Was ist ein Bewerbermanagementsystem und wann lohnt es sich?

Die Einführung neuer Features ist oft der Moment, in dem sich zeigt, wohin sich ein Produkt entwickelt. Bei recruware ist genau das gerade passiert: Mit gleich drei neuen KI-gestützten Funktionen – von der automatisierten Anzeigenerstellung über intelligentes Matching bis hin zur datenbasierten Stellenanzeigenschaltung – setzt das Tool bewusst auf Effizienz statt Komplexität.

In einem Markt, in dem viele Bewerbermanagementsysteme (ATS) immer umfangreicher, schwerfälliger und kostenintensiver werden, wirkt dieser Ansatz fast wie ein Gegenentwurf. Wir haben mit Dirk Kümmerle, Gründer von recruware, über die Idee hinter dem System, den bewussten Verzicht auf Lizenzgebühren und die Rolle von KI im Recruiting-Alltag gesprochen – und darüber, warum weniger Features manchmal genau das sind, was Recruiter wirklich weiterbringt.

Viele ATS werden immer komplexer – und teurer. Warum geht ihr mit recruware ganz bewusst den umgekehrten Weg?

Dafür gibt es zwei Gründe: Erstens sind die meisten ATS gerade für Unternehmen, die nicht 30, 40 oder 50 Stellen im Jahr zu besetzen haben, viel zu komplex geworden. Als Recruiting-Verantwortlicher in einem mittleren Unternehmen ist die Personalsuche häufig eine von vielen Aufgaben. Da will man sich nicht in ein komplexes ATS reinfuchsen, sondern wie bei einem Carsharing-Auto „einsteigen und losfahren“. Genau das bieten wir: Alles, was man braucht, aber keinen unnötigen Schnickschnack.

Und zweitens: Was für viele Anwender in Zeiten eines enormen Kostendrucks wahrscheinlich ein enormes Argument ist – recruware erhebt keine Lizenzgebühren, richtig?
Genau! Lizenzgebühren sind in Zeiten von AI immer weniger zeitgemäß. Warum sollte ich z. B. für die Monate Januar, Februar, März Lizenzgebühren zahlen, wenn ich erst im April Stellen zu besetzen habe? Das Gleiche gilt für Features. Warum für ein bestimmtes Feature ein Upgrade bezahlen, wenn man als Software dieses Feature dank AI mit wenig Aufwand bauen und maintainen kann? Warum soll es mich mehr kosten, wenn ich statt ein bis zwei Stellen fünf bis zehn Stellen gleichzeitig managen will? Sollten die Grenzkosten einer weiteren Stelle für einen Softwareanbieter nicht nahe 0 sein?

Ja, klingt logisch – aber wie ist das in der Praxis umsetzbar?
Recruware ist maximal effizient konzipiert und bildet genau das ab, was man für einen schlanken Recruiting-Prozess braucht. Nicht mehr und nicht weniger. Keine „Sonderlocken“. Deshalb können wir die Software wirklich ohne Wenn und Aber lizenzgebührenfrei anbieten.

Was kann recruware heute tatsächlich steuern?
Recruware hat alles, was ein professionelles ATS oder eine Recruiting-Software benötigt. Von der Erstellung professioneller Online-Stellenanzeigen über die maximal effiziente Schaltung auf mehreren Kanälen – Stichwort: Multiposting – bis hin zu der Tatsache, dass wir ein DSGVO-konformes Management der eingehenden Bewerbungen vom Eingang bis zur Zu- oder Absage sicherstellen.

Wie unterscheidet ihr euch von klassischen BMS?
Wir unterscheiden uns an drei Stellen von klassischen Bewerbermanagementsystemen. Vor allem ist KI in unserer DNA. Klassische ATS sind noch klassisch gebaut. Sie benötigen hohe Entwicklerkapazitäten und erzeugen damit Kosten zur Amortisation. Echte KI-Features sind selten und oft schlecht integriert. recruware ist „humanmade“, aber unter maximaler Anwendung von KI. Unsere Kosten sind somit minimal und wir bieten KI-Features mit echtem Mehrwert.

