Welche Aufgaben beinhaltet die Personalverwaltung?
Wie eingangs erwähnt, befasst sich die Personalverwaltung mit allen personellen transaktionalean und administrativen Prozessen. Transaktionale Prozesse meinen hier die Übermittlung von Daten an externe Stellen (beispielsweise an das Finanzamt im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung).
Je nach Unternehmensgröße kann sich das Aufgabenfeld etwas verschieben, allerdings bleibt es in der Regel bei den klassischen Aufgaben:
- Abwicklung
Hier werden zum Beispiel Personalzugänge, Personalveränderungen, Versetzungen, Beförderungen und Personalabgänge erfasst. Die Personalverwaltung muss dabei alle administrativen Erfordernisse ausführen. - Information
Information meint an dieser Stelle die kurzfristige Bereitstellung aktueller Daten über einzelne Mitarbeiter, zum Beispiel die Herausgabe einer Personalakte. Hierzu können Personalinformationssysteme zu Hilfe genommen werden. - Abrechnung
Hierunter fallen beispielsweise Reisekostenabrechnungen, Werksverkäufe und Geschäftsessen. Die Mitarbeiter der Personalverwaltung müssen diese an die Buchhaltung weitergeben und deren Bearbeitung veranlassen. - Überwachlung
Bei dieser Aufgabe werden beispielsweise Fehlzeiten, die Fluktuation oder Urlaubszeiten erfasst und kontrolliert. - Meldung
Das Ausfüllen und die Abgabe von Meldebescheinigungen an die zuständigen Ämter ist ebenfalls Aufgabe der Personalverwaltung. Hierunter fallen beispielsweise Lohnnachweise für Berufsgenossenschaften, Lohnsteueranmeldungen, Entgeltnachweise an die Sozialversicherungen oder IHK-Meldungen. - Schutz des Personals
Unter anderem wird an dieser Stelle sichergestellt, dass der Datenschutz gemäß der aktuellen Rechtslage eingehalten wird
Der Datenschutz und die Personalverwaltung: Was gilt es zu beachten?
Im Mai 2018 ist die neue Datenschutznovelle (EU-DSGVO) in Kraft getreten, diese gilt für die 27 EU-Mitgliedsstaaten. Verstößt ein Unternehmen gegen die neue Datenschutzverordnung, so drohen noch höhere Bußgelder als zuvor: Fällig wird der jeweils höhere Betrag – entweder bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des globalen Umsatzes des Unternehmens.
In den Vorgängen der Personalverwaltung ist der Datenschutz ein äußerst wichtiges Thema, da die Rechtskonformität gewährleistet sein muss. Die Sachbearbeiter im Personalwesen tragen hier also eine große Verantwortung.
Die wichtigsten Stichpunkte zur Datenschutzverordnung:
- Ein Mitarbeiter darf auf Nachfrage erfahren, welche Daten über ihn gespeichert und inwiefern diese verarbeitet werden.
- Außerdem darf er verlangen, dass ihm eine Kopie sämtlicher über ihn gespeicherter Daten vorgelegt wird.
- Werden personenbezogene Daten nicht mehr benötigt, müssen sie gelöscht werden.
- Sollen persönliche Daten gespeichert bzw. verarbeitet werden, so muss der Mitarbeiter zustimmen.
- Tritt der Fall eines Datenverlustes ein, so muss der Arbeitgeber so schnell wie möglich, zwingend aber binnen 72 Stunden, seiner behördlichen Meldepflicht nachkommen.
Digitalisierung im Personalwesen
Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung werden viele Vorgänge von intelligenten Programmen automatisch ausgefüllt. Einige Softwarehersteller bauen inzwischen standardmäßig Funktionen ein, die die automatisierte Löschung nicht mehr relevanter Daten garantieren.
Eine gute Option für die Personalabteilung ist eine externe Dienstleistung in Form von Cloud-Anwendungen. Diese kosten keinen Speicherplatz auf firmeninternen Rechnern und die Daten können auf Servern liegen, die in einem Rechenzentrum stehen. Wichtig bei der Auswahl eines solchen Anbieters ist allerdings, dass dieser eine Datenschutz-Zertifizierung nach DSGVO nachweisen kann, zum Beispiel die „TCDP Trusted Cloud Datenschutz-Profil für Cloud-Dienste“.
Der Standort des gehosteten Servers ist auch von immenser Bedeutung: Steht dieser zum Beispiel in den USA, darf jeder Staat ohne richterliche Verfügung auf den Server zugreifen. Dies gilt nicht nur für Unternehmen in den USA, sondern auch für europäische Tochtergesellschaften von US-Firmen. Die zuständigen Personen sollten unbedingt darauf achten, dass sich die Server des Softwaredienstleisters in Europa befinden – ein Standort außerhalb Europas bzw. der EU-Mitgliedsstaaten ist nicht DSGVO-konform!
Automatisierte Datenübertragung an Behörden
Die automatisierte Datenübertragung ist in vielen Belangen eine Erleichterung für die Verwaltung. Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt und abgeheftet oder verschickt werden, sondern können bequem per Knopfdruck abgelegt oder übermittelt werden.
Dies ist nicht nur eine zeitliche Ersparnis, auch die Umwelt wird durch die enorme Einsparung von Papier geschont.
Die häufigsten Vorgänge an dieser Stelle sind:
- Lohnabrechnungen
- Urlaubsverwaltung
- Arbeitszeiterfassung inkl. Überstunden
- Ausfallzeiten aufgrund von Krankheit, Mutterschutz, Elternzeit etc.
- Daten zur Fluktuation
Digitale Personalakte
Diese ist im computergestützten Personalmanagement eine der beliebtesten Funktionen. In dieser werden unter anderem folgende Daten gespeichert:
- Bewerbungsdokumente
- Arbeitsvertrag
- Abmahnungen
- Arbeitszeugnisse
- Veränderungen, die die Stelle betreffen (Beförderung etc.)
Einblick in die Personalakte erhalten alle zugriffsberechtigen Personen (wie zum Beispiel der entsprechende Mitarbeiter oder der Betriebsrat). Die digitale Personalakte bietet einige Vorteile: So entfallen Wartezeiten, da mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten können und auch verbraucht die digitale Version keinen Platz in Form eines Archives.
