Personalgespräch

Welche Arten von Personalgesprächen gibt es?

Wie bereits oben genannt, gibt es viele Inhalte eines Personalgesprächs. Generell lassen sich diese aber in anlassbezogene und institutionalisierte Gespräche unterteilen.

Anlassbezogene Mitarbeitergespräche:

Gegenstand der Kommunikation ist stets ein aktuelles Ereignis. Ein anlassbezogenes Mitarbeitergespräch kann sowohl vom Mitarbeiter als auch durch den Vorgesetzten einberufen werden. Inhaltliche Beispiele sind:

• Konflikte der Angestellten untereinander
• Arbeitsunfälle
• Veränderungen der Arbeitsgrundlage
• Besonders gute oder schlechte Leistung des Mitarbeiters
• Längerfristiger Ausfall eines Angestellten / Arbeitsunfähigkeit

Institutionalisierte Mitarbeitergespräche:

Institutionalisierte Personalgespräche finden in einem regelmäßigen Turnus statt und beziehen sich in der Regel immer auf die Betrachtung eines gewissen zurückliegenden Zeitraums (z. B. ein halbes Jahr). Da sie meist aufgrund einer betrieblichen Regelung stattfinden, empfiehlt sich hier die Nutzung eines einheitlichen Leitfadens.

Inhaltliche Beispiele sind:

• Leistungsbeurteilung
• Personalentwicklungsmaßnahmen
• Karrierechancen und -planung
• Feedback an den Arbeitnehmer
• Aufgreifen von Ideen und Kritik der Mitarbeiter

Organisatorische Vorbereitung und Checkliste

Da jedes Personalgespräch individuell auf den Mitarbeiter zugeschnitten werden muss, lässt sich keine feste Liste „abarbeiten“. Dennoch bedarf es einer Vorbereitung beiderseits.

An folgenden Punkten kann man sich orientieren:

• Welche Informationen werden benötigt?
  Hier sollten nur Dokumente verwendet werden, die tatsächlich für das Gespräch relevant sind, zum Beispiel die Personalakte, der Arbeitsvertrag, Feedback eines Kunden oder ein Protokoll vom letzten Gespräch.

• Teilnehmer bestimmen
  In manchen Fällen ist es sinnvoll, eine dritte Person hinzuzuziehen, allerdings sollten Kritikgespräche vertraulich unter vier Augen geführt werden.

• Einladung aussprechen
  Die Einladung muss die Informationen über den Inhalt, die voraussichtliche Dauer und das Ziel beinhalten. Des Weiteren muss sie spätestens sieben Tage vor dem Termin an den Mitarbeiter zugestellt werden, sodass dieser sich vorbereiten und ggf. eigene Themen einbringen kann.

• Planung von Zeit und Ort
  Für ein Personalgespräch sollten sich beide Parteien genügend Zeit einplanen und einen Raum nutzen, der ein ungestörtes Gespräch ermöglicht.

• Protokollierung
  Ist nicht zwingend notwendig, kann aber in kritischen Fällen von Vorteil sein.

Wann findet das Personalgespräch statt?

Das Mitarbeitergespräch findet üblicherweise während der Arbeitszeit und in der Arbeitsstätte statt. In Ausnahmefällen kann man von der Regelung abweichen:

• Es handelt sich aufgrund eines Notfalls um Überstunden.
• Sollte der Mitarbeiter dauerhaft in Nachtschichten arbeiten, so kann das Gespräch auf eine Tageszeit gelegt werden.
• Sitzt der Arbeitnehmer dauerhaft im Home Office (Remote Work), so kann er zum Dienstort des Vorgesetzten bestellt werden. Die Reisezeit zählt zur Arbeitszeit und etwaige Reisekosten sind vom Arbeitgeber zu tragen.

Ist die Teilnahmen am Personalgespräch Pflicht?

