Bewerberkommunikation: Wichtig für eine positive Candidate Experience
Eine gute Bewerberkommunikation ist das A und O für eine optimale Candidate Experience. Der Begriff Candidate Experience bezeichnet die Gesamterfahrung, die ein Talent im Laufe des Recruiting-Prozesses mit einem Unternehmen macht – von der ersten Wahrnehmung bis hin zur finalen Rückmeldung oder Einstellung.
Eine positive Candidate Experience entsteht unter anderem durch Transparenz, Wertschätzung und schnelle Rückmeldungen in der Bewerberkommunikation. Sie beeinflusst nicht nur die Entscheidung der Bewerberinnen und Bewerber, sondern auch den Ruf des Unternehmens auf dem Arbeitsmarkt – unabhängig davon, ob es zur Einstellung kommt oder nicht. Wir sagen Ihnen, worauf es bei einer gelungenen Bewerberkommunikation ankommt.
Wann sollte eine Antwort auf eine Bewerbung erfolgen?
Timing ist in der Bewerberkommunikation nicht alles, macht aber schon viel aus. So gut wie alle Personalentscheiderinnen und Personalentscheider haben laut einer Forsa-Umfrage schon die Erfahrung gemacht, dass Talente früh im Bewerbungsprozess abspringen. Gründe dafür gibt es viele, unter anderem verzögerte Rückmeldungen.
Klar, jeder Bewerbungsprozess ist individuell. Dementsprechend gibt es auch keinen festen Zeitplan für die Bewerberkommunikation. Aber wir möchten Ihnen gerne einen Überblick geben, welche Reaktionszeiten im Schnitt üblich und empfehlenswert sind – und das für jeden Schritt:
#1 Die Eingangsbestätigung
Wenn Talente ihre Bewerbung abgeschickt haben, möchten sie wissen, ob diese erfolgreich angekommen ist. Eine fixe Eingangsbestätigung seitens des potenziellen neuen Arbeitgebers gehört heutzutage zum Standard. Sie sollte spätestens 1 bis 2 Tage nach Bewerbungseingang erfolgen – idealerweise aber automatisiert und sofort. Das signalisiert Wertschätzung und zeigt, dass die Unterlagen sicher angekommen sind.
#2 Der Zwischenbescheid
Manchmal nimmt der Auswahlprozess einfach etwas mehr Zeit in Anspruch. Wenn Sie das zeitnah und transparent kommunizieren, haben die Bewerberinnen und Bewerber in aller Regel Verständnis dafür und sind dankbar, dass Sie im Loop gehalten werden. Unser Tipp: Informieren Sie sie spätestens 7 bis 14 Tage nach Bewerbungseingang über Verzögerungen im Auswahlprozess.
#3 Die Einladung zum Bewerbungsgespräch
Sie finden eine Bewerbung besonders ansprechend und möchten das Talent zum Bewerbungsgespräch einladen? Vielleicht sogar mehrere? Nach dem Bewerbungseingang sollten Sie möglichst innerhalb von 2 Wochen zum Job-Interview einladen, um das Interesse der Kandidatinnen und Kandidaten aufrechtzuerhalten.
#4 Die Absage
Im Bewerbungsprozess ist nicht immer alles rosarot. Manchmal passt es eben einfach nicht und Sie müssen Talenten absagen. Das ist kein angenehmer Schritt – für beide Seiten. Aber: Noch unangenehmer wäre es, gar nicht abzusagen. Offenheit gehört zum guten Ton. Spätestens 3 bis 4 Wochen nach Bewerbungseingang sollte eine Absage rausgehen.
#5 Die Zusage
Die Bewerbung war überzeugend und das Vorstellungsgespräch ebenso? Top! Dann überbringen Sie dem auserwählten Talent die frohe Botschaft. Nach einem Job-Interview sollte die Entscheidung innerhalb von 7 bis 10 Tagen mitgeteilt werden – zu lange Wartezeiten wirken unprofessionell und können Sie Top-Talente kosten.
