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    Onboarding

    Der Begriff „Onboarding“ stammt aus den Englischen und bedeutet im Deutschen das „an Board nehmen“ neuer Mitarbeiter. Das Onboarding gehört zum Personalmanagement und spiegelt ein stückweit die Arbeitgebermarke (Employer Branding) wider.  Unter Onboarding versteht man die strukturierte Integrations- und Einarbeitungsphase neuer Mitarbeiter. Das Onboarding gehört zu den elementaren Grundlagen für eine nachhaltige und langfristige Eingliederung neuer Mitarbeiter in das Unternehmen. Während der Eingliederung wird auch die Unternehmenskultur vermittelt. Jeder Arbeitgeber hat für sich bestimmte Grundwerte definiert, welche auf die Leitgedanken des Unternehmens zurückzuführen sind. Diese Leitgedanken finden sich in der Arbeitgebermarke wieder.

    Inhaltsverzeichnis

    Drei Dimensionen der Integration

    Beim „an Board nehmen“ neuer Mitarbeiter ist es wichtig, dass die Aspekte der Integration und Einarbeitung beachtet und umgesetzt werden. Um diese Aspekte zu berücksichtigen, können sich die Verantwortlichen auf die drei Dimensionen der Integration beziehen.

    1. Fachliche Dimension

    Hier werden den neuen Mitarbeitern nicht nur neue Fachkenntnisse vermittelt, sondern sie werden zusätzlich in die bestehenden Prozesse, Strukturen, Tools sowie Methoden eingeführt. Die fachliche Dimension bezieht sich primär auf die Einarbeitung der Aufgaben des neuen Mitarbeiters.

    2. Soziale Dimension

    Entscheidend für eine erfolgreiche Integration ist die Arbeitsatmosphäre innerhalb des Teams bzw. des Unternehmens. Trifft der Mitarbeiter auf eine offene Unternehmenskultur, so kann er sich schnell und einfach innerhalb des Unternehmens integrieren.

    3. Werteorientierte Dimension

    Bereits bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter muss die Frage gestellt werden, welche Kandidaten integrierbar sind. Hier wird bereits beim Vorstellungsgespräch überprüft, ob eine Übereinstimmung zwischen den Leitgedanken des Unternehmens und dem Bewerber vorliegt.

    Welche Gründe sprechen für Onboarding?

    Viele Personalverantwortliche haben das Ziel, dass neue Mitarbeiter nach kurzer Einarbeitungszeit eine hohe Arbeitsleistung erzielen. Dies ist jedoch nicht zielführend und bindet den Mitarbeiter nicht langfristig. Die Integration und Eingliederung benötigt Zeit und ist nicht innerhalb weniger Wochen vollzogen.

    Ein gutes Onboarding-Programm trägt zu verschiedenen Dingen bei, wie dass der Mitarbeiter

    • sich im gesamten Unternehmen wohlfühlt.
    • langfristig im Unternehmen bleibt.
    • sein vorhandenes Wissen miteinbringt und sich selbst weiterentwickelt.
    • das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber weiterempfiehlt.

    Durch strategisches Marketing und einer gezielten Kommunikation der Grundwerte lässt sich zusätzlich die Arbeitgebermarke stärken.

    Wie ist der Ablauf des Onboarding-Prozesses?

    Der Onboarding-Prozess unterteilt sich in vier Phasen. Er beginnt bereits im Recruiting-Prozess. In der Übergangsphase zwischen dem Rekrutieren und dem ersten Arbeitstag stehen dem HR-Management verschiedene Instrumente zur Verfügung, die den neuen Mitarbeiter gut vorbereiten. Die beiden darauffolgenden Phasen beschäftigen sich mit der tatsächlichen Eingliederung in das Unternehmen. Der Onboarding-Prozess endet mit der langfristigen Integration und Bindung an das Unternehmen. Nachfolgend werden die einzelnen Phasen während des Onboardings betrachtet, diese können auch als Checkliste gesehen werden.

    Phase 1: Recruiting

    Stellenprofil erstellen
    Im Stellenprofil sollten sowohl die fachlichen als auch die sozialen Kompetenzen definiert werden. So steigt die Wahrscheinlichkeit, dass der Arbeitgeber qualifizierte Bewerbungen erhält.

    Transparenz schaffen
    Beide Seiten (Arbeitgeber sowie der potenzielle Arbeitnehmer) sollten über das eventuelle Arbeitsverhältnis informiert sein. Dabei sollten Fragen wie

    • Welche Erwartungen hat der neue Mitarbeiter? oder
    • Wie sieht der zukünftige Arbeitsplatz aus?

    besprochen werden.

