Vakante Stelle – Bedeutung und Relevanz
Bevor wir uns den finanziellen Auswirkungen widmen, lohnt sich ein kurzer Blick auf die Frage: Was bedeutet eine vakante Stelle überhaupt für ein Unternehmen? Eine „vakante Stelle“ ist eine Position im Unternehmen, die über längere Zeit nicht besetzt ist. Sei es durch Kündigung, krankheitsbedingte Abwesenheit, Elternzeit oder andere Gründe.
Häufig wird versucht, die Aufgaben durch bestehende Mitarbeitende zu kompensieren. Doch das ist meist nur eine kurzfristige Lösung. Um langfristig einen negativen Impact zu vermeiden, ist die Nachbesetzung das Mittel der Wahl. Sei es durch interne Umstrukturierungen oder eben externes Recruiting. Je effizienter und besser der Recruitingprozess funktioniert, desto geringer fällt die Cost of Vacancy und damit die unternehmerische Minderperformance aus.
Cost of Vacancy: Warum es wichtig ist, die Kosten von unbesetzten Stellen zu kennen
Die „Cost of Vacancy“ (CoV) ist der finanzielle Schaden, der entsteht, wenn eine Stelle nicht oder nicht rechtzeitig nachbesetzt wird. Dabei handelt es sich nicht um einen rein hypothetischen Wert. Jede nicht besetzte Position kostet bares Geld. Viele Unternehmen unterschätzen diesen Aspekt. Statt die Nachbesetzung strategisch zu planen, wird nach dem Prinzip gehandelt: „Es wird sich schon irgendwie regeln.“
Doch genau hier liegt das Problem: Wer die Kosten nicht kennt, legt auch nicht genug Aufmerksamkeit auf das Thema, um gezielt gegenzusteuern. Oftmals wird dann noch das klassische Argument ins Feld geführt: „Wir haben für die Ausschreibung kein Budget.“ Dabei sind die Kosten pro unbesetzter Stelle oft um ein Vielfaches höher und ließen sich mit einer gezielten Recruiting-Kampagne effektiv senken. Einfach, weil die Position schneller besetzt würde.
Auswirkungen von vakanten Stellen auf ein Unternehmen
Eine vakante Stelle hat weitreichende Konsequenzen – nicht nur auf finanzieller, sondern auch auf struktureller Ebene. Hier einige zentrale Auswirkungen:
#1 Gestresste Mitarbeiter
Wenn Aufgaben nicht mehr durch die ursprünglich eingeplante Person übernommen werden können, werden sie häufig auf das bestehende Team umverteilt. Die Folge: Überlastung, Stress und Unzufriedenheit. Die Motivation sinkt, das Risiko von Burnout und Fehlzeiten steigt.
#2 Schlechtere Arbeitsleistung
Wird Arbeit aufgeteilt, leidet die Effizienz. Mitarbeitende müssen sich in Themen einarbeiten, für die sie weder ausgebildet noch verantwortlich sind. Dadurch nimmt die Qualität der Arbeit ab, Fehler häufen sich, und Frustration entsteht auf allen Seiten.
#3 Mindere Qualität
Ohne die Fachkompetenz der ursprünglich vorgesehenen Person leidet die Qualität der Ergebnisse. Projekte verzögern sich, Innovationen werden blockiert, Produkte sind weniger gut und das Unternehmensimage kann Schaden nehmen – intern wie extern.
#4 Weniger Umsatz
Der vielleicht drastischste Punkt: Eine vakante Stelle kann direkte Auswirkungen auf den Umsatz haben, insbesondere im Vertrieb, Kundenservice oder in der Produktion: Fehlen qualifizierte Fachkräfte, entgehen Aufträge, werden Kundenanfragen langsamer beantwortet oder wichtige Innovationen nicht weiterentwickelt.
Cost of Vacancy: Wie lassen sich Vakanzkosten berechnen?
Zur Berechnung der CoV wird in der Regel folgende Formel verwendet:
Cost of Vacancy = (Jahresgehalt der Position × Wertschöpfungsfaktor) ÷ 250 × Anzahl der vakanten Tage
Die Formel geht davon aus, dass ein Jahr etwa 250 Arbeitstage hat. Der Wertschöpfungsfaktor bildet dabei ab, wie stark sich die Position auf den Unternehmenserfolg auswirkt durch Umsatz, Produktivität oder Innovationsleistung usw. Ein Vertriebsmitarbeiter dürfte auf den Unternehmenserfolg zahlenmäßig einen größeren Einfluss haben als etwa ein Mitarbeiter am Empfang.
