Wie läuft ein Workshop ab?
Ein Workshop wird in der Regel von einem Leiter bzw. Moderator geleitet. Durch diesen soll die Kommunikation innerhalb der Arbeitsgruppe gesteuert und die aktive sowie motivierte Mitarbeit der Teilnehmer gefördert werden. So unterstützt dieser beispielsweise durch gezielte Fragestellungen den Prozess der Ergebnisfindung. Die Ergebnisse schriftlich festzuhalten gehört ebenfalls zu seinen Aufgaben.
Zudem ist der Moderator für den zeitlichen und strukturellen Ablauf verantwortlich. Damit durch die Gesprächsrunden keine Arbeitszeit verloren geht, muss er dafür sorgen, dass die Diskussion zu den vorab definierten Themenschwerpunkten nicht zu weit abschweift und dass Konflikte auf der Sachebene ausgetragen werden.
Ziel des Arbeitskreises ist es, als Gruppe kooperativ und gemeinschaftlich zu einem für jeden nachvollziehbaren und zusammen entwickelten Ergebnis zu kommen.
Ein Workshop läuft in der Regel in verschiedenen aufeinanderfolgenden Phasen ab. Wie genau diese gestaltet sind ist abhängig davon, um welche Art Workshop es sich handelt. So gibt es beispielsweise Arbeitsgruppen für die Lösungsfindung einer bestimmten Problemstellung. Daneben aber auch solche, in denen es um ein Oberthema geht, die genauen Punkte aber erst während der Durchführung von der Gruppe bestimmt werden. In folgendem Beispiel geht es um eine bestimmte Problemstellung.
Vorbereitung: Wie organisiert man einen Workshop?
Je besser ein Workshop vorbereitet ist, desto leichter gelangt man im Endeffekt zu einer Problemlösung. Die Vorbereitung wird in erster Linie vom Moderator übernommen. Wichtig ist, das Problem bzw. die relevanten Themen im Vorfeld klar zu definieren, damit jeder Teilnehmer weiß, worum es geht und nicht aneinander vorbeigeredet wird. Hilfreich ist es, wenn der Leiter sich vor Beginn des Workshops mit den Beteiligten und deren Tätigkeiten auseinandersetzt, um so einen Bezug zu deren alltäglicher Arbeit und Rolle im Unternehmen herstellen zu können.
Da sich die Teilnehmer aktiv mit ihren Ideen in die Diskussion mit einbringen und nicht bloß passiv einem Vortrag zuhören, sollten die Beteiligten von dem Problem betroffen und aufgrund dessen auch an einer Lösung interessiert sein.
Auch organisatorisch muss ein Workshop gut vorbereitet werden. Dazu gehört beispielsweise dafür zu sorgen, dass ein ausreichend großer Raum zur Verfügung steht. Auch die notwendigen Materialen wie beispielsweise Beamer oder Clipboards sollten vorab organisiert werden. Außerdem muss je nach Thema auch genügend Zeit eingeplant werden. Alle Teilnehmer sollten rechtzeitig über den Termin des Workshops informiert werden, damit auch diese sich individuell vorbereiten können.
Durchführung der Diskussion
Nachdem sich der Referent bei den Teilnehmern vorgestellt hat, sollte zunächst eine Orientierung stattfinden. Das heißt, Erwartungshaltungen der Teilnehmer und des Moderators selbst zu erfragen. Dabei geht es auch darum, sich gegenseitig kennenzulernen und die Situation aufzulockern, da die Arbeitsgruppen auch für Moderatoren mit Erfahrung jedes Mal unterschiedlich sind.
Nachdem das Problem dargelegt und so in das Thema eingestiegen wurde, geht es darum, zu hinterfragen, auf welchem Wissensstand die Gruppe bereits ist. Durch den Austausch können die Teilnehmer durch ihre jeweiligen Erfahrungen voneinander lernen, wodurch alle auf ein gleiches Einstiegsniveau gelangen. Workshops sind daher auch eine gute Methode zur Weiterbildung.
Der Moderator kann dadurch zudem erfahren, welche Interessen die Workshop-Teilnehmer haben, welche Fragen aufkommen und diese festhalten.
Anschließend zu diesem „Warm-up“ werden in Form der Ideenfindung von den Teilnehmern alle Anregungen und Lösungsvorschläge für das Problem gesammelt. Nach dem Zusammentragen der Ideen beginnt die eigentliche Diskussion, in welcher Vor- und Nachteile erarbeitet werden sowie Feedback zu den Vorschlägen gegeben werden soll. Währenddessen ist es Aufgabe des Workshop-Leiters, die Diskussion zu moderieren. Statt an einem vorgefertigten Vortrag festzuhalten, muss er interaktiv sein und auf die Mitarbeiter eingehen, indem er beispielsweise weiterführende Fragen oder Thesen einbringt.
Entscheidung für eine Lösung
Nachdem alle Ideen vorgestellt wurden, findet eine Vorauswahl der besten statt, aus welcher wiederum gemeinsam die beste Lösung bestimmt wird. Oft handelt es sich auch um eine Kompromisslösung mehrerer Vorschläge. Wurde eine Entscheidung getroffen, so muss diese dokumentiert und das weitere Vorgehen festgelegt werden. Oftmals wird hierfür eine Art Maßnahmenkatalog erstellt, in welchem die Schritte zu Zielerreichung aufgelistet wird. Eine Ergebniskontrolle soll später Aufschluss darüber geben, wie erfolgreich die Maßnahmen waren.
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Welche Workshop-Methoden gibt es?
Es gibt eine ganze Reihe verschiedener Arten von Workshops, welche alle unterschiedlich ablaufen sowie unterschiedliche Ziele verfolgen. Je nachdem, was man erreichen will, eignen sich daher verschiedene Arbeitskreise. Nachfolgend drei bekannte Methoden kurz erläutert:
World Café:
Bei dieser Methode wird das zu behandelnde Thema streng vorgegeben. Die zwölf bis 50 Teilnehmer werden in kleine Gruppen von maximal fünf Personen aufgeteilt, in welchen sie sich über das Thema austauschen und ihre Gedanken und Ergebnisse anschaulich festhalten. Nach dieser Runde wechseln alle Personen bis auf eine in andere Gruppen, und die verbleibende Person erklärt jeweils die zuvor erstellten Ergebnisse. Nach ca. drei Runden werden alle Ergebnisse für die gesamte Gruppe vorgetragen.
Open Space:
Die Open-Space-Methode eignet sich für große Gruppen mit ca. 50 bis 2.000 Teilnehmern. Das zu behandelnde Thema wird lediglich richtungsweisend vorgeschrieben, weder Tagesordnung noch die Ergebnisse sind konkret vorgegeben. Die Teilnehmer geben Ideen, woraufhin sie in verschiedenen Arbeitsgruppen weitere Ansätze erarbeiten. Diese Art von Workshop lebt von vielen möglichst verschiedenen Teilnehmern.
Six Thinking Hats:
Hierbei handelt es sich um eine Art Rollenspiel mit sechs bis 18 Teilnehmern. Jedem Teilnehmer wird eine Grundeinstellung zugeordnet, die durch verschiedenfarbige Hüte (oder andere Gegenstände) symbolisiert wird. Daraufhin wird eine streng vorgegebene Fragestellung durch die Teilnehmer mit den zugeteilten Sichtweisen diskutiert. Durch diese Methode können Denkprozesse angestoßen und neue Meinungen gebildet werden.