Spannend! Welche?

Wir haben z. B. einen KI-Generator für Stellenanzeigen und eine Matching-KI, die für jeden neuen Bewerber DSGVO-konform einen Candidate-Fit ermittelt, anhand dessen priorisiert werden kann. Hinzu kommt eine Posting-KI, die auf Basis von Performance-Daten von mehr als 100.000 historischen Anzeigen für eine Stelle das sinnvolle Budget und die voraussichtlich effizientesten Mediakanäle empfiehlt und auf Wunsch einbucht.

Hand aufs Herz: Wie finanziert man ein System, das kostenlos ist und trotzdem solche Premium-Features bietet?
Recruware ist maximal übersichtlich und intuitiv. Alles, was man braucht, aber kein Schnickschnack. Weil KI in unserer DNA ist, können wir den Service ohne jede Lizenzgebühr oder „Preise pro verwalteter Stellenanzeige“ anbieten. Aber natürlich müssen auch wir von etwas leben.

Bei recruware entstehen nur Kosten, wenn man für seine Stelle reichweitenstärkere Jobbörsen zubuchen möchte. Dabei bündeln wir die Nachfrage unserer User und bekommen so bei den wesentlichen Plattformen Mengenrabatte. Diese reichen wir zu einem Teil in Form attraktiver Rabatte an den Schaltenden weiter, vom Rest leben wir. Eine Win-Win-Situation.

Apropos Stellenanzeigenschaltung. Ihr dreht die Logik im Multiposting komplett um. Nicht mehr „Wo schalten wir?“, sondern „Wie viele Bewerbungen wollen wir?“. Recruiter können in der Software genau festlegen, wie viele Bewerbungseingänge sie erhalten wollen. Das ist vollkommen neu. Warum ist dieser Perspektivwechsel aus eurer Sicht so relevant?
Weil gerade in kleineren und mittleren Unternehmen der Personalsuchverantwortliche häufig nicht oft genug schaltet, um Erfahrungswerte aufbauen zu können, wie viel Budget sinnvoll ist und wo man schalten sollte. Wie viele Bewerbungen er oder sie haben möchte, davon hat aber jeder eine gute Vorstellung.

Dank der von uns und unserem Partner gesammelten Performance-Daten historischer Stellenanzeigen haben wir eine einzigartige Grundlage, um über unsere KI auf Basis der vom Kunden gewünschten Bewerbungszahlen abzuleiten, wie viel Budget dafür höchstwahrscheinlich nötig sein wird und welche Kanäle die effizientesten sind.

Interessant! Kannst du ein wenig aus dem Nähkästchen plaudern? Wie funktionieren eure Algorithmen?
Wie die KI genau funktioniert, ist natürlich Betriebsgeheimnis. Aber die Grundlogik ist sehr einfach: Für jede historische Stellenanzeige werden Stellentitel, Einsatzort und Aufgaben oder erforderte Qualifikationen zusammengebracht mit den für die Schaltung gewählten Plattformen, dem pro Plattform berechneten Preis sowie den erfolgten Aufrufen der Stellenanzeige und im System gelandeten Bewerbungen pro Mediakanal. Mit diesen Informationen wird die KI trainiert und leitet daraus für die Stelle des Kunden eine Empfehlung des Budgets sowie der bzgl. Preis-Leistungs-Verhältnis sinnvollsten Kanäle ab.

Lass uns noch kurz über eure Matching-KI sprechen. Ihr setzt auf skillbasiertes Matching statt auf klassische Lebenslauf-Logik – auch eher neu. Welche Hintergründe gibt es dafür?
Auch unsere KI setzt auf dem CV des Bewerbers auf. Sie ist aber auch in der Lage, aus den Berufsstationen, der Ausbildung etc. Eigenschaften und Skills des Bewerbers abzuleiten und diese mit der Stelle abzugleichen. Ganz wichtig sind dabei zwei Dinge: Die Matching-KI soll dem Recruiter erstens eine gute und sinnvolle erste Priorisierung der eingehenden Bewerbungen geben, im Sinne von „welches sind vermutlich die Top-Kandidaten, an denen du schnell dran sein solltest?“.

