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    Digitalisierung im Personalwesen: Mehr Tempo, bitte!

    HR ist vielerorts noch nicht digital genug – das ist bekannt. Entsprechend düster dürfte es um die Handlungsfähigkeit vieler Personalmanager bestellt gewesen sein, als es vor einigen Wochen plötzlich hieß: „Ab sofort Home-Office!“ In der unmittelbaren Folge stand mancher unternehmenskritischer Prozess erstmal still. Glücklicherweise sieht es aber mittlerweile so aus, als ob Unternehmen den Warnschuss verstanden haben: Viele Verantwortliche im Personalwesen wollen nun in puncto Digitalisierung stärker auf die Tube drücken.

    HR hinkt Digitalisierungsmöglichkeiten hinterher

    Die Studie „Digitalisierungstrends in deutschen KMU“ von Capterra aus dem Jahr 2019 ist einer von vielen Reports, die aufhorchen ließen. Eines seiner Ergebnisse: Zum Erhebungszeitpunkt verfügten nur knapp 13 Prozent der befragten Unternehmen über dedizierte HR-Software wie Personal- und Bewerbermanagementsysteme. Das heißt im Umkehrschluss: 87 Prozent griffen auf Behelfsprogramme wie Outlook und Co. zurück, um ihre HR-Prozesse digital abzubilden.

    (Quelle: Capterra)

    Wie kritisch dieser geringe HR-spezifische Digitalisierungsgrad ist, dürfte spätestens ins Bewusstsein gedrungen sein, als wegen Corona in zahlreichen Büros die Lichter ausgingen. Personalmanager fanden sich infolge der Pandemie unvermittelt in den eigenen vier Wänden wieder. Alles, was früher vornehmlich über Meetings, in Excel oder auf Papier erledigt wurde, sollte von jetzt auf gleich aus dem Home-Office heraus gemanagt werden: virtuell, versteht sich.

    Jobinterview per Videokonferenz

    Wie sollten jetzt zum Beispiel Jobinterviews geführt werden? Zwar erfolgte die Umstellung auf gängige Videoconferencing-Tools relativ rasch. Aber die Nachteile dieser Lösungen, die allesamt nicht speziell für das Personalwesen entwickelt wurden, offenbarten sich ebenso schnell: Zoom, Skype oder WebEx Als verzichten auf HR-spezifische Features wie zeitversetzte Videos, Videopitches und die Möglichkeit, Interviews datenschutzkonform aufzunehmen, im Recruiting-Team zu teilen und nach Ablauf des Bewerbungsprozesses einheitlich wieder zu löschen.

    Auch in anderen Bereichen des Bewerbermanagements knarzte es in der virtuellen HR-Welt: zum Beispiel bei der finalen Auswahl von Bewerbern nach dem Jobinterview. Wie sollten Recruiting-Teams vorgehen, wenn das klassische Meeting keine Option ist: Abstimmung per Videokonferenz? Möglich, aber ungelenk, wenn die beteiligten Personen nicht an das Medium gewöhnt sind! Entweder reden alle auf einmal – oder alle schweigen.

    Abstimmung im Team

    Die Abstimmung über den Mailverteiler erwies sich ebenfalls als praxisuntauglich. Denn einerseits quollen die Maileingänge im gesamten Recruiting-Team binnen weniger Tage über. Andererseits schwand ebenso rasch der Überblick, wer welchen Bewerber gut fand – und welchen nicht. Und dann war da noch die Sache mit dem Datenschutz: Wie schnell entstanden bei einer Abstimmung per Mail unzählige Kopien von Bewerberdaten, die von Rechtswegen nach Ablauf des Bewerbungsprozesses wieder einheitlich gelöscht werden mussten?

    In Unternehmen ohne Bewerbermanagementsystem blieb deshalb nur eine Option: Bewerberinformationen auf dem Unternehmensserver ablegen und Einzelabstimmungen per Telefon durchführen. Auch hier dürfte mancher HR‘ler in den vergangenen Wochen ins Schwitzen geraten sein. Immerhin müssen alle Ordner mit personenbezogenen Daten aus Datenschutzgründen mit individuellen Zugriffsrechten versehen werden. Eine Sisyphusarbeit für alle Kolleginnen und Kollegen, die es mit der DSGVO ernst nehmen!

