken Sie langfristig. Eine Software, die jetzt günstig erscheint, kann auf lange Sicht teurer sein, wenn sie nicht regelmäßig aktualisiert wird oder nicht den wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. 

    Oder: Sie fragen uns! Wir beraten Sie gerne weiter und geben Ihnen im Bereich Personalmarketing und Recruiting unser Wissen an die Hand! Wir sondieren den HR-Software-Markt permanent nach neuen Lösungen. Kontaktieren Sie uns gerne. 

    Bildquelle: canva.com