Es geht also vor allem um die effiziente Priorisierung der Bewerbungen und das „Identifizieren der Besten“. Ob ein Kandidat oder eine Kandidatin dann wirklich auf eine spezielle Stelle passt, hängt ja von noch viel mehr Faktoren ab: dem Eindruck im ersten Gespräch, Aspekten, die nicht in den Daten der Bewerbung stecken, etc. Aber auch da sind wir dran und verbessern unser Modell fortlaufend, um auch diese Aspekte zunehmend abzudecken.

Und zweitens?
Zweitens entscheidet oder handelt die Matching-KI nicht. Sie ist nur ein Werkzeug des Recruiters, der am Ende immer entscheiden soll und muss.

Okay, Themenwechsel: Es gibt inzwischen unzählige Text-KIs. Warum braucht es trotzdem einen integrierten KI-Generator direkt im BMS?

Der KI-Generator textet nicht nur gute, professionelle Online-Stellenanzeigen, die beim Bewerber gut rüberkommen. Der User-Case „Das ist der Stellentitel, schreib mal eine schöne Stellenanzeige“ ist auch häufig und natürlich abgedeckt, aber er ist nur die eine Seite der Medaille. Der KI-Generator ist auch ein Instrument, um herauszufinden, wen man eigentlich genau sucht, wenn man mal nicht Stellen besetzt, die man schon x-Mal besetzt hat. Der richtige oder falsche Stellentitel kann da entscheidend sein.

Kannst du ein typisches Beispiel nennen?
Die Fachabteilung meldet „Wir bräuchten eigentlich jemanden, der X, Y und Z macht“. Das gibt man in den KI-Generator ein und lässt sich den sinnvollen Stellentitel und die typischsten Stellenbeschreibungen für eine solche Position geben. Und schon weiß man deutlich klarer, wen man sucht und vor allem, wie man diese Person deutlich realistischer über Online-Kanäle erreicht. Häufig stellt man sonst erst im Verlauf der ersten Bewerbungen fest, dass man irgendwie den falschen Titel gewählt hat, weil die Kandidaten nicht passen oder etwas Falsches erwarten.

Nun noch zu einem kritischen Aspekt. KI im Recruiting wird regulatorisch immer stärker beobachtet – Stichwort EU AI Act. Wie geht ihr mit diesem Thema konkret um?

DSGVO-Konformität ist für uns sehr wichtig. Sämtliche Daten – egal ob es die „klassischen“ Daten wie CV, Personendaten etc. sind oder die KI-Anwendungen – sind ausschließlich auf Servern gehostet, die in der EU stehen.

Und zum Schluss: Was plant ihr als Nächstes mit recruware?

Wir haben ja nun drei große Features gelauncht. In den nächsten drei bis sechs Monaten dürfte es sich vor allem um kleinere Feinjustierungen dieser Features sowie ein paar kleinere nützliche Zusatzfeatures gehen, die eine Vielzahl unserer Nutzer angeregt hat.

Was wir sicher nicht machen werden, ist, uns in Customized Solutions für einzelne Kunden zu verlieren – egal mit wie viel Geld diese winken. Denn das haben letztlich alle bisherigen ATS gemacht – und sind so unnötig komplex, träge und teuer geworden.

Recruware ist und bleibt lizenzgebührenfrei. Wir werden immer am Ball bleiben und sinnvolle Funktionalitäten ergänzen, wenn es für alle sinnvoll ist. Aber es wird bzgl. Funktionen und Features immer gelten: „Take it or leave it.“ Wobei ich eigentlich nur sagen würde: „Take it, don’t miss it.” 😉