Antwort auf eine Bewerbung schreiben: Wie Bewerberkommunikation sein sollte
Kommen wir vom Timing zu den Inhalten. Eine gelungene Bewerberkommunikation hat drei verschiedene Elemente:
#1 Persönliche Ansprache
Die persönliche Ansprache in der Bewerberkommunikation bedeutet, Talente von Anfang an individuell und wertschätzend zu behandeln – nicht als „eine von vielen Bewerbungen“. Diese Art der Ansprache stärkt die Candidate Experience und zeigt, dass das Unternehmen sich wirklich für die Person interessiert. Hier sind zentrale Elemente:
- Direkte Namensnennung: Statt „Sehr geehrte/r oder liebe/r Bewerber/in“ besser „Sehr geehrte Frau Schneider“, „Hallo Herr Meier“ oder „Lieber Matthias“.
- Individuelle Inhalte statt Standardtexte: Beziehen Sie sich je nachdem, an welchem Schritt Sie sich im Bewerbungsprozess befinden, auf konkrete Aspekte aus dem Lebenslauf, dem Anschreiben oder dem Gespräch. Zum Beispiel: „Ihre Projekterfahrung im Bereich Data Science hat uns besonders beeindruckt.“
- Persönlicher Stil je nach Kontext: Wählen Sie je nach Zielgruppe und Unternehmenskultur die passende Tonalität – vom klassischen „Sehr geehrte/r“ bis hin zu einem lockeren „Hallo Tim“.
- Individuelle Antworten auf Rückfragen: Nutzen Sie keine vorgefertigten Textbausteine, wenn Talente sich aktiv melden – persönliche Reaktionen zeigen echtes Interesse und müssen nicht lang sein.
#2 Transparenz
Transparenz in der Bewerberkommunikation bedeutet, Talenten jederzeit klar, ehrlich und nachvollziehbar mitzuteilen, wo sie im Prozess stehen, was als Nächstes passiert und wie lange es voraussichtlich dauert. Das schafft Vertrauen und verbessert die Candidate Experience spürbar.
- Frühzeitig über den Prozess informieren: Bereits in der Stellenausschreibung oder Eingangsbestätigung kurz erklären – z. B. „Der Auswahlprozess umfasst zwei Gesprächsrunden und dauert ca. drei Wochen.“
- Einheitliche Kommunikation über alle Kanäle: Ob E-Mail, Telefon oder Karriereportal – Aussagen sollten konsistent und nicht widersprüchlich sein.
- Kontaktmöglichkeit anbieten: Bewerberinnen und Bewerber sollten wissen, an wen sie sich bei Rückfragen wenden können.
#3 Wertschätzende Sprache
Eine durchweg wertschätzende Sprache in der Bewerberkommunikation ist entscheidend, um eine positive Beziehung zu den Talenten aufzubauen und ihnen das Gefühl zu geben, respektiert und ernst genommen zu werden. Hier sind wichtige Prinzipien und Beispiele für wertschätzende Kommunikation in verschiedenen Phasen des Bewerbungsprozesses:
- Respektvolle Formulierungen: Schreiben Sie besonders freundlich und offen. Das zeigt, dass Sie die Zeit und Mühe des Bewerbers wertschätzen. Vermeiden Sie auch bei Absagen negative oder distanzierte Formulierungen. Statt: „Leider haben Sie nicht das gewünschte Profil für diese Position“, könnten Sie schreiben: „Wir haben sehr viele Bewerbungen erhalten und mussten eine schwierige Entscheidung treffen.“ Oder: „Leider passt Ihr Profil für diese Position nicht ganz, aber wir schätzen Ihr Interesse, Ihre investierte Zeit und Ihre wirklich äußerst ansprechend gestaltete Bewerbung sehr.“
- Positives Feedback geben: Wertschätzendes Feedback ist immer möglich. Es ist wichtig, dass der Bewerber das Gefühl hat, dass er trotz einer Absage einen wertvollen Beitrag geleistet hat. Beispiel: „Wir möchten Ihnen für Ihre Bewerbung und das sehr angenehme Gespräch danken. Ihre Qualifikationen, Erfahrungen und Kenntnisse – besonders im Bereich Steuer- und Wirtschaftsrecht – sind beeindruckend, aber wir haben uns für einen anderen Kandidaten entschieden, der noch einen Tick besser zu den aktuellen Anforderungen passt. Gerne würden wir Sie aber in unseren Talentpool aufnehmen.“
Muster für das Bewerbungsverfahren
Sie wünschen sich etwas Inspiration beim Formulieren von Eingangsbestätigung und Co.? Sehr gerne, hier kommt sie!