Die Formel ist natürlich kein exaktes Mittel, um die CoV auf den Euro genau für jede denkbare Vakanz zu berechnen. Dafür spielen zu viele andere individuelle unternehmerische Faktoren ebenfalls mit hinein, die die CoV im Zweifel noch weiter in die Höhe treiben.
Mit der Formel lässt sich allerdings die Sinnhaftigkeit von gutem Recruiting und den Kosten dafür deutlich machen. Und mal ehrlich: Wer mit belastbaren Zahlen in die nächste Budgetrunde geht, darf mit einem besseren Ergebnis rechnen.
Wie Sie die Cost of Vancancy realistisch kalkulieren
Damit Sie die CoV realistisch kalkulieren können, sollten folgende Kostenfaktoren berücksichtigt werden:
#1 Gehaltskosten der Stelle
Zwar sparen Unternehmen bei unbesetzten Stellen kurzfristig das Gehalt, langfristig können diese Einsparungen jedoch teuer werden. In der CoV-Rechnung wird das Bruttojahresgehalt als Grundlage genommen, da es die wirtschaftliche Bedeutung der Position widerspiegelt.
Beispiel:
Ein Unternehmen hat eine vakante Stelle im IT-Projektmanagement mit einem Bruttojahresgehalt von 80.000 €. Bei einem Wertschöpfungsfaktor von 2,5 beträgt der wirtschaftliche Schaden pro Tag rund 800 €. Bleibt die Stelle 60 Tage unbesetzt, summieren sich die Vakanzkosten allein auf 48.000 €. Bei 120 Tagen sind wir schon bei fast 100.000 €.
#2 Umsatzverluste durch fehlende Produktivität
Insbesondere in vertriebsnahen, produktiven oder innovationsgetriebenen Bereichen führt eine vakante Stelle schnell zu direkten Umsatzeinbußen. Fehlen Fachkräfte, können Projekte nicht abgeschlossen, Kunden nicht betreut oder Produkte nicht verkauft werden.
Beispiel:
Eine Vertrieblerin, die pro Monat durchschnittlich 150.000 € Umsatz generiert, verlässt das Unternehmen. Bis zur Neubesetzung vergehen drei Monate – das bedeutet einen potenziellen Umsatzausfall von 450.000 €. Zwar kann ein Teil eventuell kompensiert werden, aber in der Realität gehen oft große Teile dieses Potenzials verloren.
#3 Kosten für Fehler oder Qualitätsmängel
Wenn Aufgaben notdürftig verteilt werden, leidet häufig die Qualität. Mitarbeitende arbeiten außerhalb ihres Kompetenzbereichs, Projekte verzögern sich, oder es schleichen sich Fehler ein. Diese Qualitätsverluste verursachen Kosten durch Nacharbeit, Kundenunzufriedenheit oder Imageschäden.
Beispiel:
Ein Qualitätsmanager in der Produktion verlässt das Unternehmen. Die Kontrolle wird intern aufgeteilt, was zu Verzögerungen und Fehlern führt. Ein Produktionsfehler wird zu spät entdeckt – es entsteht ein Schaden von 25.000 € durch Rückrufe und Produktionsstillstand.
#4 Zusatzkosten für Interimslösungen
Um den Betrieb aufrechtzuerhalten, greifen viele Unternehmen auf temporäre Lösungen zurück – etwa Freelancer, Zeitarbeit oder Berater. Diese sind jedoch oft deutlich teurer als festangestellte Mitarbeitende und treiben die Vakanzkosten zusätzlich in die Höhe.
Beispiel:
Für eine nichtbesetzte Controller-Stelle wird ein freiberuflicher Interimsmanager engagiert, der 700 € Tagessatz verlangt. Über drei Monate entstehen Zusatzkosten von rund 45.000 €, die in der CoV-Berechnung unbedingt berücksichtigt werden sollten.
