Wozu dient das Benchmarking?
Ursprünglich war das Benchmarking nur in großen Konzernen ein Thema. Doch mittlerweile wird es in den unterschiedlichsten Bereichen, unabhängig von der Größe des Unternehmens, eingesetzt und umfasst sowohl Dienstleistungen als auch Produktionen.
Beim Benchmarking geht es darum, sich ein Vorbild an den besten Konkurrenten zu nehmen und von diesen zu lernen. Die aktuelle Situation des eigenen Unternehmens soll durch bestimmte Key Performance Indicators (KPI) analysiert werden. Diese stellen Schlüsselgrößen dar, welche die unternehmerischen Leistungen widerspiegeln. Ziel der Analyse ist, Lösungen für eine bessere Arbeitsleistung zu finden. Dabei soll die Konkurrenz aber nicht kopiert werden. Vielmehr geht es darum, sich kontinuierlich zu verbessern und sich so den Spitzenreitern im Wettbewerb anzunähern.
Welche Formen gibt es im Benchmarkings?
Je nachdem, welche Vergleichswerte für die Gegenüberstellung herangezogen werden, lassen sich unterschiedliche Arten des Benchmarkings definieren:
Kompetitiv
Beim kompetitiven Benchmarking handelt es sich um einen konkurrenzbezogenen Vergleich. Hierbei werden die Stärken und Schwächen der besten Unternehmen aus derselben Branche analysiert und mit den eigenen verglichen.
Funktional
Beim funktionalen Benchmarking hingegen findet eine Gegenüberstellung mit einem funktional ähnlich aufgestellten, jedoch nicht im Wettbewerb stehenden, Betrieb statt. Die Analyse muss also nicht zwingend innerhalb einer Branche durchgeführt werden. Auch branchenübergreifend können Prozesse der Konkurrenz, wie z. B. die Jahresabschlusserstellung, den eigenen gegenübergestellt werden.
Intern
Neben diesen beiden Varianten des externen Benchmarkings gibt es auch einen internen Benchmark-Vergleich. Dabei werden beispielsweise verschiedene Filialen oder Abteilungen miteinander verglichen. Darin unterscheidet es sich von einer herkömmlichen Wettbewerbsanalyse.
Wie funktioniert Benchmarking?
Benchmarking ist eine der effektivsten Methoden, um funktionierende Prozesse und erprobtes Wissen von anderen Unternehmen in das eigene zu integrieren, da sich diese in der Praxis bereits als effizient erwiesen haben.
Um herauszufinden, wo Optimierungspotenzial besteht, werden verschiedene Kennzahlen zur Ermittlung der Leistungslücke herangezogen. Diese konzentrieren sich auf die Beantwortung folgender Fragen:
- In welchen Bereichen ist die Konkurrenz stark?
- Was macht die Konkurrenz besser als wir?
- Welche aktuellen Trends bieten uns Vorteile?
- Was muss geändert werden, damit wir uns verbessern?
Sobald durch Beantwortung dieser Fragen ein Verbesserungspotenzial identifiziert wurde, wird versucht, die Lücke zum verglichenen Best-Practice-Unternehmen systematisch zu schließen. Dabei geht es nicht bloß um eine einmalige Untersuchung, sondern um kontinuierliche Vergleiche der Key Performance Indikatoren.
Neben der Ermittlung von Methoden zur Leistungssteigerung kann das Benchmarking auch anderweitig eingesetzt werden. So können durch eine Gegenüberstellung der aufkommenden Kosten auch die Ausgaben des eigenen Unternehmens eingeordnet und infolgedessen optimiert werden. Zudem kann es dabei helfen, die Ideenfindung sowie den Erfahrungsaustausch im Unternehmen zu fördern.
Welche Phasen hat der Benchmark-Vergleich?
Für einen erfolgreichen Benchmarking-Vergleich sind vier Schritte notwendig, die von der Planung über das Sammeln und Analysieren von Daten bis hin zur Umsetzung gehen.
Schritt 1: Planen und Ziel setzen
Im ersten Schritt gilt es herauszufinden, welches Problem besteht und dieses möglichst genau zu beschreiben. Dies bildet die Basis für die kommenden Schritte. Es eignet sich auch die altbewährte SWOT-Analyse, denn dabei werden die Stärken und Schwäche genauer unter die Lupe genommen. Die Voranalyse ist an dieser Stelle sehr wichtig. Die folgenden Fragen unterstützen in diesem Schritt:
- Was genau ist die Problematik?