    Der Ruf nach einem Bewerbermanagementsystem dürfte Geschäftsführern in der Corona-Pandemie deshalb des Öfteren zu Ohren gekommen sein. Der große Vorteil dieser Tools: Alle Recruiting-Prozesse lassen sich mit ihnen deutlich einfacher dezentral steuern. Ein Beispiel hierfür ist die Abstimmung über verschiedene Kandidaten nach dem Vorstellungsgespräch: Die Mitglieder eines Recruiting-Teams vergeben einfach für jeden Bewerber in einer Bewertungsübersicht Punkte; das Ergebnis entscheidet darüber, wem die Stelle letztlich angeboten wird.

    Automatismen erleichtern die Arbeit

    Und auch schon vor der Bewerbervorauswahl können Recruiter in den Genuss von Arbeitserleichterungen kommen: Moderne Bewerbermanagementsysteme gleichen automatisch ab, wie gut der CV eines Talents zu einer vakanten Stelle passt – und bieten damit Vorselektion auf Knopfdruck. Alle Informationen zum Bewerber werden zudem übersichtlich und in einer eigenen Bewerberakte gespeichert.

    Mitglieder des Recruiting-Teams erhalten dabei nur Zugriff auf die Informationen, die sie gemäß ihrer Rolle einsehen dürfen. Die entsprechenden Vorgaben lassen sich im Nutzerprofil festlegen: Dafür müssen nur ein paar Häkchen gesetzt werden. Last but not least: Nach Ablauf des Bewerbungsprozesses können alle Daten einheitlich und datenschutzkonform wieder gelöscht werden.

    Werfen Unternehmen im Recruiting den Digitalisierungsmotor an?

    Die gute Nachricht: Das gegenwärtige Realexperiment „Corona“ hat Arbeitgebern die Augen geöffnet, dass insbesondere im Recruiting das Potenzial digitaler Lösungen stärker ausgeschöpft werden muss; in diesem Punkt sind sich zwei Drittel der Unternehmen einig. Das ist jedenfalls das Ergebnis der Blitzumfrage „Recruiting in Zeiten von Corona“ des Instituts für Competitive Recruiting.

    Auf Platz Nummer zwei des HR-Digitalisierungs-Wunschzettels: Tools für ein digitales Onboarding. Wen wundert’s? Auch in diesem Bereich mussten HR-Manager ihre Prozesse in den letzten Wochen behelfsmäßig über Videokonferenzen, Outlook, Telefongespräche oder Chats steuern. Eine Heidenarbeit, die wiederum erheblich effizienter mit einer passgenauen Softwarelösung wie „Appical“ vonstattengehen könnte.

    Digitales Onboarding – einfacher geht’s nicht

    Talente können in solchen Onboarding-Tools zum Beispiel Informationen über ihren Arbeitgeber abrufen und sich mit ihm auf virtuellem Weg vertraut machen:

    • Informationen über die Kultur
    • Leitlinien und Leitfäden
    • Geschichte des Unternehmens
    • Produktinformationen
    • Informationen über das eigene Team inklusive kurzem Steckbrief, Kontaktdaten und Namen der Ansprechpartner

    Außerdem bieten Onboarding-Tools eine Übersicht mit Terminen für Video- und Telefonmeetings. Integriert sind auch die Daten zu virtuellen Schulungen, die sich komplett mit allen Einwahl- und Zugangsdaten in den Kalender importieren lassen. Und dank automatischer Erinnerungsfunktionen gerät nichts in Vergessenheit.

    Der Effekt: Neue Mitarbeiter werden nahtlos durch den Onboarding-Prozess geführt und fühlen sich zu keinem Zeitpunkt alleingelassen. Das macht gerade in Zeiten von Social Distancing, in denen das Onboarding großenteils virtuell ablaufen muss, viel aus. Denn der Arbeitgeber vermittelt mit einem gut durchdachten Onboarding gelebte Wertschätzung.

    Unser Fazit: Digitalisierung jetzt!

    Zweifellos war und ist die Corona-Erfahrung herausfordernd. Im Personalwesen hat die Krise HR-Experten aber auch ein Stück weit in die Karten gespielt. So mancher Unternehmenslenker weiß nun, wie wichtig ein hoher Digitalisierungsgrad gerade im Personalwesen ist: Denn ohne gute Mitarbeiter keine guten Unternehmensprozesse. Also kommt jetzt manches in Bewegung. Und das ist auch nötig: Denn das Digitalzeitalter wartet nicht!

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