Was gilt es zu beachten?
Aus Sicht des Arbeitsrechts müssen alle Unterlagen in der Personalakte ein objektives Bild des Arbeitnehmers sowie seiner Leistungen widerspiegeln. Viele Angestellte wissen nicht, dass sie ein Recht auf Einsicht haben, geregelt ist dies im § 83 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG).
Nimmt der Arbeitnehmer dieses Recht wahr und stellt dabei fest, dass zum Beispiel ungerechtfertigte Abmahnungen abgelegt sind, so kann er die Entfernung des Dokuments aus der Akte verlangen. Im Rahmen der Fürsorgepflicht ist der Arbeitgeber dazu angehalten, diesem Wunsch nachzugehen. Abmahnungen sind in der Regel nach zwei Jahren wieder zu entfernen.
Was gehört in eine Personalakte und was nicht?
Ebenso wie die Form ist auch nicht der Inhalt einer Akte über die Beschäftigten (ausgenommen für Beamte) nicht gesetzlich geregelt. Somit kann das Unternehmen selbst darüber bestimmen, welche Unterlagen in die Akte aufgenommen werden. Dabei ist zu beachten, dass nur Dokumente und Einträge vorhanden sein dürfen, die für das bestehende Arbeitsverhältnis relevant sind. Zu den Inhalten gehören somit
- Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse)
- Persönliche Daten (Name, Anschrift)
- Führungszeugnisse
- Arbeitsvertrag
- Allgemeiner Schriftwechsel
- Angaben zur Sozialversicherung
- Krankenkasse
- Steuerunterlagen
- Abmahnungen (können wieder gelöscht werden)
- Führerscheine
- Vermerke über genehmigte Nebentätigkeiten
- Vereinbarungen zur Elternzeit
- Kündigungsschreiben
- Arbeitszeugnis
Weder Auflistungen über Krankheitstage und Abwesenheiten eines Beschäftigten noch psychologische Gutachten dürfen Arbeitgeber, ohne ausdrückliche Einwilligung des Mitarbeiters, in einer Personalakte ablegen. Weitere Inhalte, die nicht in eine solche Akte gehören:
- Inhalte zu den Social-Media-Accounts des Mitarbeiters
- Ärztliche Unterlagen
- Sexuelle Vorlieben
- Private Vorlieben
Welche Rechte und Pflichten hat der Arbeitgeber in Bezug auf die Personalakte?
Im Arbeitsrecht sind sowohl Rechte als auch Pflichten festgehalten, die bei der Erstellung und Pflege einer Personalakte entstehen. Diese betreffen sowohl den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer. Im beiderseitigen Interesse legt ein Unternehmen meist eine Akte an, verpflichtet ist es allerdings dazu nicht.
Folgendes ist dabei zu beachten:
- Alle Personalakten sind sorgfältig aufzubewahren.
- Der Zugriff ist auf wenige Mitarbeiter zu beschränken.
- Den Inhalt dieser Akten ist vertraulich zu behandeln.
- Die Weitergabe an Dritte und somit Unbefugte ist zu verbieten.
- Der Datenschutz bei elektronischen Personalakten ist zu gewährleisten und einzuhalten.
Ansprüche des Arbeitnehmers
Auch die Ansprüche eines Arbeitnehmers sind im Betriebsverfassungsgesetz festgehalten. Demnach darf ein Beschäftigter folgendes:
- Zu jeder Zeit und ohne Grund seine Personalakte im Gesamten einsehen.
- Notizen sowie Kopien bestimmter Bestandteile anfertigen.
- Ist das Arbeitsverhältnis beendet, bleiben die Rechte weiterhin bestehen.
- Falsche und/oder unrichtige Angaben aus der Akte entfernen.
- Änderungen oder Löschungen von Behauptungen, die nicht der Wahrheit entsprechen oder falsch sind, im äußersten Fall vor Gericht geltend machen.
Der Datenschutz und die Personalakte
Die Personalakte enthält sehr vertrauliche und personenbezogene Daten, daher unterliegt sie den Vorgaben des europäischen Datenschutzes. Im Mai 2018 trat eine Neuregelung der europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSVGO) in Kraft. Die DSGVO stärkt die Rechte des Arbeitnehmers. Die Regelungen des Datenschutzes sind bei Personalakten zu beachten, die sowohl händisch als auch digital geführt werden. Wird die DSGVO nicht beachtet, so drohen dem Unternehmen hohe Strafen. Unternehmen können dabei zu einem Bußgeld verurteilt werden, welches bis zu 20 Mio. Euro oder vier Prozent des globalen Umsatzes umfasst.
Der Arbeitnehmer muss ausdrücklich damit einverstanden sein, dass seine Daten erhoben, gespeichert sowie übermittelt werden. Ebenso ist ein Datenschutzbeauftragter laut des Datenschutzgesetzes dann vom Arbeitgeber bereitzustellen, wenn die Daten von mehr als zehn Beschäftigten über einen automatisierten Prozess verarbeitet werden. Werden die Personalakten in anderer Form geführt, so muss ab 20 Mitarbeitern ein Datenschutzbeauftragter gestellt werden.