Muster für eine Eingangsbestätigung
Betreff: Danke für Ihre Bewerbung bei [Unternehmensname]!
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname],
vielen Dank für Ihre Bewerbung auf die Position als [Stellenbezeichnung] bei [Unternehmensname]. Wir freuen uns sehr über Ihr Interesse an unserem Unternehmen und darüber, dass Sie Ihre Erfahrungen und Fähigkeiten mit uns teilen möchten.
Ihre Unterlagen haben wir erhalten und werden diese nun sorgfältig prüfen. Wir legen großen Wert auf eine gewissenhafte Auswahl und bitten daher um ein wenig Geduld – in der Regel melden wir uns innerhalb von [Zeitraum] bei Ihnen mit weiteren Informationen zum weiteren Ablauf.
Wenn Sie zwischenzeitlich Fragen haben oder ergänzende Unterlagen senden möchten, melden Sie sich gerne bei uns unter [E-Mail-Adresse oder Telefonnummer].
Nochmals vielen Dank für Ihre Bewerbung und das damit verbundene Vertrauen.
Wir freuen uns darauf, mehr über Sie zu erfahren.
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Position]
Muster für einen Zwischenbescheid
Betreff: Zwischenstand zu Ihrer Bewerbung bei [Unternehmensname]
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname],
vielen Dank noch einmal für Ihre Bewerbung auf die Position als [Stellenbezeichnung] und Ihr Interesse an [Unternehmensname].
Wir möchten Sie heute kurz über den aktuellen Stand informieren: Der Auswahlprozess nimmt derzeit etwas mehr Zeit in Anspruch als ursprünglich geplant, da wir alle Bewerbungen mit großer Sorgfalt prüfen. Für uns ist es wichtig, eine fundierte Entscheidung zu treffen – das gilt selbstverständlich auch für Ihre Unterlagen.
Wir bitten Sie daher noch um etwas Geduld. Spätestens bis zum [Datum/Kalenderwoche] erhalten Sie eine Rückmeldung von uns.
Bei Rückfragen oder wenn Sie uns zwischendurch etwas mitteilen möchten, stehen wir Ihnen gerne unter [E-Mail-Adresse oder Telefonnummer] zur Verfügung.
Vielen Dank für Ihr Verständnis – und nochmals für Ihr Vertrauen in unser Unternehmen.
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Position]
Muster für eine Einladung zum Bewerbungsgespräch
Betreff: Einladung zum Vorstellungsgespräch bei [Unternehmensname]
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname],
vielen Dank für Ihre Bewerbung auf die Position als [Stellenbezeichnung] und das damit verbundene Interesse an [Unternehmensname].
Nach der Sichtung Ihrer Unterlagen möchten wir Sie gerne in einem persönlichen Gespräch näher kennenlernen. Wir freuen uns, wenn Sie Zeit für ein Vorstellungsgespräch haben – entweder vor Ort in [Ort] oder digital via [Tool].
Vorgeschlagener Termin:
[Datum, Uhrzeit, Ort oder Link zur Videokonferenz]
Das Gespräch wird ca. [Dauer] dauern. Sie sprechen mit [Name, Position], ggf. gemeinsam mit [weitere Gesprächspartner*innen].
Sollte der vorgeschlagene Termin für Sie nicht passen, schlagen Sie uns gerne eine Alternative vor – wir sind zeitlich flexibel und finden sicher eine passende Lösung.
Wenn Sie noch Fragen zum Gespräch, zur Stelle oder zum Ablauf haben, melden Sie sich jederzeit gerne bei uns.
Wir freuen uns darauf, Sie persönlich kennenzulernen!