- Welche Kennzahlen sollten bei der genannten Problematik betrachtet werden?
- Wie ist der aktuelle Stand dieser Kennzahlen?
Schritt 2: Daten zusammentragen
Der zweite Schritt beschäftigt sich mit dem Daten sammeln, sowohl vom eigenen Unternehmen als auch von den Unternehmen, mit denen man sich vergleichen möchte. Die internen Daten sind leicht zu beschaffen, da sie aus dem eigenen Unternehmen stammen, anders ist es bei den Mitbewerberdaten. Hier helfen Geschäftsberichte oder verschiedene Datenbanken und Tools. Der Mitbewerber, der die besten Ergebnisse aufzeigt, wird mit den eigenen Daten verglichen, um Unterschiede zu erkennen und konkrete Maßnahmen zur Verbesserung zu entwickeln.
Schritt 3: Daten analysieren
Die Daten, die im vorherigen Schritt zusammengetragen wurden, werden nun im Detail aufbereitet. Mithilfe des Vergleichs, wird herausgefunden welche Prozesse bzw. Vorgehensweise beim Mitbewerber besser laufen. Anschließend ist es hilfreich einen Katalog mit allen Maßnahmen aufzulisten, die konkrete Schritte sowie To-Dos enthalten. Werden diesen abgearbeitet, kann die eigene Positionierung gegenüber der Konkurrenz verbessert werden.
Schritt 4: Maßnahmen umsetzen
Im vierten und letzten geht es an die praktische Umsetzung der festgehaltenen Maßnahmen. Jede Maßnahme muss dabei individuell auf das Unternehmen angepasst werden und auch regelmäßig überprüft sowie ggf. angepasst werden.
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Welchen Herausforderungen stehen dem Benchmarking gegenüber?
Durch den Vergleich über einen Benchmark können Unternehmen ihre Position im Markt besser einschätzen. Doch nicht immer lässt sich dadurch eine Lösung für das Problem finden, welches durch das Benchmarking behoben werden soll. Meist gibt es kein Vergleichsunternehmen, das in Leistung und Größe genau dem eigenen entspricht.
Beim externen Benchmarking ist es oft schwer, an die notwendigen Kennzahlen der anderen Unternehmen heranzukommen. Hier müssen gegebenenfalls externe Beratungen, die Kenntnisse über verschiedene Unternehmen haben, angefragt werden. Zudem beschränkt sich der Benchmark-Vergleich auch oft nur auf einzelne Kennzahlen, was einen sinnvollen Betriebsvergleich erschwert.
Die größte Herausforderung ist es, eine akkurate Analyse aufzustellen. Die zu prüfenden Key Performance Indicators müssen gezielt ausgewählt werden, damit sie auch Aussagekraft über das haben, was gemessen werden soll. Wird dies nicht beachtet, so kann man schnell zu falschen Schlussfolgerungen gelangen.
Zudem gilt es, sich den Unterschied zwischen Korrelation und Kausalität klar zu machen. Produziert ein Schokoladenhersteller beispielsweise 15 % mehr Schokolade in der Stunde und besitzt zudem auch 15 % mehr Angestellte in der Produktion, so stehen diese Faktoren zwar in einer wechselseitigen Beziehung miteinander, aber nicht zwangsweise in Verbindung mit der Ursache der höheren Leistung.
Fazit
Wichtig ist es, die Methoden der Vergleichsunternehmen, die sich als effektiv erwiesen haben, nicht einfach blind zu kopieren und selbst anzuwenden. Stattdessen muss genau geprüft werden, ob diese Lösungen auch sinnvoll für das eigene Unternehmen sein könnten und wie sie sich am besten implementieren lassen. Denn ihr Erfolg bei der Konkurrenz bedeutet nicht zwingend, dass die Methoden auch im eigenen Betrieb erfolgreich sind.
Soll also eine Anpassung der Unternehmensprozesse stattfinden, sollte sichergestellt werden, dass zuvor eine systematische Analyse durchgeführt wird. Dabei ist es oft sinnvoll, sich externe Unterstützung mit spezifischem Know-how zu holen. Denn sonst kann es passieren, dass man aufgrund einer fehlerhaften Analyse Prozesse, die eigentlich gut waren, zu ihrem Nachteil verändert.
