Welche Ziele verfolgen Mitarbeiterbefragungen?
Der Erfolg eines Unternehmens hängt zu großen Teilen von der Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter ab. Diese fördert eine gute Unternehmenskultur sowie ein positives Arbeitsklima. Herrschen allerdings dauerhafte Probleme im Unternehmen, so wirkt sich dies negativ auf die Arbeit der Angestellten und damit auch auf die Arbeitsleistung aus.
Durch gezielte Mitarbeiterbefragungen erhalten Arbeitgeber nicht nur einen Eindruck über die Zufriedenheit der Arbeitnehmer ihres Unternehmens. Bei einer regelmäßigen Durchführung der Befragungen kann zudem herausgefunden werden, wo Handlungsbedarf besteht, um vorhandene Probleme zu beheben.
Neben der Ermittlung von Missständen im Unternehmen und möglichen Optimierungspotenzialen für die Personal- und Organisationsentwicklung hilft das Feedback der Mitarbeiter auch dabei, ihre Loyalität gegenüber dem Unternehmen zu stärken. Denn durch das Einholen ihrer Meinung entsteht das Gefühl, dass ihre Meinung wichtig ist und sie aktiv zur Gestaltung der Firmenpolitik beitragen können. So kann neben betrieblichen Verbesserungen auch gleichzeitig die Motivation der Mitarbeiter gesteigert werden.
Zusätzlich dazu dienen die Befragungen auch einem besseren Kommunikationsfluss. Die interne Kommunikation zwischen Unternehmensführung und Arbeitnehmern wird durch sie gestärkt. Auch der Krankenstand und die damit verbundene Fluktuation kann durch solch eine Einbindung der Belegschaft in Veränderungsprozesse verringert werden.
Zu welchen Themenbereichen finden Mitarbeiterbefragungen statt?
Mitarbeiterbefragungen, oft auch als Betriebsklimaanalyse, betriebliche Meinungsumfrage oder auch Mitarbeiterzufriedenheits-Analyse bezeichnet, beziehen sich meistens auf fünf verschiedene, den Synonymen entsprechende, Themen:
Klimabefragung
Die Mitarbeiterbefragung in diesem Bereich zielt darauf ab, Handlungsbedarfe für eine Verbesserung des Betriebsklimas, der Zufriedenheit der Mitarbeiter und der internen Kommunikation zu ermitteln.
Meinungsumfrage
Hierbei dreht es sich um ein allgemeines Feedback der Belegschaft über ihre persönliche Meinung und Einstellung zu einem Thema. Je nachdem, welches Ziel damit verfolgt wird, kann entweder die gesamte Belegschaft oder auch nur ein relevanter Teil von ihnen befragt werden.
Systemische Befragung
Bei einer systemischen Mitarbeiterbefragung handelt es sich um eine regelmäßige Analyse innerhalb bestehender Systeme, wie z. B. eine Analyse des Führungssystems. Die Ergebnisse hieraus sind wichtig für die strategische Steuerung des gesamten Unternehmens.
Benchmarking-Umfrage
Die Benchmarking-Umfrage zielt nicht auf die Erstellung eines Meinungsbildes der Belegschaft ab. Stattdessen werden hier bestimmte Größen bzw. Key Performance Indicators in regelmäßigen Abständen verglichen. Dies sind entweder interne Größen und dienen dem Vergleich mit anderen Geschäftsabteilungen, oder aber externe Messwerte, die für einen Vergleich mit Konkurrenzunternehmen herangezogen werden.
Aufbau- und Einbindungsmanagementprogramm
Die Befragung der Mitarbeiter kann als Teil eines Interventionsprozesses zudem dazu dienen, die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu steigern. In diesem Fall ist sie also als Teil des Verbesserungsprogrammes anzusehen.
Worauf muss bei den Befragungen geachtet werden?
Vor der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung sollte zunächst genau festgelegt werden, welche Ziele man durch sie erreichen will. Nur so ist es möglich, brauchbare Ergebnisse zu erzielen und später zu kontrollieren, ob die daraus entstandenen Verbesserungsmaßnahmen erfolgreich waren. Dazu werden im Vorfeld meist Hypothesen darüber aufgestellt, wo die Probleme liegen könnten. Diese sollen dann durch das Ausfüllen des Fragebogens von den Mitarbeitern bestätigt oder verneint werden.
Ein Beispiel für ein konkretes Ziel bezüglich der Verbesserung des Betriebsklimas wäre beispielsweise dieses: Innerhalb eines Jahres soll die Mitarbeiterzufriedenheit im Rahmen einer Umfrage um durchschnittlich zwei Punkte verbessert werden und somit ein Ergebnis von acht aus zehn Punkten erzielen.