#5 Mögliche Image- oder Reputationsschäden
Langfristig unbesetzte Stellen signalisieren Instabilität, intern wie extern. Kunden, Partner und Bewerber nehmen wahr, dass Schlüsselpositionen vakant sind. Das kann sich negativ auf die Wahrnehmung der Arbeitgebermarke oder auf das Vertrauen in die Leistungsfähigkeit des Unternehmens auswirken.
Beispiel:
Ein mittelständisches Softwareunternehmen kann monatelang keine Leitung für den Kundenservice gewinnen. Kunden beschweren sich über lange Reaktionszeiten, Bewertungen auf Onlineportalen fallen negativ aus, und neue Bewerber zögern aufgrund des schlechten Rufs. Die Folge: Die Time-to-Hire verlängert sich weiter, erschwert die Nachbesetzung zusätzlich, und die CoV steigt weiter. Ein Teufelskreis.
Durch die detaillierte Betrachtung dieser fünf Kostenkategorien wird deutlich: Die Cost of Vacancy gehen weit über das nicht gezahlte Gehalt hinaus. Wer sie sauber kalkuliert, kann fundierte Entscheidungen im Recruiting treffen und erkennt frühzeitig, wo schnelles Handeln gefragt ist.
Wie Sie die Cost of Vacancy reduzieren können
Die gute Nachricht: Sie können aktiv etwas gegen hohe Vakanzkosten tun. Hier sind die wichtigsten Hebel, die sich vor allem auf die Time to Hire, also die Besetzungszeit der Stelle, positiv auswirken.
#1 Optimierung des Recruiting-Prozesses
Ein langsamer oder ineffizienter Recruiting-Prozess ist einer der Hauptgründe für lange Vakanzzeiten. Setzen Sie auf:
- Automatisierte Prozesse
- Zielgruppenkampagnen
- Talentpools
- Schnelle Rückmeldungen
- Transparente Kommunikation mit Kandidaten
Je schneller Sie geeignete Bewerber identifizieren und einstellen, desto geringer Ihre Cost of Vacancy.
#2 Gutes Employer Branding
Wer als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen wird, hat es leichter, qualifizierte Talente zu gewinnen. Investieren Sie in:
- Karriereseiten
- Authentische Einblicke auf Social Media
- Mitarbeiter-Testimonials
- Bewertungsportale (z. B. Kununu)
Ein starkes Employer Branding verkürzt Ihre Time-to-Hire und reduziert damit die Vakanzkosten.
#3 Langfristige Mitarbeiterbindung
Nicht jede vakante Stelle muss zwangsläufig neu besetzt werden. Idealerweise verhindern Sie, dass sie überhaupt entsteht. Bauen Sie deshalb gezielt Mitarbeiterbindung auf – durch:
- Weiterbildungsmöglichkeiten
- Karriereperspektiven
- Wertschätzung und Feedback
- Flexible Arbeitsmodelle
#4 Quereinsteiger in Betracht ziehen
Nicht jede Position muss mit der „perfekten“ Fachkraft besetzt werden. Quereinsteiger bringen oft neue Perspektiven, Lernbereitschaft und Motivation mit. Sehen Sie Potenzial statt nur Profile. Das kann Ihre Recruitingzeit deutlich verkürzen.
#5 Internationales Recruiting
Gerade in Branchen mit Fachkräftemangel lohnt sich der Blick über den Tellerrand. Internationales Recruiting eröffnet neue Talentpools und ermöglicht es, Stellen schneller und qualifizierter zu besetzen.
Die Cost of Vacancy gezielt zu senken, ist ein echter Wettbewerbsvorteil!
Die CoV ist mehr als nur eine abstrakte Zahl, sie ist ein echter Business-Faktor. Wer sie kennt, kann strategisch gegensteuern, Wettbewerbsvorteile sichern und Mitarbeiter wie Kunden langfristig zufriedenstellen. Ob durch effizientere Prozesse, gezielte Kommunikation oder strategisches Employer Branding: Jedes Unternehmen kann seine Vakanzkosten senken.
Entscheidend ist, das Thema ernst zu nehmen und mit Zahlen zu untermauern. Sie möchten wissen, wie hoch Ihre Cost of Vacancy ist – und wie Sie sie reduzieren können? Unsere Experten bei Raven51 beraten Sie gern!