    Werte checken
    Um die Einstellung des potenziellen Mitarbeiters zu überprüfen, helfen Online-Bewerbungsverfahren und Assessment Center. Auch während des Vorstellungsgesprächs können die Werte und kulturellen Leitgedanken des Kandidaten untersucht werden. Neue Mitarbeiter können sich langfristig mit dem Arbeitgeber identifizieren, wenn die Werte gegenüber dem Arbeitgeber ähnlich sind.

    Phase 2: Vor dem Start des ersten Arbeitstages

    Mitarbeiter informieren
    Bevor der neue Mitarbeiter seinen ersten Tag hat, sollte dieser im Unternehmen angekündigt werden. Hat das Unternehmen eine sehr hohe Mitarbeiteranzahl, so genügt es, wenn die Abteilung die Information über einen Neuzugang erhält. Auch die Vorstellung auf Ebene vom Management des Unternehmens ist abhängig von der Firmengröße.

    Schulungen organisieren
    Jedes Unternehmen hat andere Strukturen und Prozesse und arbeitet mit anderen Tools. Daher sollten vor Antritt des neuen Mitarbeiters die ersten Schulungstermine organisiert und geplant werden.
    Mentor und Buddy bestimmen

    Die Aufgabe des Mentors ist die fachliche Einarbeitung, da dieser meist über mehr Erfahrung verfügt. Der Buddy kümmert sich um die soziale Integration und steht dem neuen Kollegen zur Seite. Sowohl der Mentor als auch der Buddy sind Teil der Abteilung, in die der neue Mitarbeiter integriert wird.

    Arbeitsplatz einrichten

    Bevor der neue Mitarbeiter seinen ersten Arbeitstag hat, gilt es alles für seinen Arbeitsplatz vorzubereiten. Dafür sollten nicht nur der PC und die E-Mail-Adresse eingerichtet werden, sondern auch alle Passwörter und ein Schlüssel bereit liegen.

    Phase 3: Die ersten Wochen

    Vorstellung der Kollegen

    Der neue Mitarbeiter lernt seinen Vorgesetzten sowie seine direkten Kollegen am ersten Arbeitstag kennen. Er sollte zusätzlich – abhängig von der Unternehmensgröße – allen anderen Abteilungen vorgestellt werden. Dies ist nur möglich, wenn das Unternehmen eine überschaubare Anzahl an Mitarbeitern hat.

    Fachliche und soziale Veranstaltungen
    Vor allem bei den ersten Veranstaltungen sollte sowohl auf den fachlichen als auch den sozialen Aspekt eingegangen werden. Beide Teile spielen eine wichtige Rolle, damit die Integration erfolgreich funktioniert.

    Feedback einholen

    Nur wer sich Rückmeldung geben lässt, kann sein Potenzial verbessern und weiter ausbauen. Daher sollten die Kollegen ein erstes Feedback über den neuen Mitarbeiter geben. So erkennt der Arbeitgeber, ob der neue Mitarbeiter den Anforderungen gerecht wird.

    Phase 4: Die langfristige Integration und Bindung

    Rückmeldungen zum Onbaording-Programm geben lassen

    Um den Onboarding-Prozess weiter zu optimieren, wird Feedback benötigt. Dieses geben Mentoren, Buddies, Vorgesetzte sowie weitere Verantwortliche regelmäßig ab. So kann der Prozess weiterentwickelt werden und kommt nachfolgenden Mitarbeitern zu Gute.

    Teambuildingmaßnahmen durchführen

    Um ein neues Teammitglied erfolgreich zu integrieren und auch langfristig an das Unternehmen zu binden, helfen Teambuilding-Maßnahmen. Diese können sowohl während als auch nach der Arbeitszeit durchgeführt werden.

    Welche Software-Lösungen gibt es beim Onboarding?

    Im Zeitalter der Digitalisierung können fast alle HR-Prozesse mit Hilfe von Software gesteuert und abgewickelt werden.  Einer dieser Prozesse ist das Onboarding. Software-Lösungen bieten verschiedenen Möglichkeiten – angefangen vom Anlegen der Personalakte über die Entgeltabrechnung bis zur Erstellung des Arbeitszeugnisses. Im besten Fall lässt die Onboarding-Software in andere HR-Prozesse wie Bewerbermanagement oder Personalentwicklung integrieren.

    Die Oberflächen der Software-Lösungen lassen sich meistens im eigenen CI (Corporate Identity) des Unternehmens anpassen.

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