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    Personalprozess

    Der Personalprozess – auch personalwirtschaftlicher Prozess genannt – richtet sich auf das betriebliche Personalwesen aus. Er unterscheidet sich von den betrieblichen Rechnungswesen-, Finanz-, Informations-, Marketing-, Material- und Produktionsprozessen.

    Da die Geschäftsprozessoptimierung (Business Reengeneering) innerhalb der Personalwirtschaft einen steigenden Stellenwert erhält, werden die Anforderungen an die Personalmanager hinsichtlich des prozessbezogenen Denkens steigen.

    Der Personalprozess lässt sich in verschiedene Teilbereiche strukturieren:

    Inhaltsverzeichnis

    Ebenenbezogen

    Ebenenbezogen meint die Hierarchien innerhalb eines Unternehmens. Diese Prozesse sind internen bzw. externen Experten zu übergeben, wie zum Beispiel Personalmanagern, EDV-Mitarbeitern oder Prozessmanagern.

    Sie lassen sich in folgende Arten aufteilen:

    • Gesamtprozess
      Dieser Prozess betrifft das gesamte Unternehmen und sein Umfeld. Für seinen reibungslosen Ablauf ist in der Regel derjenige zuständig, der strategische Personalprozesse entwickelt, zum Beispiel der Manager der Personalwirtschaft.
    • Bereichsprozess
      Dieser taktische Personalprozess besteht aus den Teilen Personalbeschaffung, Personalplanung, Personalwirtschaftskontrolle und Personaleinsatz und ist auf den Personalbereich bzw. den Arbeits- und Informationsmarkt ausgerichtet. Hierfür ist der Personalleiter zuständig.
    • Gruppenprozess
      Der Gruppenprozess versteht sich als operativer Prozess und wird von einer Gruppe abgewickelt. Hierunter fallen beispielsweise die Aufgaben der Lohnbuchhaltung oder Systemupdates, die von der IT erledigt werden.
    • Einzelprozess
      Im Einzelprozess wird eine bestimmte Aufgabe an eine einzelne Person innerhalb der Personalabteilung übertragen.

    Bereichsbezogen

    Der bereichsbezogene Prozess besteht aus den folgenden Phasen: Personalwirtschaftskontrolle, Personalbeschaffung, Personaleinsatz und Personalplanung.

    Hierbei unterscheidet man nochmals in:

    • Personalwirtschaftskontrollprozesse
      Hierunter fallen alle Abläufe, die die Untersuchung und Überwachung des betrieblichen Personalwesens betreffen. Diese können beispielsweise Fehlzeiten, die Fluktuationsrate oder Personalkostenvergleiche sein.
    • Personalbeschaffungsprozesse
      Die Personalbeschaffungsprozesse beinhalten alle Maßnahmen des Unternehmens, neue Mitarbeiter zu gewinnen. Hierunter fallen beispielsweise die Personalanforderung, die Bewerberauswahl, das Bewerbermanagement, Recruiting 4.0 und Vorstellungsgespräche.
    • Personaleinsatzprozesse
      Personaleinsatzprozesse beschreiben alle Stationen, die ein Mitarbeiter im Unternehmen durchläuft. Dies beginnt beim Onboarding und der Probezeit, geht über die Phase des Haupteinsatzes hinweg und endet mit dem Verlassen des Unternehmens.
    • Personalplanungsprozesse
      Der Prozess der Personalplanung beschreibt die Organisation und Umsetzung zukünftiger personeller Strukturen in dem Unternehmen. Die personellen Ressourcen sollen auf kurz-, mittel- und langfristige Sicht in ausreichender Anzahl, zur richtigen Zeit und am richtigen Ort verfügbar sein.
      Man unterscheidet hier nochmals in kollektiv (z. B. Personalbestands- / Personalbedarfsplanungsprozesse) und individuell (z. B. Laufbahnplanung).

    Begleitend

    Die oben erwähnten und auf den HR-Bereich bezogenen Abläufe werden stets durch verschiedene personalwirtschaftliche Prozesse begleitet.

    Ein Beispiel hier ist der Personaleinsatzprozess: Unterstützend wirken hier der Personalentwicklungsprozess, der Personalentlohnungsprozess, der Personalbetreuungsprozess, der Personalverwaltungsprozess und der Personalbeurteilungsprozess.

    Übergreifend

    In der Regel ist der Personalchef für den reibungslosen Ablauf des personalwirtschaftlichen Bereichsprozesses verantwortlich. Hierbei wird er vom Personalcontrolling in den Bereichen Personalsteuerung, Informationsversorgung, Personalkontrolle und Personalplanung unterstützt. Grund hierbei ist, dass das Personalcontrolling auf Erfolg ausgerichtet ist und dem personalwirtschaftlichen Prozess über- bzw. parallelgelagert ist.

    Personalprozesse optimieren

    Das vorrangige Ziel der Aktivitäten einer Personalabteilung darf hierbei nicht mehr als reine Verwaltungsfunktion gesehen werden, sondern stellt einen Bereich dar, der maßgeblich Einfluss auf den Unternehmenserfolg nimmt. Die Optimierung der Personalprozesse stellt hierbei einen besonderen Faktor für das Personal im Human Resources dar, dabei geht es konkret um folgende Ziele:

    • Erhöhung der Prozessqualität
    • Steigerung prozessbezogener Innovationen
    • Anstreben einer termingerechten Personalarbeit
    • Verkürzung der Durchlaufzeiten im Personalbereich
    • Senkung der Kosten für Personalprozesse

    Das betroffene Personal sollte rechtzeitig auf das neue Prozessdenken vorbereitet werden, etwaiges fehlendes Wissen kann beispielsweise durch Schulungen erworben werden. Ist jeder Mitarbeiter auf dem gleichen Stand, so kann eine personalwirtschaftliche Software (z. B. SAP/R3 HR) eingeführt werden, die die neue HR-Strategie unterstützt und somit zum Unternehmenserfolg beiträgt.

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