Um festzustellen, ob die Maßnahmen erfolgreich waren und zu einer Verbesserung geführt haben, werden Vergleichswerte, beispielsweise aus früheren Befragungen, benötigt. Allerdings können nicht alle Ziele so genau definiert werden wie bei diesem Beispiel die Mitarbeiterzufriedenheit. So lassen sich beispielsweise Schwachstellen in der internen Kommunikation nicht so einfach in Zahlen ausdrücken. Aus diesem Grund sollten beim Erstellen des Fragebogens auch offene Fragen miteinbezogen werden, die nicht mit einem Wert auf einer Skala, sondern nur frei beantwortet werden können. Außerdem ist es auch möglich, dass Mitarbeiter Themen ansprechen, die man im eigenen Fragebogen gar nicht vorgesehen hatte, aber dennoch aufschlussreich sein können.
Damit authentische Ergebnisse aus einer Umfrage gewonnen werden, sollte darauf geachtet werden, dass die Anonymität der Mitarbeiter gewahrt wird. Ist dies nicht der Fall, so könnte es sein, dass die Angestellten sich nicht trauen, ehrliche Antworten zu geben, in der Angst, dass dies Nachteile für sie mit sich bringt.
Zudem müssen einer solchen Befragung auch Taten folgen, da sie sonst wertlos ist. Ebenfalls darf es nicht sein, dass unerwünschte Umfrage-Ergebnisse unter den Tisch gekehrt werden, weil sie nicht zufriedenstellend sind. Denn nur wenn Arbeitgeber sich mit diesen auseinandersetzen und die Ursachen dafür analysieren, kann es zu einer Verbesserung kommen.
Phasen einer Mitarbeiterbefragung
Die Befragung von Mitarbeitern ist als ein Regelkreis einzelner Phasen zu verstehen. Planung, Durchführung, Auswertung und Folgemaßnahmen bauen dabei stetig aufeinander auf.
1. Planung
Eine gute Planung bietet die Grundlage für eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung. Im Zuge dessen müssen die Befragungsziele festgelegt und ein Projektteam zusammengestellt werden. Außerdem muss überlegt werden, wie man die Befragung im Unternehmen am besten positioniert und wie man die Belegschaft und den Betriebsrat über die Durchführung informiert. Ein erster Zeitplan und Meilensteine müssen erstellt und definiert werden.
Die Erstellung des Fragebogens findet meist in gemeinsamen Workshops statt, in denen über die relevanten Themengebiete und Fragen diskutiert wird, um durch die Befragung auch Ergebnisse zu bekommen, die für das Unternehmen von Bedeutung sind.
2. Durchführung
Während der Durchführung einer Befragung kann es immer wieder vorkommen, dass Anpassungen vorgenommen werden müssen. Dies ist z. B. der Fall, wenn zu wenige Mitarbeiter einer Organisationseinheit gemeldet wurden.
Daher ist auch die Kontrolle der Beteiligungsquote wichtig. So können bei zu wenigen Teilnehmern frühzeitig Maßnahmen ergriffen werden.
3. Auswertung
Nachdem alle Befragungen abgeschlossen wurden, beginnt die Erfassung der Antworten und die Datenaufbereitung. Für die Berichterstattung wird abgestimmt, welche Anzahl an früheren Berichten, Gruppenvergleichen und Benchmarks mit integriert werden.
Die Aussagekraft der gewonnenen Ergebnisse wird maßgeblich durch die Qualität des Fragebogens und die Anzahl der abgegebenen Antworten bestimmt. Durch die Auswertung werden Optimierungspotenziale sichtbar.
4. Folgemaßnahmen
Aus den gewonnenen Ergebnissen können Maßnahmen abgeleitet werden, die für Verbesserungen der Missstände im Unternehmen sorgen sollen. Diese müssen gut geplant und umgesetzt werden, damit eine nachhaltig spürbare positive Entwicklung erreicht werden kann. Alle Mitarbeiter sollten über die Erkenntnisse aus der Befragung aufgeklärt und über die Folgemaßnahmen informiert werden.
Zur Kontrolle der Wirksamkeit und zur effizienten Steuerung der neueingeführten Maßnahmen sollte ein Maßnahmen-Monitoring eingeführt werden. Zudem kann eine Folgebefragung, ca. zwei Jahre nach der ersten Umfrage, dabei helfen, die erzielten Veränderungen zu verdeutlichen.
Kategorie: Personalentwicklung