Für viele Arbeitnehmer ist nicht ganz klar, ob sie denn verpflichtet sind, an einem Personalgespräch teilzunehmen.  In §106 der Gewerbeordnung ist das Weisungs- bzw. Direktionsrecht des Arbeitgebers geregelt. Hieraus kann man die Teilnahmepflicht des Arbeitnehmers ableiten, sprich er ist dazu angehalten, an Mitarbeitergesprächen teilzunehmen, die dem Weisungsrecht unterliegen.
Geht es um die Bewertung der Arbeitsleistung, so ist der Arbeitnehmer ebenfalls in der Pflicht, dem Gespräch beizuwohnen.
Die Teilnahmepflicht tritt nicht in Kraft, wenn eine Kündigung oder Inhalte des Arbeitsvertrages Gründe für das Personalgespräch sind. Das Weisungsrecht lässt sich hier nur auf die Umsetzung des Arbeitsvertrages im Alltag beziehen. Ebenfalls nicht teilnehmen muss der Arbeitnehmer, wenn die Vergütung oder die Anzahl der Arbeitsstunden Inhalte des Gespräches sind.
Ignoriert ein Angestellter die Teilnahmepflicht an Mitarbeitergesprächen, so kann dies eine Abmahnung bzw. im wiederholten Falle eine Kündigung zur Konsequenz haben.

Welche Möglichkeiten zur Unterstützung gibt es?

Obwohl ein Personalgespräch eine gängige Methode ist, haben Arbeitnehmer oftmals ein mulmiges Gefühl, gerade wenn schon länger Differenzen zwischen ihnen und dem Arbeitgeber herrschen. Es darf beiderseits Hilfe hinzugezogen werden, allerdings nur in zwei Formen:

Anwalt:

Manchmal möchte der Arbeitnehmer aus diesem Grund einen Anwalt miteinbeziehen. Ein grundsätzliches Recht darauf besteht aber nicht, da der Anwalt eine betriebsfremde Person darstellt. Aber auch von dieser Regel existieren zwei Ausnahmen:

• Vertragsänderung oder Kündigung
  Besteht für den Angestellten keine Teilnahmepflicht, so kann er einen Anwalt hinzuziehen. Auch darf er sich Rechtsbeistand holen, sobald eine vermeintliche Straftat im Raum steht und ihm deshalb gekündigt werden soll.

• Chancen- und Waffengleichheit
  Zieht der Arbeitgeber einen Anwalt hinzu, so darf auch der Arbeitnehmer einen solchen in das Mitarbeitergespräch hineinnehmen. So entsteht keine ungleich schwächere Ausgangslage.

Betriebsrat:

81 Absatz 4 und § 82 Absatz 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) können es notwendig machen, dass der Betriebsrat bei einem Mitarbeitergespräch anwesend ist (z. B. sollte sich der Aufgabenbereich des Angestellten in erheblichem Maße ändern). Ebenso gestatten die persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten und eine Beurteilung der Leistungen die Anwesenheit des Betriebsrates. Ebenso muss dieser hinzugezogen werden, möchte der Arbeitgeber Einsicht in eine Personalakte erhalten.

Tipps für die Praxis

Auch hier gilt: Jedes Gespräch ist individuell. Dennoch hilft es, Strukturen und Grundsätze einzuhalten.

Gesprächsaufbau planen:

• Einleitung
  Begrüßung, Gesprächsgrund und -ziel konkret benennen, Anlass mit Beispielen erklären und in Kommunikation mit dem Arbeitnehmer treten

• Hauptteil
  Gemeinsam Lösungen erarbeiten, das Gesprochene zusammenfassen, evtl. Hilfestellung anbieten

• Schluss
  Ziele festsetzen, Vereinbarungen treffen, Möglichkeit zum Feedback geben, Termin für ein Anschlussgespräch festsetzen

Gesprächsführung:

• Den Einstieg möglichst entspannt und positiv gestalten
• Anfangs die Rahmenbedingungen klären
• Keine Verallgemeinerungen, sondern persönliche Eindrücke in der Ich-Perspektive schildern und konkrete Beispiele benennen
• Dem Mitarbeiter Raum zum kritischen Hinterfragen und Äußern seiner Meinung geben
• Gewünschtes Verhalten beschreiben und Tipps zur Umsetzung geben

Kommunikationstechniken:

• Aktives Zuhören, nicht unterbrechen, Konzentration auf den Gesprächspartner
• Raum und Pausen zum Nachdenken zulassen
• Gemeinsamkeiten durch zustimmende Statements betonen
• Auf die eigene Körpersprache achten – keine verschränkten Arme oder eine Mimik, die „schlechte Laune“ signalisieren könnte

Mitarbeitergespräch nachbereiten:

• Erfolgskontrolle und Überlegung, wie man als Führungskraft dem Angestellten auch weiterhin behilflich sein kann
• Resümee über die Gesprächsatmosphäre und überlegen, ob man in Zukunft etwas besser machen kann
• Protokoll führen

Kategorie: Personalentwicklung