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Position]
Muster für eine Absage auf eine Bewerbung
Betreff: Ihre Bewerbung bei [Unternehmensname]
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname],
herzlichen Dank für Ihre Bewerbung als [Stellenbezeichnung] und Ihr Interesse an [Unternehmensname].
Wir haben Ihre Unterlagen mit großem Interesse gelesen – besonders Ihr Engagement im Bereich [z. B. „Projektmanagement in agilen Teams“ oder „nachhaltiger Produktentwicklung“] hat bei uns einen sehr positiven Eindruck hinterlassen.
Leider haben wir uns im Auswahlprozess für ein anderes Profil entschieden, das noch etwas genauer auf die aktuellen Anforderungen passt. Diese Entscheidung ist uns wirklich nicht leicht gefallen.
Wir danken Ihnen herzlich für Ihre Zeit und Ihr Vertrauen. Sollten künftig neue Positionen entstehen, die besser zu Ihrem Profil passen, kommen wir gerne wieder auf Sie zu – oder freuen uns über eine erneute Bewerbung.
Für Ihren weiteren Weg wünschen wir Ihnen alles Gute und viel Erfolg!
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Position]
Muster für eine Zusage auf eine Bewerbung
Betreff: Willkommen bei [Unternehmensname]!
E-Mail-Text:
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname],
wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können: Wir möchten Ihnen die Position als [Stellenbezeichnung] anbieten!
Ihre fachlichen Stärken und Ihre überzeugende Art im Gespräch haben uns begeistert – besonders [z. B. „Ihre Erfahrungen im Bereich XY“ oder „Ihr lösungsorientierter Blick auf komplexe Themen“] passen sehr gut zu uns und zur ausgeschriebenen Rolle.
Im Anhang finden Sie Ihren Arbeitsvertrag und die wichtigsten Informationen zum Einstieg.
Ihr Starttermin wäre der [Datum] – wir freuen uns sehr auf die Zusammenarbeit!
Bei Rückfragen melden Sie sich gern jederzeit bei uns.
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Position]
Wie ein Bewerbermanagementsystem bei der Bewerberkommunikation helfen kann
Sie fragen sich, wie Sie das alles managen sollen? Unser Tipp: Ein Bewerbermanagementsystem (BMS) kann die Bewerberkommunikation erheblich vereinfachen, verbessern und effizienter gestalten – sowohl für Unternehmen als auch für die Bewerberinnen und Bewerber. Hier sind die wichtigsten Vorteile im Überblick:
- Automatisierte Eingangsbestätigungen: Das System verschickt sofort nach Bewerbungseingang eine Bestätigung – zuverlässig, schnell und professionell.
- Standardisierte Vorlagen für Rückmeldungen: Ob Zwischenbescheid, Gesprächseinladung oder Absage – mit hinterlegten Textbausteinen können Antworten konsistent und rechtssicher versendet werden.
- Zeitgesteuerte Kommunikation: Erinnerungen und Fristen lassen sich automatisieren, damit die Talente nicht „vergessen“ werden und immer rechtzeitig Feedback erhalten.
- Transparente Kommunikation im Team: Alle Beteiligten (z. B. auch die Fachabteilungen) können den aktuellen Stand sehen und nahtlos zusammenarbeiten – das vermeidet doppelte Kommunikation oder Verzögerungen.
- Personalisierte Ansprache trotz Automatisierung: Moderne Systeme ermöglichen individuelle Anpassungen in Serienmails, sodass Talente nicht das Gefühl haben, eine Standardantwort zu erhalten.
- Statusverfolgung für Talente: Viele Systeme bieten Bewerberinnen und Bewerbern ein eigenes Dashboard oder E-Mail-Updates über den Fortschritt ihrer Bewerbung.
Sie überlegen, in ein Bewerbermanagementsystem zu investieren? Viele Unternehmen stehen vor der Frage: Lohnt sich ein BMS bei unserem Personalbedarf und/oder unserem Recruiting-Budget? Es kann bis zu 300 Euro im Monat kosten. Oder gar nichts! Denn es gibt mittlerweile funktionsstarke, kostenlose Alternativen. Wir beraten Sie gerne!
